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小微企业会计信息化建设研究

小微企业会计信息化建设研究摘要: 摘要:文章通过总结梳理云会计国内外发展情况,内涵及其在企业中应用的优点,揭示我国小微企业会计信息化的未来发展趋势;从经济、技术和政策三个层面,阐述了云会计未来应用的必要性;针对当前云会计在推广普及中存…

摘要:文章通过总结梳理云会计国内外发展情况,内涵及其在企业中应用的优点,揭示我国小微企业会计信息化的未来发展趋势;从经济、技术和政策三个层面,阐述了云会计未来应用的必要性;针对当前云会计在推广普及中存在的突出问题,分别从数据安全、转变观念、复合培养、搭建会计云工厂等角度提出下小微企业会计信息化建设对策建议,以信息化促进会计成本的降低和效率的提升,助推企业增强市场竞争力。

关键词:云会计;小微企业;会计信息化

当下,移动互联网、人工智能、物联网、大数据、云计算和区块链等技术的应用大力催动了各行业各领域的信息化建设。国家“十三五规划”、工信部《关于进一步推进中小企业信息化的指导意见》等政策,明确指出:在中小企业信息化过程要在完善服务、降低成本、提质增效做文章,发挥好信息化的助推器、放大器的作用,大幅提升企业的全面管理水平,带动企业转型升级。调研发现,云会计作为一种新型核算模式,在降低企业成本、提高企业管理效率等方面具有重要作用,但是云会计在我国小微企业中的使用率、普及率一直处于较低水平,难以助推企业信息化建设,阻滞了企业管理水平的全面提升。

一、概述

云计算技术应用于会计领域,形成了云会计。目前有公有云、私有云、混合云三种常见应用模式。

(一)云会计在国内外发展概述

二十世纪末,国外学者开始分析云计算在云计算应用中的应用可能性。目前,云会计在日本、美国、加拿大及澳大利亚等发达国家已经取得了进展并开始应用。李迎春(2016)研究指出,截至2015年底,日本已有超过10家云会计服务机构。300人以下的中小企业中有4.8%的企业使用了云会计服务,预计到2020年,日本中小企业云会计服务的使用率将达到10%。在美国,2008的云会计提供商不到10家,现已超过30家,且服务提供商的市场规模也在不断扩大。近年来,国内云会计服务发展势头强劲,吴胜、苏琴(2017)采用文献回顾(20篇参考文献)和实例分析(国内有代表性的15家云会计服务供应商)对云会计服务供需进行研究,指出供需双方关于云会计服务特征已经达成了一些共识,在这些共识的基础上,用户应该加强对云会计服务的了解,认识到云会计服务是小微企业会计发展的必然趋势。应积极掌握和应用云计算会计服务知识,为云计算新时代的到来做好准备。

(二)云会计的内涵

云会计作为一个新名词,程平(2012)对云会计的概念进行了初步的描述:云会计是指在互联网上建立虚拟的会计信息系统,并提供在线会计,对企业的会计管理和会计决策服务,是运用云计算技术与会计信息基础设施和服务理念的构建。他的表述注重云会计是基于云计算技术的会计信息系统,对云会计外部扩展的如与国家相关系统对接方面没有提及。基于此,笔者认为:云会计是指用户通过互联网租借基于云计算的云会计服务平台,通过电脑、手机和平板等终端录入经济业务的纸质或电子凭证,云计算软件通过对“资金流”的识别、判断、计算、处理,自动完成制单、记帐、算账、结账、管帐、报账、凭证装订等会计日常工作,并通过相关接口与国家相关系统对接实现自动计税、自动缴税、自动缴费、远程审计等的一种虚拟会计信息系统。

(三)云会计应用优势

云会计相对于传统单机版、局域网版、网络财务版财务系统,具有以下几个较为明显的优势。

1.成本相对较低

云会计服务商通过提供软件租赁及硬件服务,云会计可以直接通过各类互联网终端接入云会计服务中心,不再需要传统的服务器、网络数据中心、交换中心和机房等各类软硬件投入,也可以大幅减少基本运维费用,只需根据自身需求弹性选择按时或按数量进行购买付费即可。省去了各类硬件的折旧、更新等问题,也省去了在后期运维上的人力财力投入,大幅减少了企业的资金压力,实现成本大幅压缩的目标。

2.拓展空间较大

云会计本质是基于云计算的会计信息化,云计算的特点在云会计上同样具备。空间、时间的灵活性是云计算的一大特点。企业不再需要宠大的存储空间,需要12推荐RECOMMEND多少空间企业都可以随时随地向云服务提出申请,云会计就能及时响应企业需求,动态、弹性调整企业数据容量、负载均衡等,从而满足了企业规模不断增长的需求,加大了灵活性。因此,企业不再受制于自建机房,也不需要各种大型服务器、存储器和交换机,拓展空间大。

3.数据安全性较高

从平台建设维护、虚拟化资源管理、数据库、用户响应、数据加密储、交换、传输,云会计服务商都配备有专业的技术团队负责日常管理与维护,相较于企业运用自身团队管理而言更专业、更及时也更安全。

4.实现移动办公

考虑系统的安全性和兼容性,传统的会计信息化采用局域网形式进行部署,与外部信息交换处于物理隔绝的状态。即使部分企业将会计信息系统与互联网相连接,一般也只能通过VPN远程访问手段,实现异地办公,但仍然受限于网络带宽处理效率低、信息与外部交互体验差、建设维护成本高、传输不稳定等问题。云会计一定程度上较好的解决了这一难题,用户可以随时随地的访问该会计信息系统,再也不需要受到地理空间的限制,大大提升用户体验和工作效率,增加了财务系统使用的灵活性。

5.增加了协同性

为提升企业信息化水平,国家正在实施会计信息化工程。目的就是发挥云会计的优势,弥补传统财务软件封闭式的缺点,实现财务信息外部关系传输。通过将财务系统部署云端,只需通过身份授权及权限分配,税务、银行、会计师事务所、工商及政府机构等部门的系统连接,实现网上报税、银行对账、网上审计、线上交易等业务,实现了企业与相关部门的网上协同。

二、小微企业应用云会计的必要性分析

调研发现,针对企业版用户,许多公司无法信任云中的经济数据的存储。对于云会计的态度非常谨慎,他们专注于看到其他公司获得好的回报,他们不愿意采取主动。甚至更有公司财务人员担心智能财务抢了他们的饭碗而持抵触情绪;针对代账公司版用户,普遍存在担心客户资源的流失,考虑到数据的安全性问题,这是云计算未来发展需要解决的问题。我们需要进一步提高云计算的可信度,逐步消除用户对云会计的担忧,从而提高企业的会计信息化水平。尽管如此,信息化背景下推行普及应用型云会计具有经济、技术和政策三个层面意义,是企业未来的必然要求和客观选择。

(一)经济方面

云会计是降低小微企业会计信息建设成本,享受高质高效服务的必然选择。资金短缺,融资困难、成本高、市场竞争压力大、生命周期短等特点在当前的小微企业都有着较为集中的表现。企业会计信息化建设需要一定量的初始投资,而且需要长期持续投入大量的资金,这对企业相对短缺的资金量捉襟见肘,现实矛盾下,有许多的企业被迫放弃会计信息化建设。相较于企业自建会信息化体系,云会计较好地解决了当前中小企业面临的资金短缺与信息化发展需求之间的矛盾,大大降低了企业在会计信息化门槛的同时,享受到新型云会计带来的便捷、高效、低成本的服务。

(二)技术方面

云计算的快速发展和大力推广,使得云会计在小微企业中越来越受人青睐。此外,越来越多的软件开发企业投身于以会计核算为核心的各类信息系统产品开发,大都具备了通用性强、操作简单,而且能够根据用户的个性化需要,对产品功能进行不同整合,极大的小微企业的差异化需求,在客户使用体验中得到了较高的好评。更关键的是,云会计不仅能节省企业软硬件部署的费用,而且能够为企业提供从前期部署到使用培训,从日常护到故障排查,从数据加密到安全传输等等一站式服务。

(三)政策方面

云会计出诞生起,就一直受到会计行业、信息领域和政府部门的关注。2010年,云计被列为国家重点发展的战略性新兴产业,工信部与国家发改委还联合下发《关于做好云计算服务创新发展试点示范工作的通知》,2012年云计算被列入国家“十二五”发展的重点工程之一,2015年国务院提出的“促进云计算的创新发展和信息产业的意见”新业态的发展,2016年底,“第六届中国云计算标准和应用大会”了一系列云计算标准化成果。政策的推动使得云会计进入全面发展阶段,随着越来越多的企业采用云会计、运用云会计,经济和社会效益正在逐步凸显。

三、小微企业云会计运行机制

云会计核心还是会计软件,只是其硬件系统、软件系统及管理平台在云端。通过互联网付费享用云会计软件服务商提供的云服务来进行会计核算,完成会计处理。要实现这个过程,笔者认为,云会计的运行机制主要由用户端和云端服务平台两方面共同协作来完成。

(一)用户端

用户端,是云会计的主体。由会计核算人员、会计管理人员、会计信息使用者等组成。①会计核算人员指云会计经济业务的操作者,可以包括财务机器人、记账会计、助理会计、出纳人员、报税员等。记账会计只需将将经济业务录入云会计系统,云会计系统自动生成记账凭证,生成总账、明细账、日记账、余额表等各种账表等。报税员可以在云会计系统中随时由系统根据业务自动生成的报税数据进行税务申报。②会计管理人员由不具体操作云会计系统的人员组织,负责云会计系统的设置和控制,主要是对云会计账套的设置,会计核算人员的增加、删除、挂起及权限的分配,会计数据的维护和安全等。③会计信息使用者主要有会计核算人员、会计管理人员和企业经营管理者。此外还可邀请管理者来直接查看报表。可以通过设置生成管理者账号和密码,管理者登录之后,可以看到资产负债表、利润表等,方便管理者通过台式电脑、平板电脑和智能手机,不论何时何地可以看报表,让管理者亦直接参与云会计之中,享受云会计所带来的便捷之处。

(二)云端服务平台

云会计的实现是以云端服务平台运行来支持。企业用户在用户端上,通过云会计统一门户登录入口进入系统,利用便捷和强大的互联联络系统,与云端云会计平台连接。在云端云会计平台中,通过软件应用层与用户指令接口,管理平台层对用户指令与数据计算、储存进行公共管理,利用基础设施上的超级数据存储和数据处理中心,在超级服务器集群上进行数据云计算,对运算数据反馈给用户及储存,由此完成用户云会计运行。

(三)云会计基本处理流程

就云会计用户端而言,云会计基本处理流程大致相似,以长沙智能制造研究总院捷柯诗信息科技云会计服务2.0版软件系统为例,基本处理流程如下:(1)注册。在云会计平台上注册,有些终身免费,有些则可试用一两个月,多数则需交费。租用费用交费方式可按月、按年交费。所需功能可根据用户自身需要按模块租用交费。(2)登录门户。在云会计统一门户登录入口,输入注册用户名、密码信息,登录云会计系统。可让企业同时拥有一套OA系统、HR—人事管理系统、工资管理系统、进销存管理系统、集中管理、考核及精算系统等。规范财务制度和程序,有效控制漏账、错账、会计舞弊、挪用公款等违规财务行为;提供规范化、集中化、精细化管理。(3)综合维护。包括初始参数设置(账套管理),机构设置、系统权限设置、岗位设置、员工设置、账户设置等。(4)财务管理系统。包括财务工作和财务管理。只要企业录入流水,云会计自动完成会计日常工作。软件自动记账后,用户在后台审核报税可显著减少企业会计基础工作,减少会计人员,减低人力成本,提升记账报税质量。自动监控往来账款、应收应付款,避免人工会计的遗漏。以上可知,云会计的运行机制,就是用户在用户端通过互联网络,租用云端服务平台,利用该平台的网络存储基础设施、服务器集群、数据资源管理、公共资源管理平台及会计应用软件等而进行会计核算、会计管理和会计决策,从而实现云会计处理和自动计税等工作。

四、加快推进会计信息化建设对策

当下,70%的小微企业采用记账或聘请兼职会计模式,会计信息化水平低,难以提升财务管理水平和管理效率。为了更好地推进云计算模式下的中小企业会计信息化建设,必须要改善云产业的环境,营造良好的氛围。

(一)加强监管,保障数据安全

数据安全是企业会计信息化过程中企业首要考虑的问题之一。云会计的异地不可见性,容易使企业对数据安全的可控性产生质疑,时刻担心数据被盗取、泄露。数据安全性是一个世界的难题,因为数据安全性是一个相对概念,应该看到的是绝大部分云服务商所提供的数据安全性保障远比企业自身系统来得更有保障。尽管如此,云服务商数据泄露的主要方式有两个,一是外部入侵,二是内部泄露。对于外部入侵,需要的是做好技术升级,优化安全策略,对于内部泄露,就是要加强内部监管,建立起一整套可控的数据安全管控手段和手段,从源头上堵住数据外泄的漏洞。此外,还要在政府和第三方机构层面,对云会计服务商的进行资质审查和全过程监督,发现问题及时处理。

(二)转变观念,强化重视

认识不足,普及不多是现状也是问题。推动云会计在企业中的应用,要从转变观念做起。首先要转变企业管理人员的观念。通过各种渠道、模式宣传云会计对企业信息化建设的重要性,推广去会计的优点,使他们从心里认同云会计的发展趋势以及在提升企业管理效率、增强市场竞争力上的促进作用。其次要转变会计从业人员之间的观念。云会计的普及应用无疑会对传统型会计人员产生冲击,但要看到这是企业信息化的必然步骤和必然选择,会计从事人员必须要顺势而行,通过提升自身全方位素质,转型升级才能取得进取发展。最后,要转变企业信息技术部门人员的观念。使他们了解掌握云会计的基本原理,学习最新技术,为变革扫清障碍。此外,政府会计行业和信息化主管部门、会计行业协会、会计事务所等要积极利用各种场合,宣传云会计、普及云会计,并主动作为云会计的使用者。

(三)紧盯需求,复合培养

大数据的背景下,企业累积的内部数据资源以及从攫取的外部数据资源呈现指数型增长态势。海量数据资源为企业财务决策提供了丰富的信息源的同时,也为数据清洗、处理、传输、计算、分析等各方面带来麻烦。作为一个会计人员,选择什么样的数据收集路径,选择什么样的财务决策因素,以及如何从大数据中提取有用的信息,是提高数据可用性的重要前提。但这就对于企业人力资源提出了要求,需要具有数据分析能力和会计知识扎实的复合型人才,使得其胜任越来越复杂的预测分析工作,明确其自身职责,不仅局限于单一的预算编制等基础性操作任务的完成,要树立管理意识,运用信息化手段,分析、处理企业数据,将会计信息化的作用发挥出来。调研发现,发达国家有90%以上的财务人员从事管理会计工作,70%以上的时间用于决策。而我国2000多万的财务人员中超过85%担任核算会计职位,他们的大部分时间用于重复记录与核算,不可否认,企业会计信息化建设进程中,云会计应用将有效减少会计人员重复机械劳动,将让会计人员腾出更多时间做管理工作,因此企业培养具备大数据处理和会计操作专业性综合人才迫在眉睫。

(四)搭建云工厂,助力信息化

精细化管理已成为当今社会发展的主流趋势。在过去标准化的基础上,市场的各个部门都在努力跟上时代的潮流。对于大企业来说,雇佣专业的财务和税务团队的成本不值得一提,但对小微企业而言,无疑是一笔巨大的开支。因此建议云会计服务供应商与记账公司强强联合,搭建线下会计云工厂,云会计服务供应商提供云会计服务技术支持,记账公司承接业务,为小微企业提供高质量低成本的财税服务平台,助力小微企业搭乘互联网极速发展的快车进行会计信息化建设。小微企业只需要安装相关的应用程序,无论是在计算机终端还是手机终端,都可以随时检查企业的税收和财务相关信息,对小微企业来说轻松、及时并且非常省时。总之,云会计平台将财务信息共享,在提高财务管理效率的同时,也降低了管理成本,是小微企业建设会计信息化的最佳方案。同时,云会计技术也解决了小微企业相关财务管理人员专业知识匮乏的问题,提升了小微企业的财务管理水平,对促进小微企业发展大有裨益。

参考文献:

[1]何日胜.云会计[M].清华大学出版社,2017,3.

[2]吴胜,苏琴.浅析云会计服务特征的需求与供给[J].财会月刊,2017(26).

[3]李迎春.国外云会计服务的经验分析及借鉴[J].财会月刊,2016(19).

[4]陈平,赵子晓.云会计对中小企业的影响及供应商选择策略[J].会计之友,2014(12).

5]樊燕萍,曹薇.大数据下的云会计特征及应用[J].中国流通经济,2014(6).

作者:赵晓云 单位:金华职业技术学院

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作者: 论文库

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