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新形势的高校档案管理工作创新实现

新形势的高校档案管理工作创新实现摘要: 摘要:在新形势背景下,档案管理工作和其他工作一样,都得积极进行创新,只有这样才能使档案事业更好满足社会发展要求,实现持续稳定的发展目标。为此,高校方面也应该清楚认识到这一点,并且结合本校具体情况合理实…

摘要:在新形势背景下,档案管理工作和其他工作一样,都得积极进行创新,只有这样才能使档案事业更好满足社会发展要求,实现持续稳定的发展目标。为此,高校方面也应该清楚认识到这一点,并且结合本校具体情况合理实施创新,发挥档案作用。基于此,本文主要针对如何在新形势下实现高校档案管理工作创新进行了详细分析,希望能够对相关人员有所帮助。

关键词:新形势下;高校档案管理工作;创新

一、引言

创新属于五大发展理念之首,对于国家的发展有着十分重要的作用。而国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要中》明确提出,在新时期背景下,档案工作应该树立良好的创新理念,并且将其当成是档案事业发展的动力源泉。面对这种新形势,高校档案管理工作迎来了很大的挑战与冲击。不过就具体情况来看,部分高校对于档案管理工作并不是很重视,从而在具体工作开展中依旧沿用传统管理模式,低效而且还存在一系列问题,严重影响到高校档案作用的发挥。就这一方面来说,加强如何在新形势下实现高校档案管理工作创新探究意义重大,具体分析如下。

二、新形势下高校档案管理工作中主要存在的问题

(一)对档案工作不是很重视高校作为科学研究、人才培养的重要基地,在新形势下,迫于自身发展压力,大都会将重心放在科研与教学工作上,对于其他方面则比较忽视,档案管理工作也不例外,存在弱化和边缘化的情况。即便国家提倡对档案工作加强重视,但是部分高校往往就是随意应付,没能做出一些实际性的操作,导致高校档案作用难以得到充分的发挥,不能为高校的发展、决策提供有力依据。

(二)档案人员综合素质不高通常情况下,作为一名合格的档案管理人员,应该有着良好的服务意识、扎实的专业知识与技能等。不过就当前的高校档案管理人员来看,能够达到以上要求的并不是很多。他们往往有着丰富的管理经验,不过却没能接受专门的教育,所以规范性不足,尤其是在新形势背景下难以有效满足日常工作开展要求。除此之外,还有一些档案管理人员职业道德素质不高,在工作中秉持着得过且过的态度,难以有效完成自己的本职工作,导致档案管理工作效率不足。

(三)档案利用服务效果不理想很多高校档案管理工作依旧停留于最基础的状态,具体就是收、管以及用,忽视了对档案信息资源的深度开发,缺乏为学校各项工作主动服务的意识。这样,便使得档案在学校发展中的作用难以得到全面性的体现,导致学校领导层对于档案工作愈发的不重视。

(四)档案网络建设不完善在信息时代背景下,很多高校档案馆都积极进行了自身网络系统的构建,并且逐渐进入到档案的网络化管理阶段,获得了显著的成绩。不过就具体情况来看,很多高校档案管理网络都存在一定的安全隐患,网络建设不是很完善。还有部分档案馆因为自己不足等相关原因,阻碍到设备设施的更换,影响到档案信息化发展与建设。

三、新形势下实现高校档案管理工作创新措施

新形势下,高校档案管理工作创新意义重大。不过就整体情况来看,高校档案管理工作的创新尚存在一些问题,所以需要采用合适的措施进行处理,在此提出几点建议:

(一)更新观念,开拓思路因为高校档案工作属于一项基础性、服务性的工作,所以难以形成直接、明显的经济效益。进而在高校各项工作中,档案工作往往承担着配角的工作,默默无闻的奉献。档案工作者是脑力、体力相结合的劳动者,在日常工作时会面对大量的档案收集整理、保管等,而要想达成理想的工作效果,需要他们具备无私奉献、积极服务等品质,并且甘为无名英雄。只有具备了这些良好的奉献理念,才能踏踏实实的干好档案工作。除此之外,在做好档案管理工作的同时,还应该注重各种关系的协调。首先就是协调好与领导间的关系,争取获得一个良好和谐的环境;其次就是协调好和公文处理部门之间的关系,从多方面着手提升公文处理统一性;最后就是协调好学校各职能部门的关系,确保归档文件完整性。档案是从学校各部门收集而来,而且从文件形成到归档需要经过一段时间和环节,每一个环节都会在一定程度上影响到档案的完整性与质量。如果各部门不配合,那档案管理工作将很难顺利开展。

(二)创新档案管理工作人员1.创新档案管理人员的意识服务是高校档案工作的本质,做好服务是档案部门努力的方向。而怎样才能达成理想的服务效果呢?需要具备强烈的创新欲望,如果一直墨守成规,根据各种条条框框组织开展工作,那在飞速发展的时代背景下,档案工作必定会失去市场与活力。针对此,高校方面应该清楚认识到这一点,督促档案工作积极创新,以超前的服务与意识获得广大档案使用者的满意。2.创新档案管理人员的精神一直以来,在人们的认知中,档案工作就是对归档文件的保管与整理,换一句话说档案管理人员其实就是一个“保管员”的角色。在这种片面的认知中,使得档案管理工作在高校中并不是很重视,甚至还有部分工作人员也受到这种思想的影响,从而在工作中态度散漫,得过且过,工作效率很不理想。在这种背景下,需要档案管理人员积极转变自身观念与思想,合理进行创新,除了做好档案“保管”工作以外,还应该积极进行档案信息的再加工,并将编研成果推向社会,使档案工作能够形成良好的经济效益,强化档案工作价值。这样,高校领导层也能看到这一点,从而逐渐重视档案管理工作,各方面资源也会朝着这方面倾斜。3.档案管理人员的业务创新在新形势下,如果只是秉持着任劳任怨的态度开展工作,显然很难适应当今社会要求,只有不断调整自身思路,积极进行创新才能在当前社会中站稳脚跟。例如在某项规定和规则推出之后,很多学校都会积极落实,不过因为是新推出的,缺乏可参考的经验,从而会出现很多的弊端与麻烦。遇见这种情况,部分学校往往会采用放弃的态度。但是如果结合本校具体情况积极进行创新改革,并在实践中不断摸索和积累、优化,那必定能够达成理想的效果,有效统一档案整理,提升档案管理效益。

(三)创新档案管理系统设置具体加强档案信息开发与利用。在新形势下,档案管理工作要想获得显著的提升,必须得做好档案信息化建设。因为社会在发展,时代也在不断进步,面对这种情况,高校档案工作管理也应该摒弃老旧那套,尽快摆脱传统落后的管理手段,紧跟时展步伐,朝着现代化的方向不断前进。高校档案资源要想更好实现信息化的管理目标,需要将档案各项管理环节与过程数字化处理,这样便能使档案资源合理配置,实现高效的开发与利用,同时还能达成高校档案资源社会共享的目标。就当前情况来看,当前高校普遍配置了计算机等一些现代化的设备,不过很多高校依旧应用单一的微机方式来管理档案目录,甚至还有部分学习就是借助此来打印卡片目录等,严重影响到计算机作用的呈现。为此,需要我们合理应用现代化信息技术,推动实体档案管理朝着电子档案管理的方向前进,使档案资源开发与利用更加的高效,为高校的发展与决策提供助力。

(四)注重档案信息保密性,加强人才培养因为网络存在开放性等特点,所以在档案信息直接上网的条件下,需要加强注重网络安全保密性,构建完善的安全保密机制。在这一过程中,需要对各种档案能否公开做出明确的规定,并且严格落实这一规定,把好源头这一关。同时,还得构建完善的保密安全应急机制,如果出现泄密的情况,应该立即做出相应的反应,将损失降到最低。除此之外,在新形势下,对于档案管理人员提出了更高和更新的要求,所以需要高校方面加强重视,对他们开展一些必要的培训,使得他们能够学习一些新理念和新技能,如计算机操作知识与技能等。而且,各个高校还应该注重掌握现代科学技术复合型档案管理人员的培养,只有这样才能更好满足档案事业发展需要,推动高校档案工作实现信息化与现代,促使高校更进一步的发展。

(五)加强现代与传统管理方式的有效结合完善的档案管理落实是高校档案信息资源数字化实现的重要基础,对于档案管理效率的提升有着十分重要的意义。所以各个高校档案馆应该加强重视自身网络管理水平的提升,采用合适的手段消除一些安全隐患,积极进行设备的更新,以便更好满足新形势下档案信息化建设的要求。除此之外,电子档案逐渐被人们所接受与利用,不过必须得注意的一点,电子档案并不是万能的,其也有着一些不足,因为电子档案在安全性与耐久性等方面还未能有效解决,所以在一定时间内还难以脱离纸质档案。针对此,需要高校方面注重现代化与传统档案管理方式的有效结合,集合两者的优势,从而有效提升档案管理质量,发挥档案的作用。

四、结语

综上所述,在新形势下,高校档案管理工作创新非常有必要,有助于将档案作用更加充分的发挥出来,为高校发展提供助力。为此,需要档案工作者积极更新传统管理观念,注重自身能力的提升。同时,还应该树立良好的服务意识,以创新为主题合理组织开展档案工作,促使档案管理更加的科学化、智能化以及现代化。

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作者:冼玉华 单位:广东白云学院

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作者: 论文库

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