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会计电算化系统内部控制与风险防范

会计电算化系统内部控制与风险防范摘要: 摘要:会计电算化虽然提升了会计工作效率,但是其内部控制上仍然存在不少问题。这些问题大部分都是人、技术、制度层面的问题。这些问题都使得财务内部控制效率降低,工作风险增大。文章分析了会计电算化的优势,并针…

摘要:会计电算化虽然提升了会计工作效率,但是其内部控制上仍然存在不少问题。这些问题大部分都是人、技术、制度层面的问题。这些问题都使得财务内部控制效率降低,工作风险增大。文章分析了会计电算化的优势,并针对现实工作中由人、技术、制度导致的各类问题展开讨论,并给出对应的解决策略。

关键词:会计电算化;计算机系统;内部控制;风险防范

从1994年财政部就发出了关于大力发展我国会计电算化的通知,时至今日,电算化仍然没有完全普及,而且在已经实现电算化的企事业单位当中,也出现了明显的内部控制层面的具有共性的问题,这些问题使得会计电算化发展遭遇瓶颈,只有将其解决,才能确保会计电算化获得长足发展。问题和人、技术、政策、法律等都有一定关联,故此,会计电算化系统的内部控制与风险防范是牵一发动全身的大事。

一、会计电算化的优势

第一,会计电算化利用计算机来计算和统计,速度并非以往算盘和计算器可比。费用归集、核算十分快速。而且精准度高,不会发生传统手工记账、核算发生的偏误。也正是如此,会计电算化将会计人员从传统的工作中解放出来,使得其能够进一步向管理会计转化,提升自身业务素养,可以为企业决策提供更多的参考。第二,以往的记账凭证是纸质的,在保存上有很多影响因素。而会计电算化采用的是数字凭证,在使用当中可以将纸质凭证扫描存储,或者利用网络交易凭据来做记账凭证,易保存。而且数字凭证不容易修改,避免了传统会计管理当中存在的一些人为修改的漏洞。第三,核算工作更简洁。首先,之前核算工作包括了四种形式,即:记账凭证核算、科目汇总表核算、日记账核算、汇总记账凭证核算。电算化核算则有着其独特的系统程序,依据原始凭证直接录入计算机开始编制记账凭证,只是需要在记账之前将其打印出来形成会计凭证,经办人盖章生效。其次,由负责审核的会计人员对计算机记账凭证进行审核,之后再由计算机来进行记账,其具有相应的记账程序,能够同时达成总账、明细账、日记账的登记。再次,结账以及编制会计报表。这是会计核算重要的两个环节。传统工作中具有工作量大、环节繁复特点。而在会计电算化之下,通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系,便可以将结账和会计报表编制一步完成[1]。故此我们可以看得到,会计电算化核算工作当中,最主要的还是记账凭证数据,而其他的工作都是数据的一种转移。只是计算机的这种数据转移更加精准,不会出现错误。

二、会计电算化系统存在的共性问题

(一)“人”这一层面出现的问题第一,会计人员综合素养不足。首先是会计人员道德素养不高,不能坚持会计职业道德,容易被外部力量影响做出违规的事情。例如在企业领导授意下更改财务数据、弄虚作假。这种行为总是会夸大企业利润,吸引投资者投资,打乱了行业秩序,也给资本市场运行制造了麻烦。另外也会因为会计人员不能充分理解会计电算化操作标准,会在录入当中出现错误,将会直接导致系列问题。再者会计人员计算机技术缺乏,会导致在使用过程中因为非法操作而导致系统死机,这些都会对会计工作造成影响[2]。第二,领导不重视,导致执行困难。会计电算化工作是需要高层领导重视的,这样才能获得企业政策扶持,能够在软硬件的投资上获得批准,使得会计电算化系统和企业现状匹配,达成最好的财务管理效果。然而现阶段中小企业电算化普及难度高,一部分大企业领导对电算化的认识也不高,往往会存在电算化和手工核算并存的情况,极大地浪费了人力和物力。况且因为领导不重视直接导致不能围绕会计电算化来进行组织架构设计。

(二)技术层面出现的问题第一,财务软件水平不一。财务软件源自于不同的研发公司,软件功能有一定差异。有的财务软件在财务分析上比较薄弱,这导致了财务管理上的风险管理水平降低。例如财务分析的指标不足,有的需要会计人员制定指标,若是财务人员会计水平差,就会导致指标的缺失,不能很好地分析企业财务,会直接导致财务政策失衡。另外,不同的软件公司提供的售后服务也不尽相同,财务软件发生故障后,有的技术人员售后支持差,导致企业财务工作停滞。第二,财务软件有其系统的机制,能够实现总账、明细账、日记账分别登记。但是若是会计凭证存在造假以及录入错误等,就会造成系统整体数据的错误。而这种错误一旦形成,想要找到源头难度极高。

(三)制度层面出现的问题第一,凭证记录、审核权限混淆不清。在很多企业当中凭证记录和审核者都是一人来完成,这是不符合会计电算化要求的,给财务弄虚造假提供了空间。第二,电算化实现需要系列制度改革,并非零敲碎打。需要依据会计通则建立大行业财务会计制度,同时结合企业自身情况来形成内部财务管理办法。但是现阶段这两者都没有确立,一个是我国缺乏相应的法律规范和标准,一个是各类企业人才缺乏,从业人员素质不一,导致了内部财务管理办法总是存在一些漏洞。有业内人士指出,国家需要就会计电算化形成统一的会计电算化管理平台,通过该平台来对实行会计电算化的企业进行监控。然而到目前为止,该项工作并未落地[3]。

三、会计电算化内部控制提升策略

(一)“人”这一层面第一,必须要扭转企业领导人的观念,使得其体会到会计电算化对企业财务管理具有的优势,能够使其自愿批准会计电算化在企业获得执行,从而获得资金支持,能够确保会计电算化系统拥有较好的软硬件、人员以及组织架构设计。第二,积极地面对社会招聘会计电算化专业人才,或者企业提供相应的培训之后以内部竞聘来塑造会计电算化队伍。其中需要积极地提升会计人员的从业道德,能够从源头上遏制恶意篡改数据粉饰业绩的情况。

(二)技术层面第一,找到有资质的软件公司来进行合作。这样可以保证该公司的软件质量好、售后服务好,能够在企业系统出现故障后及时提供技术支持,将影响降低到最低程度。其次,企业为了保险起见可以让专业软件公司结合企业经营情况专门研发软件,保证了软件和企业的匹配[4]。第二,可以采用智能化系统,能够对重复操作、非法操作、错误操作进行识别,能够对非法时间登录进行监控,并形成具体的日志,将登录者信息罗列清楚,方便落实具体责任。第三,提升会计人员的业务水准,使得其向管理会计转化,能做到“业财融合”,对财务风险具有一定的敏感性,其可以弥补软件风险管理不足导致的短板。诚然,也可以建立财务风险预警机制,当某一指标达到阈值而发出警报,这样便可以提升企业财务风险管理水平。

(三)制度层面第一,国家需要积极引领企业进行会计电算化改革,能够给其制度改革提供指导并制定规范,使得企业有据可依。同时国家积极地成立会计电算化统一管理平台,能够对注册电算化企业的财务管理实行监控。第二,企业积极地寻求改变,要培养人才充分理解国家政策以及法规,积极地进行会计电算化改革,要保证电算化系统管理的科学性和系统性,使得财务凭证审核和录入者分开,避免此类低级错误。企业也能够针对财务人员进行绩效考核,不断推动财务人员管理水平的提升。

四、会计电算化的风险以及防范措施

(一)会计电算化的风险第一,人员风险。主要是企业会计人员以及其他有关主体带来的风险。例如在一定利益驱使下的恶意篡改数据;不当操作导致的系统崩溃;非主观故意录入错误等。这些在一定程度上都会导致会计电算化结果产生错误,使得企业财务管理紊乱。第二,系统风险。首先是软硬件不兼容导致系统稳定性不足,其具有突发性、随机性,往往会导致数据缺失,以及财务管理操作中断,给财务管理工作带来影响。其次,企业安全管理当中没有设置权限,导致了其他人登录系统进行非法操作,或者盗窃企业数据[5]。第三,网络风险。首先,黑客释放病毒,通过病毒来篡改企业数据,或者盗取企业机密。其次,企业的数据一旦泄露到网络上,便会被竞争对手利用大数据等技术进行分析找到其弱点,给企业发展带来致命打击。再次,工作人员利用优盘、硬盘的过程里,导致了病毒传播,会对系统造成伤害,乃至于会使得数据丢失和被篡改。

(二)会计电算化风险防范第一,人员风险防范。首先,积极地建立管理制度,实现专人管理、专人维护。在系统中植入安全管理程序,使得无关人员不得登录,或者进行秘钥管理,使得相应的主体只能查阅本部门数据。在软件内嵌入智能软件,对操作人员非法操作、延时操作等进行监控。对操作者进行信息登记。第二,系统风险防范。首先,保证财务软件良好的兼容性;其次,确保硬件系统的稳定性;再次提高工作人员计算机操作水平,要求其具有相应的基本故障排除能力;然后,保证工作人员和软件售后人员保持密切联系,能够通过各类手段实现诊断,尽快恢复系统功能。第三,网络风险防范。首先,积极地培养专业的网络安全管理人员;其次,能够设置路由器防火墙,保证其对出入数据进行扫描分析,能够智能拦截病毒,提高系统的安全性。最后,提高操作者道德素养,杜绝企业数据的泄露,要求其使用专用优盘和硬盘,并建立责任制,以此来达成制衡。

五、结语

企业会计电算化内部控制需要从人、技术、制度三个维度来切实地抓住关键形成一个严密的内部控制网络,使得所有资源能够得到整合,提高会计电算化的优势,让企业财务管理进一步做好收支预算、财务核算,确保企业决策层可以获得更全面的财务数据参考,做出科学合理的决策。

参考文献:

[1]王建明.浅谈基于会计电算化系统下企业内部控制构建[J].市场周刊:理论版,2019(16):90-91.

[2]王瑞娟.浅谈企业会计电算化管理中的内部控制[J].环球市场,2019(2):60,62.

[3]李洁.基于会计电算化系统下企业内部控制构建[J].北方经贸,2019,410(1):96-99.

[4]王艳军,金添.会计电算化的风险与防范[J].农业经济,2002(6):45.

[5]王晓蕾.会计电算化的会计管理:评《会计信息化实用教程》[J].广东财经大学学报,2019,34(3):114.

作者:周爽 单位:贵州经贸职业技术学院

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