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合同管理在实施阶段的重要性分析

合同管理在实施阶段的重要性分析摘要: 摘要:通过对项目建设实施阶段合同管理中实际存在的问题,分析了合同管理的重要性,提出业主方项目管理团队加强合同管理的建议与方法。 关键词:合同管理;实施阶段;重要性 建设项目法人制是我国建设工程项目管理的…

摘要:通过对项目建设实施阶段合同管理中实际存在的问题,分析了合同管理的重要性,提出业主方项目管理团队加强合同管理的建议与方法。

关键词:合同管理;实施阶段;重要性

建设项目法人制是我国建设工程项目管理的重要制度之一,业主方组建的PMT或项目经理部受项目法人委托直接参与工程建设管理。在经过设计、采购阶段、进入实施阶段后,实施现场就成为各参建单位的主战场,尤其对于大型建设项目,如何有序协调好是对项目管理团队的一场考验。建设法人以市场为载体,以合同为纽带,把建设项目的实施主体(利益相关者)集中到工程项目中,形成了一个动态的、开放的项目组织。组织中,合同是确定各方利益关系主要的法律文件,因此合同管理在项目管理中的地位和作用尤为重要[1]。本文结合某新建大炼油项目实施阶段合同管理中实际存在的一些问题,分析合同管理的重要性,提出加强合同管理的建议与方法。

1合同是建设项目管理的依据

项目建设的性质与特点决定了其实施过程的复杂性,我国的建设管理程序对建设项目的实施有着严格的规定,项目建设单位、监理单位、监造、设计单位、实施单位以及政府监督管理单位都参与其中。合同是明确各方责任、权利和义务的法律文件,是约束各方履行义务并取得对应的权利的桥梁。通过对合同履约情况进行监督、检查和落实,去主动控制双方的履约过程,确保合同目标的实现。

2项目管理人员应具备的合同管理素质与要求

作为业主方,在项目建设中的角色非常重要,项目管理人员不仅要具有很好的专业技术技能,还应具备项目管理的综合素质。特别是工程师、项目经理,还要对工程的合同、法律、造价、综合协调等具备一定水平和能力。具备了这些综合素质,方可在日常管理中统筹解决好各方提出的问题,及时处理争端、正确分析判断项目进度,发出正确的指令。

3合同管理中应注意的问题

3.1强烈的合同意识

合同是缔约双方维护自身权益的法律依据。工程建设中的合同对承发包、买卖、委托双方的责任、权利和义务进行了详细的规定,确立了合同双方的经济和法律关系。在履行合同出现纠纷和争端时,解决方式有协商、调解、仲裁、诉讼等,但无论采取哪一种方式,都是以合同条款为依据。在履约中,合同双方都有权利用合同来维护自身的正当、合理的经济利益。项目建设合同结构和关系复杂,尤其是大型炼化项目建设,往往有多家设计单位,十多家实施安装单位,而且设备厂家制造的范围也在向纵深发展,这些合同的关系出现的界面争端、疏忽、遗漏等问题大都集中在实施阶段爆发,常常表现在各单元设计之间的碰头、单元与总体全厂性的工艺、供电、通讯之间的界面,加热炉模块、钢结构厂家制造与现场实施单位之间的界面和交接,安装单位与第三方无损检测之间的工作配合,大件集中吊装、消防、防雷等专业实施单位与相关的土建、安装单位之间的工序交叉和配合,甲乙供材料之间的重叠和漏项等等。由此看来,对合同的重视在拟订合同时就要开始。合同以及合同管理在实施过程中地位非常重要,对合同的理解和应用必须全面,而且这种意识在合同条款拟订前就应牢固树立,结合管理策划和管理方案,将各参建单位之间的界面和工序交接点理清,将监督、控制和各种工作预案等管理思路在合同中系统的、严密的体现。否则,合同履行中引起的纠纷和争端处理会对项目建设的工期、成本造成严重影响。

3.2理解并熟练应用合同

对合同的理解和熟练应用,明确各方的责任、义务,是开展项目管理工作的前提。实践中经常出现对合同不熟悉、理解片面或错误理解,造成管理实务,有时被承包商钻空子,有时陷入管理被动,失去业主方的权威性。而熟练的应用合同,在一定的程度上也可及时处理好合同争端,协调项目推进,甚至可以降低减少经济损失。比如某大型炼化项目,业主方在“超限设备”运输合同中明确了提供港口到厂区的道路,而且满足运输的要求,而运输承包商在使用该路段时发生了路面沉降、车轮沦陷的情况,运输方因此对增加的辅助手段、车轴破坏更新等进行索赔。业主方的项目管理人员对港口至厂区道路的合同界面熟悉,该路段属于工业园区的配套项目,对满足运输的承载力要求做出过承诺,由此该项索赔最终通过园区和保险对运输单位进行了补偿,避免了业主的经济损失。可喜的是,目前建设单位对此有明显的转变,加强了合同签订前的审核流转、合同签订后的交底工作,对合同招标过程的澄清答疑、合同订立过程的谈判记录、合同的内容、范围,与其他合同包、协作单位之间的界面划分和工序间的逻辑关系,付款和结算,工期和违约等主要的合同内容向执行合同的部门进行交底,一定程度上避免了对合同的惯性思维和片面理解。

3.3变更的及时和谨慎处理

建设项目的特点和经验告诉我们,无论合同考虑的如何缜密、制定的多么详细,都不能预计和包含在实施过程中出现的各种各样的问题。尤其在实施阶段,是一个全方位、多兵种、立体交叉的作业场面,任何一个项目都各具特点,摸索出的规律就是动态的特点。该规律就决定了设计变更、设备材料的变化、实施程序和方法的变化等等变更的出现时必然的。变更的存在,对于业主方可及时对实施中发现的问题进行整改、完善,有利于节省投资和发挥工程效益;对于承包商,可通过变更取得经济补偿和改变工期。但是,合同变更在实践中往往是双方争执的焦点,是影响工程进展的主要因素。如,变更的价格因为原合同中没有,迟迟得不到业主方的确认,承包商停工等待;变更累积到一定程度,没有及时签订补充协议,受原合同价款约束无法支付该部分的进度款,造成承包商资金运转出现困难,影响到项目推进。合同变更的次数、范围和影响的大小与招标/合同文件的完备性、设计文件的正确性,实施方案和实施计划的科学性密切相关。实践中发现主要原因有:(1)钓鱼工程的隐患。建设单位自身原因,认为压低投资估算,或故意漏项少算,争取批准立项。(2)设计不足,勘察粗糙,地质条件发生变化,规划调整,标高、基准线、位置、尺寸变更。(3)工程量计算有误,预算编制水平,人员对图纸的理解、计算规则的理解、计算的偏差、图纸自身的不确定性,造成工程实际的变更。(4)设备质量标准的变化。(5)各协作方的原因。如建设方或其它协调承包商原因,设备材料到货推迟,造成现场停工、窝工,打乱了实施进度,使得实施时间和进度重新调整。因此,对于变更的处理一定要及时,在对变更进行综合判断可行后,及时发出,并对计价的模式和价格做好准备,以便于承包商迅速达成一致;同时,还要谨慎处理好合同变更,比如要考虑有些变更的影响,对某个合同的变更有无可能引起整个项目的调整;设计变更节省的投资,是否会对整个工期造成负面影响,承包商可能的返工和补偿与节省的投资比较;一些属于考虑操作方便的小修小改,在项目大干期间实施好,还是在中交以后的三查四定、尾项处理时更合适;新技术、新工艺、新方案的运用上更要做好充分的技术经济分析后再决策。

4几点建议

4.1加强合同法制化制度建设

国内的项目建设中,对监理单位没有充分的放权,造成业主方的管理工作较为繁重。利用好监理单位这个业主的“律师”角色,使其真正处于独立行事的第三方地位,业主方支持监理单位依照法律、标准和合同开展工作,尊重监理独立、公正的处理意见。业主方项目管理团队的工作有时还要受到一些行政影响,如受到其上级主管部门、其公司内部的财务、法律、质量管理等工作上的指导和审核,会影响到项目管理团队的决策及时性和独立性。

4.2团队自身建设方面进一步加强

业主的项目管理团队能否服务好工程建设,能否协调好参建各方的关系,要求项目管理团队在自身建设上下功夫:避免松散型的管理,加强学习,取得专业的项目建设管理资质,通过行业协会加强沟通和交流,重点加强思想素质、专业素质、道德水平、团队精神等方面进行全方位的培养和锻炼。形成和构建与时俱进的合同管理的理论和方法体系,不断去积累合同管理的实际经验应是业主项目管理适应市场变化、降低风险的主要研究课题。

4.3重视专业复合型人才的发掘和培养

目前工程建设存在人才缺乏、素质有待提高的现象。敢于培养和锻炼青年人才,更应特别重视复合型人才的发掘和培养。人才的培养是长期的一项策略,尤其是即懂专业技术、又在实施管理统筹、计划编排、费用控制、合同条法等方面具备一定的知识和水平,才能更好地适应工程市场日益剧烈的竞争环境。

参考文献

[1]刘鹏翔,顾祥柏,编.工程合同分析与设计[M].北京:中国石化出版社,2010.

[2]FIDIC文献编译委员会.实施合同条件(新红皮书).北京:中国工程咨询协会,1999.

作者:刘玉利 单位:中国种子集团有限公司

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作者: 论文库

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