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船舶库存管理系统二维码技术应用

船舶库存管理系统二维码技术应用摘要: 摘要:二维码是近几年来移动设备上超流行的一种编码方式,它比传统的条形码能存更多的信息,可以说,一个二维码就可以存储一件物品的所有必要信息。如果将二维码技术引入到库存管理中,能够极大提高仓库管理效率,并…

摘要:二维码是近几年来移动设备上超流行的一种编码方式,它比传统的条形码能存更多的信息,可以说,一个二维码就可以存储一件物品的所有必要信息。如果将二维码技术引入到库存管理中,能够极大提高仓库管理效率,并能够实时反映物资流动状态,真正实现物资的信息化管理。

关键词:二维码;船舶;库存管理;出入库 

1船舶库存管理现状

相对于陆地信息化管理的快速发展,船舶信息化发展步伐比较慢,主要原因是船舶是移动单位,难以通过网线加入到公司的信息化管理系统,在过去的2G时代,更不可能通过移动网络联网。近几年随着移动通信技术的发展,尤其是4G高速网络的普及,使得船舶可以通过移动网络开启信息化管理。但从目前来看,船舶管理信息化水平虽有所发展,但在物资管理方面仍然有很大的提升空间。以本单位所属船舶为例,本单位所属船舶去年开始装备船舶信息化管理系统,已经在证书管理,维护保养,等方面实现了信息化,但是在物资管理方面还差的比较远。物资管理包括物资申领和库存管理两个系统,两者前后衔接,覆盖了物资从申请到消耗的全过程。目前的情况是仅物资申领实现了信息化,包括物资的申请、审批、采购、确认收货这四个环节。但是在确认收货之后的库存管理环节,却没有涉及到。目前船舶库存管理方式依然是在纸质的《物料登记簿》和《备件登记簿》上手工记录物资领用情况,而这种传统的记录方式存在诸多不足:首先,手工记录效率较低下,而且容易出现漏记、错记等问题。同时,船舶管理部门也无法及时了解物资使用和消耗情况,从而不能进行有效的物资管理。其次,纸质记录不易于进行数据整理和分析,难以建立消耗预测模型,从而无法制定合理的物资需求,容易造成多买的情况,从而造成库存空间压力较大和过高的资金成本。这对船舶备配件影响尤其大。众所周知,在船舶物资中,最重要最复杂也最难管理的就是备配件。船舶备配件是指为船舶的主机、副机、辅助机械、船舶电气设备、通导设备等船舶设备维修与确保船舶航行安全所需备用的部件、配件和零件[1]。备配件涉及船舶的安全运行,重要性可想而知。船舶一般都会储备一些备件以备不时之需。但是由于备配件种类繁多、型号复杂、耐用性各不相同,使得船舶备配件管理难度很大。从实际来看,轮机人员虽然积累了足够的设备维护经验、对大多数备配件的特性也比较了解,但是由于缺乏对历史数据的分析,出于谨慎的心理,申请备件时会倾向于多申请、样样申请。从而增加不必要的库存压力,如果备件长期不用的话,还可能因为保管不当而生锈或损坏,从而造成损失。再次,由于船舶仓库数量少,并且空间有限,很多时候,不同种类的物资会放在一个仓库,比如备件和各类五金工具会放在一个仓库,本身备件就种类繁多类型丰富,再加上各类五金工具,给清点工作带来了很大的困难。综上,传统的库存管理模式已经不能适应现代船舶管理要求,需要建立信息化的库存管理系统。但信息化不是单纯地将手工纸质记录改成电子记录,电子记录的工作量并不比纸板记录少多少。信息化的最终目的是:提高效率,降低成本。如果不能实现这两个目的,信息化就没有了意义。二维码作为近几年流行起来的编码方式,因其具有占用面积小、存储信息大、易于识别等特点,很适合应用在库存管理系统中。基于二维码的物资管理系统,能真正实现“提高效率,降低成本”。

2基于二维码的物资管理系统的优势

首先,一个小尺寸的黑白二维码存储的信息高达1500字符,足以存储物资的所有必要信息,包括物品分类、名称、型号、计量单位、存储要求等等。甚至可以把二维码看作是物品的说明书,这样,对船舶物资管理人员来说会非常方便,不了解的物资可以扫码查询,也给清点工作带来了极大的便利。其次,利用手持设备扫描二维码就可以轻松完成物资的验收、入库、出库、盘点、移库等操作,避免了手工记录的繁琐,也提高了准确性和及时性。同时,库存记录会以excel表的格式定期发给船舶管理部门,以便于管理部门及时了解库存消耗情况,并进行数据分析。再次,通过对物资的历史消耗数据进行整理和分析,可以迅速建立物资的消耗模型,掌握消耗规律,从而制定更加精准合理的物资申请计划,即避免多余的物资占用仓库空间,又节省了不必要的支出。同时,在物资消耗数据基础上加入价格因素,就变成了资金支出分析,进而可以对支出占比较大的部分进行有针对性的节约分析,从而进一步降低成本。另外,库存管理系统可以对重要紧急的物资设置缺货预警,当库存数量少于某一数值就弹窗提示购买,避免因缺货造成损失。这对于管理复杂多样的船舶备件非常实用。

3库存管理系统的网络设计网络结构

由于船舶在海上航行时无法连接互联网,而库存管理系统又必须随时可用,所以库存管理系统的服务器应设置在船舶上,并组建局域无线网,以便于仓库的手持终端随时连接到服务器。本地服务器和无线ap通过交换机组成无线局域网。仓库终端通过无线ap加入网络之中。通过这种网络结构,可以保证仓库终端在任何时候都可以连接服务器进行仓库操作,从而每一个出入库行为都被及时记录。

4船舶库存管理系统的流程设计

船舶物资管理包括物资申领和库存管理系统,两者前后衔接,覆盖了物资从申请到消耗的完整周期。整个周期的流程如图2所示:

4.1物资申领系统:船舶物资申请、审批和购买

船舶人员根据需求提出物资申请,填写物资种类、名称、型号、单位、数量、备注等必要信息。为了便于申请人员和审批人员初步了解物资消耗情况,每个物资条目的详细信息页会显示当前物资库存数量和上一次购买的时间和数量。申请单经船舶领导审核后,由上一级的船舶管理部门和归口部门审批,各个审批节点都有权利对申请单进行修改、退回或终止操作。归口部门审批之后,负责安排采购人员购买。采购人员根据金额大小,采取不同的采购方式:金额在1千元以下的物资可由采购员自主选择认证的供应商;1千~1万元之间的,需向至少两家认证的供应商进行询价;1万~50万之间必须通过议价的方式采购,并经过单位领导审批。申请单的任何审批和操作记录都会显示在订单详情之中。以供相关人员及时了解申请进度。确定价格和供应商之后,采购人员补充价格信息,并对采购物资进行最后的确认。

4.2库存管理系统:入库、出库、移库、清点

待采购员确认物资信息后,船舶人员可随时将物资信息导入到库存管理系统,每一项物资都会生成对应的二维码,每张二维码存储的信息包括:物资编号(编号体现了物资分类,名称和型号)、名称、型号、备注等必要信息。同时每张二维码下面都附有物资名称,以便于船舶人员能准确将二维码匹配到对应物资。

4.2.1物资入库待供应商将货物送上船后,由船舶库管人员打印物资清单和对应的二维码粘贴,和供应商以及申请物资的人员一起清点物资并将二维码贴到物资包装上、粘贴时要注意要选择容易发现且不易接触的区域,以避免二维码因受到过多的磨损而失效。对于规格相同的小型散件,如螺丝螺母,只需放入包装盒,在包装盒上贴一个二维码即可,手动输入需入库的数量即可。清点完毕后,船舶库管人员开始将物资分别入库,通过各个仓库配备的手持终端登录库存管理系统,进入到“入库”程序界面,选择目标仓库和操作人员,在物资列表中选择需入库的物资,也可以扫描物资上的二维码自动选择,对于外形难于辨别或者型号比较复杂的物资,扫描二维码是非常高效的物资选取方式。入库物资选择完毕后点击“确认入库”完成入库操作。4.2.2物资出库、移库当物资需要出库时,可在仓库手持终端进入“出库”界面,选择出库仓库、目标仓库和操作人员后,界面会显示出所有在库物资,此时既可以手动选择需出库的物资,也可以扫描物资上的二维码来自动选择,一般情况下扫描二维码应该更便捷更准确,尤其是当对物资名字和型号不确定时,扫描二维码效率更高。对于规格相同的小型散件,如螺栓螺母,只需要扫描包装盒上的二维码显示物资,手动输入需出库的数量即可。

4.2.3物资的清点由于便捷而准确的物资出入库系统,系统能和实际保持较好的一致性,但还是建议定期进行物资清点,间隔周期可以适当拉长,比如可以每月清点一次。基于二维码的库存清点功能也非常方便,手持终端进入库存清点界面,只需要扫描每个物资上的二维码便可快捷匹配库存列表的物资,既高效又准确。

5引入二维码技术的库存管理系统的投入成本

只谈收益不谈成本没有意义。如何低成本地采用先进的技术,也是我们必须要考虑的问题。要搭建前文所述的库存管理系统,每个船舶需要配备的设备包括:(1)一台二维码打印机(约300元);(2)船舶现有公用电脑用作本地服务器,成本为0元。(4)3台仓库手持设备(即手机),用于扫码和进行库存操作,每台800元。(3)2台无线ap+1台交换机提供覆盖全船仓库的wifi网络,以便于手持设备连接本地服务器,(每台无线ap价格400元,1台交换机100元);(5)配套的库存管理软件,目前市面上销售的库存管理软件不过千元,即使定制开发,也不过1万元。按照以上数据,除去软件开发费用,每条船舶实现库存管理信息化的成本仅为3600元。我单位目前拥有9条船舶,所有船舶信息化总费用不超过:3600×9+10000≈4.24万元。而一旦采用此库存管理系统,不但库存管理效率迅速提高,在经历1~2年的数据积累期之后,每年因此节省的资金就远远超过了库存系统成本。利远大于弊。

6总结

在库存管理系统中引入二维码技术能极大提高库存管理效率,并能够通过大数据科学预测物资消耗规律,减少不必要的采购支出,从而降低成本。同时,本系统无须连接互联网即可运行,非常适合于船舶库存管理。相信未来一定会被更多的船舶采用。

参考文献:

[1]王东海.对船舶备件库存结构优化的思考[J].中国储运,2016(5):124-125.

作者:刘兴华 李孟桥 单位:天津航标处

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作者: 论文库

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