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银行存款余额调节表资金管理提升策略

银行存款余额调节表资金管理提升策略摘要:摘要:银行存款余额调节表是财务部门加强银行存款管理的重要工具,要充分认识银行存款余额调节表对规范会计记录、防控资金风险、提升企业管理的积极意义。本文针对银行存款余额调节表的编制及其使用进行了分析,并就银…

摘要:银行存款余额调节表是财务部门加强银行存款管理的重要工具,要充分认识银行存款余额调节表对规范会计记录、防控资金风险、提升企业管理的积极意义。本文针对银行存款余额调节表的编制及其使用进行了分析,并就银行存款余额调节表对企业资金管理提升提出了相关的建议。

关键词:银行存款余额调节表;编制分析;资金管理

银行存款余额调节表(以下简称“调节表”)是财务部门加强银行存款管理的重要工具,现将与银行存款余额调节表管理有关的问题总结如下:

一、为什么要编制银行存款余额调节表

从财务管理的实务来看,编制调节表的目的有两个:一是通过对比银行流水与企业银行存款日记账,来发现两者记录的差异,找到未达账项。二是通过对比银行流水与企业银行存款日记账的差异,检查资金管理人员是否存在挪用资金等非预期的异常事项,防控资金舞弊行为。

二、应该由谁编制银行存款余额调节表

鉴于编制调节表的目的之一是预防资金管理人员的舞弊行为,所以参与资金收支管理的人员不宜编制调节表。首先出纳人员不得编制调节表;其次如果单位采用网络银行来支付资金,参与资金支付的录入人员、一级复核和二级复核人员一般不宜编制调节表。究竟由谁来编制调节表,要视单位财务人员的编制来定。有的单位财务人员数量充足,分工较细,可以由财务部门内部负责独立稽核的岗位来编制;没有独立稽核岗位的,也可以由负责总账报表业务的岗位来编制。如果单位财务人员较少,无法做到明细分工,则可以由不主要从事资金业务的会计岗位来编制。

三、什么时候编制银行存款余额调节表

调节表一定要按月编制,并且最好是在编制月度财务报表之前完成。因为不管是要调整未达账项,还是要发现资金异常,都有很强的时效性,因此调节表如果做迟了或者不按财务会计的结账节奏编制,就失去了管理上的意义。具体来说,如果单位的银行存款业务非常频繁,在月底一次编制会耗费大量时间的话,可以采用按周或旬分段进行银行流水与企业银行存款日记账的比对、在月底综合完成编制调节表的编制工作;如果单位的银行存款业务不是特别频繁,则可在月度银行存款业务完结之后一次性编制。但不管采用哪种具体方式,最好在月度报表编制之前完成调节表的编制。

四、银行存款余额调节表的编审格式

实务中调节表有许多具体的模式,但无论何种模式的调节表,都分为三个主要模块:一是调节表的表头部分,二是调节表的主体部分即数据的调节过程,二是调节表的签字部分即编审人员签字过程。调节表的表头部分要标明公司名称、银行名称、银行账号、所属年份月度(银行流水所属月度)、编制日期(具体的编制日期,一般在月末或次月初)等事项。如果公司在多个银行开设多家账号,则要分银行分账号逐一编制调节表,不存在按银行汇总编制的问题。调节表的主体部分主要说明银行流水的期末余额、企业银行存款日记账的期末余额,银行流水与银行存款日记账余额的差异以及差异形成的原因:银行已收企业未收,银行已付企业未付,企业已收银行未收,企业已付银行未付。需要说明的是,在企业已收银行未收、企业已付银行未付这两项的后面不但要标明金额,也要同时标明企业记账日期和记账凭证编号,以方便核对。另外,在未达账项的任何一个类别中,都不得汇总编制。比如在“银行已收企业未收”这一类别中,共有十笔业务,需要将这十笔业务序时逐一填列在银行已收企业未收这一类下,不得将这十笔业务汇总成一笔填列在该项下。调节表的签字部分要视公司的具体管理程序而定,但至少包含三个主体:一是编制人;二是审核人,审核人由编制人以外的人员担任;三是批准人,批准人一般由财务部负责人担任,有的公司的调节表的批准人有两级,即财务部负责人和总会计师需要同时签字。

五、银行存款余额调节表的分析使用

调节表的分析使用是调节表管理最重要的环节之一,也是编制调节表的意义所在。有些公司的调节表编制与财务报表编制和资金风险管控没有联系起来,调节表编制完成后就束之高阁,这种为编制调节表而编制调节表的行为在管理上没有任何意义。调节表的分析主要包括长期未达账项分析和异常未达账项分析。

(一)长期未达账项分析。企业正常的未达账项主要是在月初月末由于银行与企业的记账时间差形成的,因此上月形成的未达账项一般在本月就会消失。企业出现了超过一个月的“企业已收银行未收”或“企业已付银行未付”的未达账项,除可能是企业开出的支票,持票人未及时向银行兑现外;也可能是企业为了躲避上级单位月末资金余额的考核而做“假账”;如果企业出现了超过一个月的“银行已收企业未收”或“银行已付企业未付”,则说明企业业务单据传递不及时,财务部门没能及时记账或记账不完整,也有可能存在资金在财务账外周转的问题。

(二)异常未达账项分析。企业银行存款余额调节表出现异常现象往往表明企业的资金管理还不完全规范。例如,如果调节表中同时出现了“银行已付企业未付”和“银行已收企业未收”的未达账项且金额完全相等,或是一笔“银行已付企业未付”的金额和几笔“银行已收企业未收”的金额之和相等,或是几笔“银行已付企业未付”的金额之和和“银行已收企业未收”的金额相等,则很可能是资金管理人员在通过“月初借月尾巴还”的方式在挪用资金。财务部门应当安排经验丰富的人员进行调节表的分析,并在编制月度财务报表前使用调节表的分析成果。通过对调节表的分析,如果发现业务部门单据传递滞后导致会计记账不及时,要及时督促业务部门及时传递单据;如果发现财务部门记账不完整,会计要及时记录遗漏的业务;如果发现企业已经开出的支票未及时兑现,要及时通知采购部门;如果发现资金账外周转和挪用资金等舞弊行为,要按公司规定程序进行及时处置。

六、银行存款余额调节表的其他工作

为了更好的编制调节表,公司在记录银行存款日记账时应当按银行流水逐笔登记,尽量不要将多个银行单据编制汇总凭证。比如,企业从银行收到十张手续费的单据,每张5元,那么会计最好编制10个银行存款的会计分录,每个分录的金额是5元,而不要编制一笔50元的银行存款会计分录。银行存款调节表要按正规的会计档案进行管理,分银行分账户序时装订成册。银行存款余额调节表虽然是会计管理的基本工具,但如果设置规范、使用得当,小工具就能发现大问题,因此要充分认识银行存款余额调节表对规范会计记录、防控资金风险、提升企业管理的积极意义,高度重视银行存款余额调节表的管理。

作者:刘俊玲 单位:河北衡丰发电有限责任公司

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