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人才流动下的三甲医院人事档案管理

人才流动下的三甲医院人事档案管理摘要: 摘要:医疗人才流动有利于医务人员自我价值的实现以及医疗卫生事业的整体发展,但医疗人才流动数量多、频率高,给三甲医院的人事档案管理带来了人档分离、转递不规范、档案材料不完整等问题。三甲医院一方面要适应人…

摘要:医疗人才流动有利于医务人员自我价值的实现以及医疗卫生事业的整体发展,但医疗人才流动数量多、频率高,给三甲医院的人事档案管理带来了人档分离、转递不规范、档案材料不完整等问题。三甲医院一方面要适应人才流动趋势,另一方面要加强人事档案管理,提高认识,规范建档,依法管档,丰富完善档案材料,借助信息化技术推进档案动态管理,使档案管理工作更加科学、高效和规范。

关键词:人才流动;人事档案;三甲医院

医院是人才集中型、知识密集型的单位,人才是医院进行医疗技术创新和发展进步的力量源泉,是医院在激烈的竞争中立于不败之地的重要战略资源。随着公立医院改革的热潮掀和人事制度的不断深化改革,人才流动政策逐步完善,三甲医院越来越重视人才工作,以人才强院为理念,加大人才引进力度,打造素质优良、结构优化、精干高效的人才队伍。各大三甲医院纷纷出台新办法、制订优惠政策来吸引稀缺人才和高层次人才,“抢人大战”愈演愈烈,人才流动越来越频繁,给人事档案管理带来的问题日益突出。

一、人才流动给三甲医院人事档案管理带来的问题

(一)“人档分离”现象频发。第一种情况是“有人无档”,指的是三甲医院在办理新人员的接收报到和入职手续时,并没有把档案的接收和审核作为办理入职手续的必备环节。这造成了一些员工入职多年后,档案仍存在原工作单位或原工作地的人才交流服务中心。有些员工工作多年甚至不清楚档案是存放在本地人才交流中心还是在生源地,需要利用原始档案查阅相关材料或者出据相关证明时才想到把档案转回单位管理。第二种情况是“有档无人”。原因之一是流失人才的原单位舍不得人才的离去,尤其是高级专业技术人才培养不易,有些三甲医院面临精心培养多年的高层次人才流失,会采取扣留档案的办法暂时留住人才。原因之二是离职人员未及时把档案转递到新单位,办理离职手续进入新单位后便全身心投入工作,不重视档案转移,导致医院已没有这名员工却还存放着人事档案。这种种人才流动后的“人档分离”现象都会使三甲医院的人事管理与档案管理脱节,大大影响了档案管理工作。

(二)档案转递不规范。三甲医院规模庞大,人才流动频繁,人事档案也随着人员的流动在各医疗单位间或人才交流服务中心间流转,但是部分档案管理部门缺乏专业的档案管理人员,档案管理理念和专业知识不足,责任心不强,加上各单位间沟通机制空缺,监管不到位,容易造成档案流转时交接不到位或者材料丢失的情况。在办理档案转递手续时,有些医院未按规定填写人事档案转递通知单,没有认真做好转递时间和地点的记录,甚至忘记登记,导致人事档案去向无从查找。在整理待转递的档案时,有些医院档案管理人员未仔细清点材料,整理好目录,连同回执一并放入档案转递,导致档案材料缺失时也不清楚在哪个环节出错,责任不清。档案具有原始性特点,包含的学生时代的学籍材料、家庭身份证明、经历记载等重要材料,一旦遗失很难补办甚至无法补办,部分得以补办的材料也丧失了档案原始性和准确性。一些档案材料的遗失,导致个人信息失去凭证,无法得到证明,对于员工本人及其未来发展产生消极影响。

(三)档案内容完整度欠缺。三甲医院医疗任务繁重,业务繁忙,医务人员平时全身心投入到临床工作中,关注医疗质量和业务水平的提高,注重职称晋升、科研开发及教学能力的提升,不注重收集自身在临床医疗、科研教学、学历职称晋升晋级、培训进修过程中形成的具有一定保存价值的纸质材料。医务人员普遍缺乏档案管理意识,没有真正认识到档案的重要作用,因此没有做到及时或者定期向医院人事档案管理部门移交和更新纸质档案材料入档,导致其个人人事档案材料的不完整。

(四)档案管理信息化程度低。三甲医院医务人员队伍大,档案归档材料种类多,数量庞大,查阅和使用频率高。由于多数三甲医院的人事档案管理还停留在传统的纸质管理、手工装订阶段,档案信息化程度不高。在档案管理工作过程中,由于领导重视程度不足、经费投入不够、档案管理人员专业化程度不高、信息安全维护把握不足等方面因素的限制,三甲医院人事档案信息化的建设还有待加强,档案利用和服务功能还有待提高。当医院发生人才流动,离职人员的人事档案转递出去后,单位只有简单花名册上能查询到该人员的简易信息,其他方面内容和信息毫无留存,不利于原单位的离职人员信息管理。

二、完善三甲医院人事档案管理的对策

(一)加强宣传,提高认识。医院应加大各方面的档案普法宣传,普及档案知识,发挥好党支部和党员在“为党管档、为国守史、为民服务”中的先锋模范作用,以身作则投入到档案宣传和保护工作中。医院组织开展多形式、多样化的宣传普及活动,如邀请上级档案部门的专家来进行专题讲座、利用宣传栏、宣传手册、医院网站、公众号、微信群等多种形式宣传《档案法》《保密法》《干部人事档案工作条例》一系列档案法律法规。通过普及人事档案的相关知识,强化医务人员的人事档案意识,促使医务人员改变观念,提高医务人员保护档案和移交档案的自觉性,维护人事档案的完整性和真实性。

(二)规范建档,确保真实准确。严格按照《档案法》和《干部人事档案工作条例》的相关要求,规范建立每一册人事档案。在接收新流动员工时建立好档案,严格审核档案信息,清点档案材料,全面了解员工的基本情况。对于医院内部形成的档案材料,需对档案材料形成过程中经手的各责任部门和相关人员统一标准和要求,规范管理。对于医院外部形成的档案材料,则严格把关,认真审核,以确保档案的真实性、准确性。

(三)加强归档和转递,把好“入口关”。建立严谨的档案归档和转递制度,统一标准,细化对档案的接收、保管、转递等管理环节的工作要求。对三甲医院的档案管理人员进行专业化、规范化、制度化培训,提高业务水平和责任意识。严格要求档案管理人员对每一份收集的归档资料进行认真鉴别再归档,把好“入口关”,保证材料的真实性。对于流动人员的人事档案转递,档案管理人员要严格按照相关流程、规定操作,做好人事档案的材料清点、装订、密封和机要转递,严禁流动人员自带档案,拒收不按照相关程序转递以及拆封过的人事档案。完善转递交接手续,严格做好接收和转出登记,明确记录具体转递时间、地点和经手人。

(四)丰富档案内容,实行动态管理。医院人事档案管理人员应紧密联系相关部门及个人,加强医务人员档案材料的收集归档、鉴定与保管等工作,不断充实人事档案内容, 提升人事档案的使用价值, 以达到“与时俱进”的时代要求。人事档案除了个人简历材料之外,还要注意收集医务人员在职称职务评定、岗位聘任、考核、奖惩、学历深造、专业进修学习培训、学科专业研究的重要论文著作、科研项目、发明专利及参加国内外重要学术活动等证明材料。这样人事档案才能全面反映每个医务人员在工作中承担的专业技术岗位、工作类别、难度等级情况,体现医务人员履职程度及绩效考核情况,反映最新的学科发展、科研发明成果、业务创新等方面的业绩情况,以便人事档案更加全面直观地反映员工的全貌,反映个人特点和专长,为挖掘人才、选拔优秀干部提供可靠依据。

(五)以信息化助力,构建人事档案数据库。首先,在做好传统纸质档案管理的基础上,利用现代化信息技术,构建人力资源数据库。在数字化建档立库的初始阶段,人力资源管理部门就要注意收集电子档案,把人事档案中一些常用信息录入数据库,并采取扫描或拍照等多种形式把传统的纸质档案进行数字化转换,充分利用现代信息储存和信息传播技术建立起医疗卫生人才的人事档案信息数据库。在转换过程中,要注重格式、大小、分辨率的规范统一。注意信息整合和有序分类,完善数据库的人事档案分类、编目、统计、检索查询、分析利用等功能,以达到缩短查询、利用和服务时间的目的,提升医院人事档案管理信息化水平,提高人事档案管理人员的工作效率,为医院决策提供及时、准确、全面的参考依据。其次,成立信息技术、网络安全等部门协同办公的工作组,围绕人事档案信息建设和维护遇到的管理权限分配、信息开放程度、信息安全保护等各种问题深入研究。做好保密安全措施,防止出现由于技术方面原因所引起的安全问题,杜绝信息泄露或丢失。

[参考文献]

[1]吕鹏娟.高层次人才流动背景下高校人事档案管理中的常见问题及对策[J].档案管理,2019(05).

[2]赖培秀.人才流动背景下医院人事档案管理的现状与对策[J].办公室业务,2017(01).

作者:苏蔚迎 单位:广西玉林市第一人民医院

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作者: 论文库

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