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合作院校学籍档案管理问题探究

合作院校学籍档案管理问题探究摘要: 摘要:目前,高等教育合作院校学籍档案管理存在着学籍档案管理分散、合作协议书缺失、通过人事审核难度较大、管理模式落后等问题。为此应完善合作院校学籍档案管理制度、推进学籍档案数据化、实现学籍档案互通有无。…

摘要:目前,高等教育合作院校学籍档案管理存在着学籍档案管理分散、合作协议书缺失、通过人事审核难度较大、管理模式落后等问题。为此应完善合作院校学籍档案管理制度、推进学籍档案数据化、实现学籍档案互通有无。

关键词:合作院校;学籍档案;学籍档案管理;问题与对策

合作办学是高等院校的一种办学形式,它推进了不同地区之间优质教育资源的辐射、共享与增值,但同时也带来了高校档案管理一些新的问题。浙江师范大学跟金华教育学院、绍兴文理学院和浙江外国语学院等院校都有合作办学关系,但是这些合作院校毕业学生的学籍档案管理一直没有受到应有的关注。据调查了解,这种情况在其他高校的合作办学中也普遍存在。

1合作院校学籍档案管理的主要问题

学籍档案指学生从入学到毕业、就业全过程形成的具有保存价值的原始材料,包括学生的入学信息、成绩信息和毕(结)业信息等,具有原始的记录性,是学生人生中的另一张“身份证”,能够表明学生在学习阶段的基本信息情况,也是用人单位进行干部专项审核的重要参考依据。2018年,中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》,坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”,重点审核干部的学历学位、出生日期和参加工作时间等基本信息[1]。2019年,中共中央组织部颁发《进一步加强干部人事审核工作的通知》,要求扎实推进人事专项档案审核全覆盖工作。一场从中央到地方的干部人事档案审核工作在全国展开,由此高等教育合作院校毕业生的学籍档案问题也暴露出来。第一,学籍档案没有实现集中统一管理。一般学生的学籍档案在自己毕业院校都能找到,而合作院校毕业的学生学籍档案存在分散在两个合作院校的情况。如,与浙江师范大学合作办学的绍兴文理学院,1978年至1979年合作办学的这批学生所有学籍档案都在绍兴文理学院,但1994年至1997年入学学生的学籍档案,录取名册和成绩等材料在绍兴文理学院,而毕业名册和学位名册则保存在浙江师范大学。再如,与浙江师范大学合作办学的金华教育学院,1985年至1987年录取学生的录取名册和成绩等学籍材料在金华教育学院,但毕业名册保存在浙江师范大学,学籍档案分散在两处,这给补办档案造成了麻烦。还有,与浙江师范大学合作的各分校,相关的学籍档案都有不同程度的遗失、资料不全等情况,主要是学籍档案没有进行统一的规范管理。第二,合作协议书缺失。绍兴文理学院最早创办于1909年,目前能查到的与浙江师范大学最早的合作协议是1996年12月30日,由两个合作院校签订,浙江师范大学同意绍兴文理学院的要求,在绍兴文理学院设立浙江师范大学进修部,主要为绍兴市中学教师“专升本”函授教育(限汉语言文学、英语教育两个专业)。但是,目前来查阅学籍档案的最早的年份是1978年入学数学系专业的学生,在绍兴文理学院档案馆也找到了该生的学籍档案,在录取名册标题上也明确写着“浙江师范学院绍兴分校1978年录取新生名册”。金华教育学院最早创办于1962年。目前能查到的最早的合作协议是1985年3月23日,由浙江师范大学、金华教育学院和金华地区教育局签订的“关于金华教育学院面向社会招生的协议”,举办三年制英语、生化大专班(共80名),办班地点设在金华教育学院。究竟在1985年前,金华教育学院是否与浙江师范大学有合作办学,不得而知。因合作协议缺失,无法考证两校合作招生的具体年限,只能从现有的录取名册当中找到有“浙师院”“浙江师范学院”字样的材料,才能确定当年有合作招生。第三,合作院校学籍档案很难通过人事审核。学籍档案的审核,主要是对干部入学、成绩和毕业三方面的信息是否真实、完整和准确进行核验。普通院校毕业的学生,他们毕业证书上的盖章的学校名称与他们在读学校一致,所以他们学籍档案只要在本校查到所要求的入学、成绩和毕业三方面的材料即可。而合作院校的学生,他们在读的学校与毕业证书上盖章的学校是不一致的。如,绍兴文理学院和浙江师范大学合作办学期间1997年至2001年毕业的学生,他们学习是在绍兴文理学院,但毕业证书上盖的章却是浙江师范大学的。所以,这批学生就是补全了所要求的学籍档案,但如果档案资料上盖的是绍兴文理学院档案馆的章,又没有当年两校的合作协议,是无法通过干部人事审核的。这些学籍档案只有盖浙江师范大学档案馆的章,审核才能通过。而目前,这些学籍档案基本在分校一方,或分散两校。因此合作院校毕业的学生要补全学籍档案、通过人事审核,困难重重。第四,学籍档案管理模式落后。从与浙江师范大学合作的院校情况来看,目前学籍档案管理多为管理传统的纸质档案,造成的结果是,工作人员找到需要的案卷,从库房调出,然后手工翻阅查找,复印所需材料,最后案卷放回库房,劳力费神。学籍档案利用频率较高,纸质档案容易磨损。高校的新生录取名册,通常由各省教育考试院或招生委员会用无碳压感纸打印出来,且不是第一联,加盖公章章后,移交给高校。按正常使用频率,前面几页会因磨损造成字迹不清甚至字迹消失。针对这些情况,也有学校启动了档案数字化工作。如,绍兴文理学院档案馆已经从目录层次的数字化逐渐转为内容层次的数字化,比起纸质档案的利用方便很多。在系统中输入关键词,快速完成检索工作,直接打印所需资料,加盖公章即可。在实践中,由于学籍档案中的高考录取名册、学位名册和毕业名册通常不是以学生个人为单位立卷存档的,而是以学生录取年份、毕业年度按班来整理成册存档的。这些档案基本上同一届学生名单在一起,少则几十页、多则几百页,查找个人信息时极为不便;而且找到后,打印出来的数字录取名册需要做好隐私数据的处理,往往一页上有几十位校友的信息,需要遮掉其他人信息再进行复印,才能给利用者,这样费时费力。

2加强合作院校学籍档案管理的若干对策

2.1 要完善学籍档案管理制度,确保档案的完整性

合作院校学籍档案的产生一般都在分校,如与浙江师范大学合作的金华教育学院和绍兴文理学院等,学生学习过程都在金华教育学院和绍兴文理学院,学生登记表、录取名册和成绩等的档案也都产生在分校。各分校要根据自己学校的情况,完善和规范学籍档案管理制度,以学校档案馆为基础,以教务处、学生处等部门为支点,明确档案馆的催交和核对的责任,明确教务处、学生处等部门按时归档以及归档规范和完整的责任。明确档案归档、交接等管理操作的具体流程,规范工作人员的档案归档工作行为,做到有章可循。建立奖惩制度,提高学籍档案归档的效率。建立完善的监督管理机制,定期进行抽查,保证相关人员能够认真履行本职工作。合作院校的学籍档案中,毕业名册和学位名册有时是存在本校的,本校也同样要制定相关归档制度,确保档案的规范和完整。合作院校双方的领导和校办主任也要重视协议的归档工作,协议签好后要妥善保管,并及时移交部门档案工作人员,再由管理部门档案工作人员及时移交学校档案馆工作人员。

2.2 要推进学籍档案数据化,建立学籍档案专题库

目前,浙江师范大学档案馆已经将常用的学籍档案进行了数据化处理。首先,要对来自各部门的学籍档案数据进行整理,转化为统一格式,因为交上来的各部门数据的格式、标准等往往不统一。然后,要对纸质的学籍档案进行扫描,对图片进行处理。针对录取名册存在“多人一表”的问题,对条目中本人所需查询信息之外的他人信息内容要进行模糊遮盖技术处理,以保护同一页上其他校友的信息不被泄露。最后,是数字化图片与专题数据库目录进行挂接,挂接时要确保“一人一条”,并采用相关校对程序审核对应挂接的正确性,确保一一对应。浙江师范大学档案馆现已按照内容形成了一人一目录及对应图片的专题数据库,包括录取名册、学生成绩和毕业鉴定表等,数据总量已达758000余条,做到所有校友每人一条数据管理,一键式快速检索。学籍档案的数据化和学籍档案数据库的建立,大大提升了查档效率。各合作院校应根据自身实际情况,建立学籍档案数据库,以方便学籍档案资源的检索和利用。此外,要做好学籍档案数据库的存储安全、密级保护等制度建设。要健全学籍档案专题数据库的审核制度,规范其服务范围和流程,构建专题数据库开放评价及追责机制等[2]。

2.3 要推进合作院校学籍档案互通有无,实现馆际互备

随着信息化技术的发展,合作院校可以选择数字档案远程异地容灾备份系统,对学籍档案进行互存,但这种模式成本高、难度大。笔者更倾向于移动硬盘和光盘存储。移动硬盘具有存储量大、读取速度快等特点,是备份电子文件与数字化档案信息的重要载体;光盘也具有存储容量大、可靠性高、存储的信息不被轻易改变、存取速度快、保存管理方便、价格低廉等特点,能满足确保档案信息备份的需要。但是光盘也有使用寿命短的缺点。所以在目前的技术条件下,要想最大限度地保证异地备份数据的安全,最好能保存尽可能多的数据备份,实现多种备份介质并用。如,可以将备份数据在服务器或工作机上复制一份,移动硬盘上保存一份,再用光盘刻录一份保存,避免因存储介质出现问题后导致数据丢失。合作院校双方可以通过协商购买同样容量的移动存储设备,将本馆学籍档案数据库完全备份下载到移动硬盘上,定期互寄或人工传递,也可以根据约定刻录成光盘保存,再将保存有最新备份数据的移动硬盘互相寄回[3]。

参考文献:

[1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[Z].2018-11-28.

[2]成慧瑛.加强高校学籍专题档案移动平台建设分析[J].浙江档案,2020(4):64.

[3]杨朝钦.高校档案数据最低备份策略探讨[J].档案管理,2012(2):95-96.

作者:黄宝春 单位:浙江师范大学档案馆

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作者: 论文库

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