首页 管理论文 公立医院合同管理信息一体化建设探究

公立医院合同管理信息一体化建设探究

公立医院合同管理信息一体化建设探究摘要: 【摘要】合同管理是公立医院日常管理的最重要内容之一,良好的合同管理制度或管理手段对提高医院的效率和效益、防范风险具有重要促进作用。在信息化背景下,合同管理逐步向制度化、流程化、信息化、共享化、协同化发…

【摘要】合同管理是公立医院日常管理的最重要内容之一,良好的合同管理制度或管理手段对提高医院的效率和效益、防范风险具有重要促进作用。在信息化背景下,合同管理逐步向制度化、流程化、信息化、共享化、协同化发展。本文基于公立医院HRP管理的现状和实际,探索将合同管理信息系统与各业务信息系统一体化设计,实现合同管理信息系统与业务信息系统的有机融合、互相制约、互相促进,增强对合同“全生命周期”的动态监管,从而提高医院运营效率,防范潜在风险。

【关键词】公立医院;合同管理;一体化建设;信息化;全生命周期管理

合同管理信息化既是推动医院管理能力现代化、提升管理水平和管理质量、防范合同风险的重要措施,又是贯彻执行《行政事业单位内部控制规范(试行)》《公立医院内部控制管理办法》等相关制度的落地举措。合同管理是医院经济运营下现代医院管理的核心内容之一[1],合同管理信息化是对合同“全生命周期”进行有效控制的有力手段。合同管理信息化的主要内容既包括合同签订前的线上审批流转、合同签订后的跟踪执行与档案文书保管等,也包含与预算管理、收支管理、采购管理、进出库管理的协同衔接等内容。为提高我院合同管理信息化水平,基于“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的思路,建设医院综合运营合同管理信息系统模块。

1应用背景

1.1沟通配合机制需求

合同管理是指对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止及审查、监督、控制等一系列行为的总称[2]。不仅需要遵守《民法典》的相关规定,也需要遵守《政府采购法》《招投标法》《执业医师法》《医疗机构管理条例》等行业法律法规的规定。按业务职责范围可分为药品采购合同、试剂采购合同、医用耗材合同、医疗设备合同、信息化办公用品采购合同、基建工程合同、物业管理合同、物资采购合同、食品采购合同[3]。合同管理涉及的部门众多,如购置医疗设备不仅仅涉及采购科室,还有临床需求科室、设备科、财务部、内审科、法务、院办等部门。合同采用传统的线下管理模式,涉及部门之间相对分割,对合同要素的侧重也各不相同,容易造成信息分段、实时性不强,产生部门合作不协同、流程不顺畅、监控不得力、执行效率低下等问题,导致沟通成本较高,影响工作效率[4]。

1.2信息共享化需求

合同管理各环节信息孤立,难以推动互联互通[5]。各业务系统缺乏信息交互,无法将合同管理便捷植入合同执行过程中的各个环节。合同签订后,通过人工登记付款节点、人工跟进合同履行情况等合同条款,容易出现遗漏或不及时的问题,导致合同履行与采购管理脱节。同时,由于信息系统缺乏互联互通,导致预算下达、合同签订、合同执行、设备采购验收、付款、出纳登账、会计记账等环节需要重复录入合同基础信息,严重影响工作效率。

1.3合同进度及关键点控制的需求

医院合同管理涉及范围广,采购金额大,采购项目多,经费来源复杂,难以全面跟踪管控与监督[6],仅靠人工或非一体化的信息系统无法达到合同进度控制需求,无法满足管理层及时了解合同全局或执行情况的需求。缺少对合同进度、结算等关键节点依法履约的预警实施,无动态响应机制,导致支出随意,无法掌控现金流。

2合同管理系统的顶层设计

实施合同管理信息系统的思路主要是将内部控制理念、合同全生命周期管理流程及管理办法等管理要素,以信息化手段展现,有机融合“互联网+”、OCR识别等目前国内最先进的信息技术,实现合同管理的完整性、时效性,有效控制各种合同风险,达到业务管理实现平台化、无纸化;内部管理综合化、规范化、共享化;监督处理一体化、自动化;预警机制立体化、多维化;档案信息电子化、集中化、共享化。

2.1合同管理系统内部信息流采用全生命周期管理设计

系统需实现所有环节全生命周期管理[7]:前期工作的合同立项、招标、文本拟定、审核审批、签署;中期工作的合同履行、补充或变更、解除、结算;后期工作的合同归档、纠纷管理、效益分析。

2.2合同管理系统外部信息流采用共享一体化设计

医院综合运营管理信息系统(Hospitalresourceplan,HRP)是将企业的ERP系统管理模式引入其中,借鉴了企业的成功管理方法,不断整合公立医院现有资源并进行再造,根据公立医院实际情况创建了资源管理平台[8]。合同管理信息一体化建设包括对合同招投标、拟定、呈报、审批、执行等各个环节,运用信息化手段储存和处理数据[9],连接其他相关业务系统,实现管理信息的共享,促进整体化水平的提高[10]。遵循国家及行业的相关数据标准,集成数据管理平台,与医院预算管理、采购管理、固定资产管理、无形资产管理、物流管理、智能报销、科研管理、会计核算等HRP系统进行全部业务整合(见图1)。对接预算管理信息系统,自动识别合同项目是否纳入预算管理,对有预算但费用是否符合预算控制要求进行把关,有效落实预算管理制度;对接采购管理信息系统,与供应商在线交互,完成合同的双方审定,提高沟通效率,对采购合同执行情况进行实时追踪;对接设备管理信息系统,实现由合同自动生成维修保养工作单,对维修保养实施情况进行实时追踪;固定资产的安装、验收、入库业务与合同管理信息系统对接,通过固定资产信息系统可以查询到采购资产中标通知书、合同文本条款等相关信息,确保一致性,防止业务发生偏差;对接资金管理、智能报销、会计核算等信息系统,对购入设备维修风险金等到期支付及收付款业务后的延展管理,包括可以自动生成会计凭证,有效控制收付款业务;对接科研信息系统,实现科研项目预算编制、执行、考核追踪;对接医院电子档案管理信息系统,实现电子化分类管理,完善经济合同存档的管理[11]。实现合同档案信息化,将生效的所有合同导入医院电子档案管理系统,便于分类管理、永久存查,防止合同丢失。

3合同管理信息系统的实践应用

3.1系统的功能

合同管理信息系统具有合同签订、合同履行、合同条款预警、查询与报表管理等功能。按合同管理职权赋予不同部门、不同级别人员权责,通过信息系统实现各职能人员的分工合作。3.1.1合同签订。根据业务类别生成合同编码,确保合同号的唯一性、连续性和一致性效果。针对频繁签订合同的同类业务实施标准化合同模板管理[12],对于少发生合同关系的业务设置合同预审流程,确保合同文本合法、合规和时效性。①标准化合同模板管理。合同模板由归口管理部门、法务、财务、内审科等部门共同拟定,确保合同模板符合法律法规,降低因合同文本的不规范、不严谨产生的风险。系统支持根据合同模板自动生成合同文本,按项目招投标或合同谈判的结果可作增减补充,节约重复起草每一份合同的时间,提高效率。②合同审批:按照医院合同管理规定设置信息系统的审批权限和个性化流程,具有线上提醒、审批、变更、驳回等功能,可保存和追踪所有审批结果与修改记录。将审批约束时间的管理、关键流程控制节点[13]内嵌至合同管理系统,线上会签提高流转效率,设置时间预警,自动生成合同考核报表,纳入绩效考核范畴。医院加强监督考核机制[14],配套出台《合同签署效率审计和绩效考核方案》,以保证落实合同审批的时效性。对于非标准化模板合同设定预审流程,经办科室与签约对方洽谈初步达成一致的同时,提请相关部门走预审流程,从部门专业角度对合同文本完善和补充,缩减合同定稿时间,加快项目的落实推进。③合同审批系统内部信息流转时,文本具有留存修改痕迹功能。系统具备自动比对功能,扫描或拍照方式上传盖章版纸质合同影像文档,通过OCR识别与我方合同电子定稿版比对,智能寻找差异,防止合同被篡改,高质高效。3.1.2合同的履行。合同履行信息管理主要通过HRP系统其他系统模242块完成。如设备管理系统记录设备验收、维修保养业务的履行情况;固定资产系统/无形资产系统/物流系统记录各资产的入库、出库、保管、处置等业务的履行情况;采购系统记录物资采购业务的履行情况;科研系统记录科研项目的履行情况;智能报销系统记录合同的支付情况。所有相关履行信息均可回写到合同管理信息系统中,融合到信息大平台上,信息互联互通。①进度管理:构建合同执行跟踪与反馈机制,系统记录合同实际执行进度,并与合同计划自动比对,提醒可能存在的环节风险,简便了管理部门的追踪工作,实现了对合同业务全过程、实时的监管及考核。②支付管理:可按合同执行情况自动生成支付计划,并可设定触发付款预警功能。如系统设置医疗设备验收后15d付款,在设备管理系统录入验收合格信息后,合同系统自动生成设备货款及维修风险金支付计划、发起审批流程。合同系统与智能报销系统对接,将报销事由、供应商账户、已付款金额、本次付款金额等结构化信息自动带入智能报销系统,完成支付后,将支付的实证资料、会计凭证等信息回写到合同系统,彻底实现了对往来款项事前预算、事中监管、事后跟踪等功能的全智能管理,杜绝重支、错支风险,节省重复录入信息时间。③变更管理:在传统合同管理模式中,原合同条款发生变更需重新签订补充合同,难以与主合同建立动态关联,追溯存在困难。为保证主合同与补充合同的关联性和连续性,合同管理信息系统将补充合同关联主合同,自动更新信息系统相关数据,合同得到统一整合,防止出现信息不对称风险。④结束管理:传统合同管理模式中,对合作供应商进行后续服务综合评价费人、费时、费力。合同管理信息系统中达到合同结束条件时,可自动触发关联采购业务的供应商评价模块,包括对签约对象的资信、执行效率、服务及管理水平,按既定规则进行自动综合评价,为后续选择业务合作伙伴提供参考。⑤文件管理:系统将所有合同文本及相关资料通过电子文档方式存档,提高合同借阅、查询、流转效率,规避合同文档损毁、丢失、信息泄露的风险。3.1.3预警管理。通过合同系统与其他系统的一体化整合,可对合同审批、设备收货验收、支付款项等关键点进行预警。根据合同类型设置不同的提醒模式,相关人员可及时收到信息系统窗口弹框提醒,防止出现违约带来的经济风险。并自动生成相关报表,各部门根据职责分工,做好财务预算规划及准备工作。3.1.4查询与报表管理。可快速查询项目合同的所有信息,包括穿透至预算系统可查询项目的预算下达、执行、调整、考核情况,穿透至设备管理系统可查询设备到货、验收、维修维保、处置情况,穿透至固定资产系统可查询资产入库、出库、单机效能信息,穿透至智能报销系统可查询付款审批进度、支付情况,穿透至会计核算系统可查询会计凭证制单情况。一体化系统做到信息共享,附件共享,无需重复录入、重复上传。可生成多维度的软报表,并以折线图、柱图、饼图等直观方式显示,随时为管理层提供准确、实时的决策依据,用信息化手段保证医院合同的经济事项快速推进及有效控制。

3.2系统的实施

合同管理信息化的实施建立在设计有效的管理体系分层分类基础上,通过信息系统展现,需按管理要求建立统一的数据和流程标准,实现内部控制,提高运营效果。3.2.1统一数据标准。拟达到各信息系统无缝链接,需要解决纵向管理层级的贯通、横向职能部门的协同以及HRP系统之间的集成问题,建立统一、覆盖各系统的数据标准,如标准化的合同编码规则、合同分类、供应商信息库、合同范本库等。通过统一的数据标准,形成合同业务在系统之间、流程之间统一的沟通语言,为实现相关信息系统的互通互联提供数据集成接口标准。3.2.2完善管理制度。以业务一体化,合同管理信息化、标准化、闭环化理念完善现行的相关合同管理制度。合同执行过程中归口管理部门及相关部门责任明确性,加强监督考核机制[15]。制定《经济合同管理权责说明书》,明确权责,岗位分离,职责明确[16]。线上信息一体化、标准化、精细化的实施,其规范、流程、标准与线下管理不一致,要求实施过程中需结合内部控制,梳理合同管控流程,理顺合同分类、分层管理,建立PDCA风险管理和分析模型,不断完善管理制度,实施合同管理信息化建设,达到防风险、强管控、降成本的目的。3.2.3整合管理系统。要达到业务一体化和管理闭环化,整合所有与合同管理相关的信息系统,需立足运营管控全局的规划,利用信息化的协同、共享功能,明确系统的定位、功能、对接标准,沿合同、设备、预算等业务生命周期管理路线理顺各管理环节、管理职能,消除管理盲点,减少人工重复劳动,降低沟通成本。

4合同管理信息系统的建设成果

4.1提高合同流转效率,有效遏制合同倒签现象

将合同审批约束时间管理制度内嵌至合同管理系统,通过线上会签提高流转效率,时间预警控制,自动生成合同考核报表。采用“互联网+”手段,员工申请,各级审核审批,均可随时随地通过上网或掌上APP移动应用实施,突破时间、空间的限制,通过信息代替人工跑路,节约人工成本。我院2021年第一季度合同线上流转350份,实施合同管理系统后,会签周期由线下7个工作日缩短为4d,最快的一份合同仅耗时7min,极大地提高了工作效率。

4.2业务一体化管理,实时动态监管

通过对各项业务的信息系统实施全生命周期跟踪,与其他相关系统无缝对接,畅通信息沟通机制,减少沟通不畅所造成的工作失误。实现对合同审批业务流程的“硬约束”,从而做到对合同管理全过程、全方位的实时动态监管,为领导决策提供参考依据,为考核评价责任主体提供证据。除此之外我们还发现,集成共享的系统实现了信息的对称,激发了员工深入学习相关合同管理制度的意识,全员的法律意识得到增强、合同管理更规范。

4.3科学完善的合同管理制度是医院运用法律手段维护合法权益的保证

防止医院利益受损,确保医院运营健康、持续、有序。合同管理系统的应用实现了流程信息化、信息共享化、共享协同化的跨越发展,将合同流程管理、风险点控制融入至信息系统的构建,从而达到合同管理模式标准化,提高管理效率和管理精度,减少法律纠纷。

5结论

合同管理工作是医院内部控制的重要组成部分,对合同的管理绝不仅仅是对合同文本的管理,采用业务融合一体化链条方式,从管控、共享的角度将信息化贯穿医院所有经济合同的全过程,减少各岗位重复劳动,实现合同执行智能追踪,降低医院成本,保证医院各项经济活动高效运作[17]。合同管理不单是财务部门或者内审部门工作,应当由各相关部门和岗位共同参与,才能有效保障医院的合法权益。合同管理需实施全生命周期管理,从计划到履行到归档甚至到可能发生利益纠纷的每个阶段,均是风险和利益同存,合同管理信息系统彻底实现“合同与预算的一致性监管”、“合同与实物的一致性监管”、“合同与账务的一致性监管”、“合同履行情况的全过程追踪监管”、“合同往来账款的追踪监管”、“合同全阶段资料文档的监管”。

作者:李丽敏 赖春玲 郑海莹 单位:清远市人民医院

本文来自网络,不代表论文库立场。转载请注明出处: http://www.lunwenku.com/guanli/4207/
上一篇
下一篇

作者: 论文库

为您推荐

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。

关注微信
微信扫一扫关注我们

微信扫一扫关注我们

返回顶部