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谈行政事业单位固定资产管理内部控制

谈行政事业单位固定资产管理内部控制摘要: 摘要:固定资产是行政事业单位资产的重要组成部分,是《行政事业单位内部控制规范》明确的重点管控业务之一。对固定资产实施有效的内部控制、提升固定资产的管理效能,是经济发展新常态背景下行政事业单位面临的主要…

摘要:固定资产是行政事业单位资产的重要组成部分,是《行政事业单位内部控制规范》明确的重点管控业务之一。对固定资产实施有效的内部控制、提升固定资产的管理效能,是经济发展新常态背景下行政事业单位面临的主要任务。本文论述了行政事业单位固定资产管理内部控制的意义,提出了管理过程中出现的相关问题,并给出对应的管理措施,为优化和提升行政事业单位固定资产管理的内部控制工作提出参考建议。

关键词:行政事业单位;固定资产;内部控制

一、行政事业单位固定资产管理内部控制的意义

内部控制是行政事业单位优化内部管理的重要措施,固定资产对于任何企业都是内部管理的重中之重,行政事业单位也不例外。内部控制可以全过程对固定资产进行管控,在内部控制下,预算按固定资产的需求情况、重要程度、紧急情况等因素进行编制,合理增加固定资产,从而合理控制固定资产购置预算,提高资金的使用绩效。固定资产管理过程中,通过内部控制措施明确资产的具体归属,责任落实到人,避免出现问题后互相推卸责任,将责任落实到日常工作中,从而保障资产的安全性和使用的有效性。固定资产报废环节,按照内部控制制度严格管理,对报废必要性、合规性做出客观分析,从而减少资产的损失和浪费。固定资产审计过程中,同样利用内部控制制度作为主要考量标准,使审计内容有据可依,审计结果客观公正。对固定资产管理实施有效的内部控制,可以有效保障单位固定资产在存续期内的安全性、完整性、可用性,完善并优化固定资产管理,有效提升固定资产的使用效能。

二、内部控制视角下行政事业单位资产管理存在的问题

(一)缺乏有效的内部环境一是缺乏相应的资产管理部门。部分行政事业单位没有独立的资产管理部门,大部分是由财务部门、后勤保障部门、使用部门等分别管理,各个部门都只负责资产管理的其中一部分。由于没有协调性的统一管理,无法分清主体责任,一旦发生问题就会责任不清、扯皮推诿,使固定资产管理得不到有效的内部控制。另外,由于没有明确的资产管理部门,固定资产管理对于任何一个部门来说都不是主体工作,都只是管理工作的一部分,缺乏对固定资产管理的专业知识,不能形成有效管理,也造成固定资产管理的缺失。二是不重视固定资产管理。行政事业单位与其他企业不同,其资金大部分来自于政府资金,更加注重资金管理,对固定资产管理的重要性认识不足。由于多数行政事业单位尚未建立“有偿使用”和“成本补偿”机制,对固定资产购置计划没有严格的内部控制措施,导致实际工作中固定资产盲目购置、重复购置、使用率低等现象大量存在,在近年来的审计中甚至披露了有些行政事业单位部分固定资产购置多年未投入使用的情况,既造成国有资产的浪费和损失,又造成极坏的社会影响。

(二)缺乏有效的内部控制流程一是没有完善的固定资产预算流程。部分行政事业单位提交固定资产预算时,编制及审批较为简单,往往由使用部门提交预算需求,再由管理部门统一汇总,最后提交给财务部门进行审核,而财务部门审核的标准是不超过往年的预算规模,如果没有超过就直接审核通过,并编入到当年的固定资产预算中。而各个部门提报的预算需求,都是以部门需求为基础,而不是以整体单位需求为基础,这就造成固定资产重复购买、部分资产闲置,而且缺乏战略目标的长远考虑,降低了资金的使用绩效,影响行政事业单位长期发展。二是缺乏必要的管理流程。部分行政事业单位对固定资产没有形成完善的管理流程,对固定资产日常的申请、采购、领取、使用、存放、盘点等没有完整的管理制度,管理手段相对落后,没有建立固定资产的信息化管理系统,基础工作不扎实,数据准确度差。比如采购的固定资产由于数量较大、种类繁多,就按照品类、总量进行简单化登记;资产领用时只登记领用部门而没有明确的领用人、部门负责人;或者一些容易忽视的资产,由于没有定期进行盘点,一旦损坏或丢失,却因为责任人不清无法进行合理的追责等情况。三是缺乏完善的处置流程。固定资产的处置最主要的是转移、报废等情况,但部分行政事业单位缺少完善的处置流程,在盘点时出现很大的差异,比如一些通用性强的固定资产在使用中的调拨,只是口头协调而没有及时办理资产调拨、交接记录,从而给日后盘点工作但来很大的困难。另外,部分资产已达到报废标准但未及时进行报废流程,再者损坏的资产未报损等情况,都导致账面与实际资产情况不符,账面价值高于实际价值,导致固定资产无法有效进行利用。

(三)缺乏合理的管控措施一是内部控制评价不细化。我国新规范要求行政事业单位建立内部控制手册,通过手册进行内部控制的评价,但部分单位针对手册的制定,只是按照指导意见进行大致的编写,仅有粗犷的框架体系,没有结合单位自身实际情况进行细化,这就造成内部控制手册形同虚设,不能作为评价结果的支撑基础。而且因为仅是框架性内容,也无法实现管控的精细化,更多是方向性的政策,没有具体的管控措施,在固定资产管控过程中无据可依,无法形成有效的制度来起到约束作用。二是缺乏严格的审计。部分行政事业单位并没有建立独立的审计部门,而是由财务部门部分人员兼任,或者是内部审计人员数量较少,而针对行政事业单位内部审计人员的工作重点多是财务收支审计、经济责任审计、工程审价等方面,开展固定资产审计的广度和深度不够,不能真正对固定资产提出针对性的审计意见,使固定资产审计缺乏针对性和有效性,造成固定资产内部控制较差。

三、完善行政事业单位固定资产管理内部控制的措施

(一)完善内部控制环境一是建立资产管理部门。行政事业单位要建立独立的资产管理部门,对固定资产从购置到报废进行全过程整体性把控,确保国有资源的合理利用,提升固定资产的效能。资产管理部门需要对资产进行划分,对固定资产的归属、使用等情况明确责任部门,部门再落实到个人,并明确相关的奖惩措施,对非客观因素造成的固定资产损失进行追责。资产管理部门人员需要定期进行培训,提升固定资产管理的意识,强化专业度,提高固定资产的管理能力和管理水平。二是强化领导层对固定资产管理的重视度。加强对行政事业单位国有资产管理重要性的宣传,增强责任意识,真正提升固定资产的内部控制氛围,以点带面、以身作则,在日常工作中做出表率及监督作用,从而加强行政事业单位固定资产管理的顶层设计,形成管理工作的闭环,发挥实际作用。

(二)优化内部控制流程一是提升预算的合理性,在编制预算时既要结合部门需求,又要遵从勤俭节约原则,将部门内部存量固定资产进行盘点后,摸清存量、存续状态,并从当下需求优先性、长远发展战略性等多个维度考量是否需要对固定资产进行采购。在各部门上报预算后,资产管理部门与财务部门需要对各部门固定资产进行摸排,将部门之间的固定资产进行调配,盘活存量资产,减少不必要的固定资产购置预算,对于专业型强、技术含量高的大型仪器设备购置应聘请行业专家对购置必要性、预期使用效率及可产生的效益等方面进行论证,有效提升国有资产的使用绩效。二是完善整体管理流程。行政事业单位须根据批复的预算进行资产的采购,减少和杜绝无预算的随机采购行为。采购的固定资产需要有资产管理部门、使用部门、财务部门三方进行验收,验收合格后进库,进库过程中利用信息化系统将所有资产明细统一录入,做到账实相符。固定资产领用环节需明确领用人并进行领用登记,使固定资产管理落实到具体的部门和个人。加强固定资产的盘点,定期盘点制度化,并进行不定期抽查。在盘点抽查过程中发现的固定资产损坏或丢失要进行说明,非客观因素造成的损失要进行追责,部门或个人进行赔偿,使整体管理流程形成闭环。三是优化处置流程。固定资产转移需要上报资产管理部门,进行签批后方可进行资产移交,移交单上传至信息化系统,更改资产所属部门或个人。固定资产报废需要进行资产残值审核,对于有残值的需要评估后进行处置,残值收入应全额上缴国库,报废的固定资产同步在资产管理系统中进行核销,确保固定资产处置流程规范化。

(三)完善管控措施一是细化内部控制评价。根据财政部的相关要求,结合当下实际情况,进行内控手册的细化,相关评价指标进行内部讨论,并结合各部门不同意见,纳入单位决策程序,通过后将内控评价作为绩效考核的一部分,与绩效发放、干部考核等相结合,使固定资产内部控制评价能够得到正向反馈,实际效能得到有效提升。二是注重固定资产审计。行政事业单位要建立独立的审计部门,确保审计具有独立性,能独立客观地开展工作。审计人员须具备专业性,熟悉国家政策法规,掌握本单位固定资产管理实际情况,经常深入固定资产管理业务一线了解情况、查找风险点。有效的审计能够及时发现固定资产内部控制管理过程中的风险和问题,为持续优化和提升管理水平提供重要依据。

四、结语

综上所述,建立和完善“全方位、全过程、全覆盖”的内部控制措施,能够提升行政事业单位固定资产管理水平,节约公共财政资源,提升资产使用效率和效益,为行政事业单位更好地履行公共事业责任提供保障。

参考文献:

[1]王洪燕.浅析事业单位固定资产管理[J].行政事业资产与财务,2018,(17):12-13.

[2]宋丽.事业单位固定资产管理改革的思考[J].中国集体经济,2018,(18):60-61.

[3]柴伟.内部控制视角下事业单位固定资产管理的探讨[J].当代会计,2015,(02):43-45.

作者:王璐 单位:上海中医药大学

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作者: 论文库

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