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合同管理流程及风险控制研究

合同管理流程及风险控制研究摘要: 摘要:合同的管理需要有内外部的结合,其中内部控制要争取使流程得以优化,风险得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。这需要建立在合同管理流程及其主要风险分析与控制研究的基础之上。本文将从合同准备、签署、…

摘要:合同的管理需要有内外部的结合,其中内部控制要争取使流程得以优化,风险得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。这需要建立在合同管理流程及其主要风险分析与控制研究的基础之上。本文将从合同准备、签署、履行和履行后管理这四个步骤为出发点,以合同执行的过程以及导致风险的影响因素为线索,提出针对性的控制措施。

关键词:合同管理;风险分析;控制方法

合同的制定与执行是每一个企业的重要事务之一。这项工作的主要目标是争取使流程得以优化,风险得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。这需要对合同管理的具体流程以及合同管理当中存在的风险进行细致分析。对于合同管理中存在的风险,一般可以从两个角度进行分析:一是合同管理流程,二是导致合同风险的影响因素。

1合同管理的具体流程

合同管理一般需要经过以下四个阶段:第一是准备阶段,先对合同进行策划、调查,然后初步确定合同的对象以及拟订合同的文本,最后进行审核;第二是合同签署阶段,首先要双方按正式流程进行合同的签署,然后把合同分别移送到各个有关部门备案;第三是合同履行阶段,合同的履行有很多形式,常见的有:履行合同、变更合同、转让合同、终止合同、处理纠纷等;第四是合同管理阶段,主要是针对合同进行归档保管,以及对合同的执行情况做出评价等。

2按流程分析的合同管理风险及其控制方法

合同管理的四个阶段都存在一定的风险性,履行阶段的风险尤为突出,在其他阶段当中合同准备阶段的风险次之,并且导致风险的因素有很多种。所以,针对合同管理方面的风险分析,可以从其执行的流程入手,也可以从导致合同风险的影响因素的方面挖掘。因为合同管理的每个阶段和环节都存在着风险。所以,根据流程的风险分析就可以分成以下各个阶段的风险分析:

2.1准备阶段的风险

这一阶段的风险主要是由于合同准备过程中的不得当行为导致的,包括合同策划风险、调查风险、准合同对象的风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。

(1)合同策划风险的具体内涵是:在进行合同策划时,由于合同的内容超出或落后于企业的战略发展目标以及业务实现目标所导致的风险。这种风险主要有两个影响因素:一是合同设定的目标同企业所制定的各项目标不匹配;二是有意逃避合同管理的有关规定,比如擅自大而化小,把较大金额或较高级别的大合同重新拆分组合成小金额低等级合同。针对此阶段风险控制的主要方法有两种:第一种是加大对以上两个目标的一致性的审核;第二种严格规定合同的不可拆分原则,把合同的制定和执行责任到人。

(2)合同调查风险的具体内容是:在对合同进行调查时,对被调查对象的评价有失客观公正的原则。这种风险一般表现为高估调查对象的履约能力和商业信誉。规避这类风险主要在于大力提高相关调查员的专业水平以及责任心,以事实为依据,理性客观的对被调查者做出判断。除此之外,还可以针对合同使用的双方建立商业信用档案制度等。

(3)准合同对象风险的具体内容是:准合同对象不能明确确定的风险。准合同风险包括以下两点:一是未能将有效履约的双方明确为准合同对象;二是错误的把具有履约能力的对象排除在外。有效规避这种风险可以通过加强防范措施,即集体决策的的制度。

(4)合同谈判风险的具体内容是:谈判过程中由于疏忽或考虑不周所导致损害自身利益的风险。此类风险一般体现为:对合同涉及到的产品具体信息的忽视,比如产品或服务的标的、质量或技术标准等,甚至是违背当地政策的内容,这些至关重要的细节有可能给企业带来巨大的损失。有效避免这类风险的措施提高谈判团队的素质,如谈判队伍的人员结构要多元化和专业化;在谈判过程中,要认真聆听对方陈述,及时总结谈判条款,充分研究谈判策略,将团队的智慧发挥到最大化。

(5)合同文本风险的具体内容是:在对合同的内容和条款进行设定时出现的不得当的风险。此类风险一般体现为:合同内容和条款可的制定有失逻辑或欠缺完整性,这样就极有可能产生误解;此外,还有一种表现是,不了解企业当地的有关政策法规,制定出违背规定的条款。消减此类风险的最好方法就是加强合同的审核。

(6)合同审核风险的具体内容是:在对合同进行审核时,由于审核人员的疏忽未发现合同的不当条款的风险。此类风险一般表现为:审核者由于专业素质低或工作态度不端正,没有发现合同中有损自身利益的条款;发现合同本身存在的问题,但是没有提出合适的修改意见。

2.2签署阶段的风险

(1)合同签署风险一般表现为三种,分别是:一超出规定的权限进行合同签订;二由于合同印章管理失误,错盖合同印章;合同签署后,因保管不当,条款被篡改。降低这类风险的主要措施是:职责统一,部门清晰,严禁越权;严格印章管理,盖章程序化、专门化;签署过程现场化,当面化;合同内容防伪化,比如公章做出特殊标记,或者条款制定内部特殊化,防止被任意篡改。

(2)合同移送到有关部门过程中存在以下风险:错误地将合同送到无关部门;管理合同的有关部门未能及时妥善处理合同;保密工作不周全,导致合同泄密。降低这类风险的方法有:严格按照合同签收制度运行,并且要把无关的合同尽快退回;指合同保管专人化,并为其提供相应的设施。

2.3履行阶段的风险

合同履行阶段的风险主要包括合同履行过程中的风险、合同变更或转让风险、合同终止风险等。

(1)合同履行过程中存在的风险一般有以下几种:一是违约风险,即没有按合同中规定的条款履行相应的义务。降低此类违约风险的常用方法首先要做好前期的调查工作,包括合同对象的履约能力以及商业信誉,尽量和这两方面评价高的企业签约;在合同文本中必须明确违约需承担的责任;签订合同时,要让合同对象为能够履行合同提供担保措施;签订合同后,还要对合同对象进行履行监督,如果发现合同对象有违约的迹象,那么就应当采取相应措施把损失降到最低。

(2)合同变更或转让过程中的风险一般要表现为:未能及时有效的对需要变更的条款作出更改;未能按照严格的变更程序随意更改,导致变更内容无效;合同双方尚未达成一致意见,导致合同转让行为无效;降低这类风险的主要措施是:合同的各种“动态”及时向相关负责人报告;合同双方达成一致意见后方可对合同变更或转让的内容和条款作出决定;合同管理程序严格化。

(3)合同终止风险一般表现为:在合同条件不充分时,终止合同;合同终止时没有办理必要的终止手续。降低这种风险的主要措施是:将合同终止时需要的相关文件按照严格的程序进行逐一办理;到专门化的机构对合同严格复核终止手续。

2.4履行后管理阶段的风险

合同履行后的管理阶段也存在一些风险,即在履行合同后或终止合同后的管理过程中存在的风险,包括合同归档保管的风险、执行情况评价的风险等。

(1)合同归档保管的风险一般有以下两个方面:一是丢失合同或者内容泄密;二是合同被滥用。降低这类风险的主要措施是建立责任追寻制度;制定严格的合同借阅的审批制度;对已签订的合同做不定期的检查工作,并提高检查的频率。

(2)合同执行情况评价风险的具体内容是:忽视合同运行的评价;未能对合同的内容做针对性以及全方位的评价。降低这类风险的主要措施是:及时向合同对象进行合同执行的回馈反映,建立起一套完整的合同执行评价操作说明;实施责任追究制度等。

3风险影响因素及其控制方法

导致合同风险的主要因素有三种,分别是:外部因素、对方因素、自身因素。

3.1外部因素

外部因素包括的内容十分广泛,有当前政治经济情况,社会发展走向,自热环境反映,科学技术态势等等。合同双方在签订合同时,不但要考虑到有关企业发展、运行、合作等切身利益条款,还要关注来自企业之外的各种影响因素,尤其是是国家的大政方针以及法律法规方面的影响。由于这些企业外部的影响因素所导致的后果,合同签订双方都没有办法控制,只能根据掌握的规律做出合理预测,并采取相应的预防规避措施。当然,这些外部的影响因素虽然不可控,也不能精确预测,但是,在企业条件允许的情况下,可以采取分担风险的措施,常见的方法有购买保险。

3.2对方因素

因合同对方的原因导致合同风险的因素主要包括合同对方的蓄意欺诈或违约、财务状况不佳、生产能力与技术水平等。如对方一开始就根本没有履行合同的意愿,签订合同的目的就是为了欺诈他人;或者在合同履行过程中借故小题大作,蓄意不履行合同义务;或者陷入财务困境,无力履行合同义务;或者因生产能力或技术水平等方面的原因,无力履行合同规定的数量或质量标准等。控制这类风险,可采取“事前防范、事中控制、事后补救”的方法。事前防范就是在签约前全面调查对方的签约动机、履约能力和商业信誉等,并做出恰当的风险评估;只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同;只签订与对方履约能力相符合的合同;要求对方提供履行合同的担保等。事中控制就是密切监控合同履行过程,一旦发现对方有违约的可能,或者已有违约行为,立即采取相应的对策,防止风险扩大和发展。事后补救就是在对方违约后,根据合同约定追究其违约责任,甚至采取合同仲裁或诉讼方式等。

3.3自身因素

企业自身因素导致合同风险的影响因素包括:决策水平、管理能力、人员素质、技术水平等等。合同决策的过程中,存在合同的策划尚未系统化,在确定准合同对象时没有严格按照符合本企业要求条件进行查找匹配,合同中出现的关键内容含糊不清;管理水平的影响原因主要有公司的战略目标以及经营目标不能恰当的设定,甚至与合同管理相关的职责相脱离,合同的管理过程有重大缺陷;人员素质所导致的风险因素包括有关负责人和工作人员专业素质不合格、工作的态度不端正、未能严格执行合同制度、故意规避合同中存在的问题、与其他企业人员共同欺诈本企业等;因财务状况所导致的风险一般是由于企业财务状况出现问题而而失去还债的能力,导致违约;生产能力和技术水平因素主要是指企业目前生产能力或技术水平不能满足履行合同义务的要求等。控制此类风险的主要策略是风险降低,即建立合同内部控制并严格执行。

4合同风险的主要应对策略

针对合同中存在的诸多风险,企业可以采取风险规避、风险降低、风险分担等方式,从而降低风险对企业造成的损失。

4.1风险规避

风险规避是指企业没有能力承受风险所带来的冲击,通常情况下,这类企业会选择放弃或者终止合同中的部分条款,从而来最大程度的降低损失。根据规避风险的的程度以及采取的方式,可将他们分为完全拒绝承担、逐步试探承担两种策略。

(1)完全拒绝承担合同风险的含义是在针对合同风险进行评估后,企业直接拒绝承担某类或某个合同风险。在签订合同之前,企业都应该对合同对象企业做全面的合同风险评估,如果该企业认为合同对象企业存在长期经营管理不善、财务状况十分混乱、企业的产品或服务质量低下、商业信誉严重受损等现象,那么本次合同签订的风险就很高,应取消与这家企业签订合同。

(2)逐步试探承担合同风险的意思是在针对合同风险进行评估后,合同对象的整体状况虽然不是十分完善,但是不会为该次合作带来损失,只是导致盈利减少,那么最好采用分步实施的方法,有效规避部分风险。如果在对合同对象企业进行完合同风险评估后发现,和他们合作可能会带来较大的风险,但是,本公司所需的产品只有合同对象公司能够提供,那么也可以采取这种风险规避的策略。具体的方法是:以小变大,金额逐步增多,边合作边观察,然后在决定是否进行更大金额的合同签订。

4.2风险降低

风险降低是指在权衡企业的成本效益后,制定出一套完整的风险防御系统措施,这套系统要保证能够将合同风险控制在有限的承受范围之内。风险降低针对于企业内部而言需要做好精细的内部控制,以此来更好的抵抗风险。

4.3风险分担

风险分散,简言之就是“大而化小,小而化无”的一个过程,具体做法是将较大金额的投资分散于几家能够提供相同产品或服务的公司,和不同的企业签订合同,把风险分散在不同的地方,以此来有效的规避由于合同对象企业由于某种情况经营不善带来的合同风险损失。

参考文献

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作者:程卫民 单位:中国石油大庆炼化公司矿区服务事业部

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作者: 论文库

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