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学历学位认证和高校学籍档案管理探究

学历学位认证和高校学籍档案管理探究摘要: 摘要:学籍档案管理属于高校档案管理工作中的核心内容,学位学历认证是对高校毕业生自身合法权益进行维护的重要手段,同时也是对虚假文凭进行打击的有力方法。本文从学历学位认证重要性、推进高校学籍档案管理的意义…

摘要:学籍档案管理属于高校档案管理工作中的核心内容,学位学历认证是对高校毕业生自身合法权益进行维护的重要手段,同时也是对虚假文凭进行打击的有力方法。本文从学历学位认证重要性、推进高校学籍档案管理的意义、以及开发和利用方法几个方面展开探讨,旨在指导相关工作的开展。

关键词:高校;学籍档案管理;开发利用;学历学位认证

近几年,我国获得高学历以及高学位的人才不断增加,其中包含出国深造、升学,或者职称评定,这些都离不开学历证明的必经过程,因此学历学位认证重要性也日趋突出。

一、学历学位认证

(一)学历学位认证的内容

学历学位认证是针对我国国内颁发的博士、硕士和学士毕业证书以及学位证书、学生课程学习的成绩单,对于还没有毕业的大学本科生、硕士研究生以及博士研究生颁发课程学习的成绩表,并且对同等学历申请全国统一考试的合格证书的有效性以及真实性进行认证。而所说的认证就是通过可靠的第三方机构证实需要鉴定的产品或者服务是符合相应的标准或者规范性文件的活动。学历学位的认证并不是学生自己或者用人单位的行为,而是属于两者以外的第三方机构的行为。

(二)学历学位认证服务的第三方机构及其相关工作流程

负责学历学位认证的机构是需要官方授权的专门机构来担当。目前,我国负责学历学位认证服务的官方授权机构主要为两个,第一个是由国务院学位委员会和教育部授权的教育部学位和研究生教育发展中心认证处,第二个是由教育部授权的全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心以及高等教育学历认证代理机构。教育部学位和研究生教育发展中心认证处是负责国内和国外的中国学位证书以及其他教育背景设计的材料认证工作,而后者则负责高等教育的学历认证以及电子注册的网上查询工作等。学信网(全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心信息平台)是当前教育部门唯一指定的学历查询网站,它能够查询1991年以后的学历信息,以及2002年以来不包含自考的各类高等教育的学籍数据。学信网的使用需要学生或者用人单位注册账号,之后可以利用账号登录学信网进行学历的查询,可以对学生的学历以及学籍信息进行查阅,并在线出具验证报告。学历学位认证第三方机构还包含提供学历学位认证服务的中介公司。中介公司大多数是为企业服务,当受到企业委托并且受到学生本人的书面同意书以后,向相关的学校或者研究生的培养单位相关部门进行核实,核实的内容主要包含公司拟聘用或者已就职人员的学历学位证书相关的背景信息。通常中介公司在得到学生本人合作和用人单位提交的相关学历学位认证资料后,会将这些资料以传真或者是邮寄的方式转交到学校或者研究生培养单位的相关部门进行审核鉴定,最终得出结果后再利用电话或者传真的方式将回执给到中介公司。此外,学校或者研究生的培养单位相关部门也可以进行学历学位认证服务。相关部门指的是各学院、教务处、研究院、档案室或者学工处。由学生自己或者委托别人到学校或者研究生的培养单位相关部门打印相关的学籍信息资料,并加盖公章,因此来证明学历学位资料的证实有效性。一些用人单位也可以直接向学校或者研究生的培养单位相关部门进行信息咨询。

二、学历学位认证顺利实施的必要前提是保证

学籍档案的真实性与完整性为保障学历学位认证相关事务有效开展,在管理时,需确保各项步骤可正常运转,并具有完整性和真实性。首先,需科学、规范制定档案归档的具体范围,只有科学的归档才能确保学籍相关档案材料是完完整整的收集齐全。对学生而言,自本人刚入学直至学成毕业,在整个学习过程中会留下很多相关的学籍材料。高校对这些学籍材料的管理,必须要进行一次科学的分类和归档,确保档案的规范化管理,从而确保学生拥有的学籍材料具有完整性和真实性。通常来说,对于学籍材料,其内容相对多元,如入学登记表、历年考试成绩、在校期间奖惩材料、学籍信息变更材料,以及学成后发放的毕业证等。因此学生的学籍材料相对较为复杂,也迫切需要更全面和细致的对学籍档案材料进行管理。其次,科学有效开展针对学籍档案的管理工作。对于学生所具有的独特学籍档案而言,具周期性、复杂性以及系统特征。并且拥有明显的原始凭证,这些信息都是重要的“数据源”,是学籍学历信息汇总时,较为重要且是唯一的来源,这些其他材料和方法都不能予以替代。基于学籍的不可替代性,为了能够确保学历学位认证具有较高的精准性,就必须要加强针对高校所属的学籍档案管理制定相对规范且标准的流程。例如,在高校新生入学时,必须要按照录取名册严格进行审核,确保学生的入学资格,在校学生在填写学籍材料的时候,教师需要进行专项培训,确保材料的内容规范并完全。

三、学历学位认证促使整体要求提升

对于学历学位认证来讲,其显著提升了对高校学籍档案管理的要求。第一,在日常工作中,学位认证最大程度提升了对高校档案管理部门工作的要求。所谓学籍档案管理,属自身周期较长的一个过程,因此,学籍档案的收集具有一定的难度,但是又必须确保学籍档案的资料是准确的、完整的,这是学历学位认证的前提。高校必须对档案管理部门提出要求,确保一套有效的严密规范的资料归档和收集的管理制度,并对学籍档案的所属归档范围及内容有相应要求。另外,由于归档资料过于分散,需要针对档案开展管理的部门加强同其它职能部门的协调工作,尽量避免由于学籍材料过于复杂,并且分散、凌乱,从而影响到学籍归档的完整性、准确性。此外,随着现代科学信息技术的普及,网络化办公及设备为档案管理部门带来了极大的支持和便利,应该进一步加大对先进管理设备及管理软件的引进和购买力度,也可以加大人力进行自主研发。学历学位认证是一项非常重要且较严肃的工作,故需管理人员树立高度的责任意识,保持认真的工作态度。由于学校内所收纳的学生群体非常大,学籍资料也表现为复杂的情况,比如还会出现重名的、出生日期书写错误的、同音字写错等,这些问题的发生也是常有之事,所以需要档案管理人员认真校对、甄别内容,以免发生诸如此类的问题。另外,作为档案管理人员,首先需要了解和掌握国家教育法律法规的相关政策,以及最新教育政策;其次是要深度了解学校在进行档案管理时的具体流程,细化规章制度,确保能够严格、完整、及时地将学生的学籍信息收集并加以归档,有效建立真实反映学生成长历程的档案资料库。同时,档案管理员要能够熟练地运用信息化技术,比如计算机、扫描仪等电子设备,对各项信息处理软件系统熟练运用,促使信息技术能力显著增强。

四、重视开展档案资源的有效开发及利用工作

通常情况下,企业在招聘过程中,可以在学信网、中国高等教育网或是学生信息网内,对毕业生资料进行查询,并做好学历认证的工作。但部分高校毕业生在上述网站中,无法对学历信息进行查询,因此学籍档案查询对于学历学位认证工作是不可或缺的。基于这一点,高校通过加强对学籍档案的管理工作,可提高对社会的服务水平。伴随着越来越发达的信息化技术的影响,现阶段,计算机技术与网络技术大力推广运用,方便了高校相关学籍档案管理工作的开展,让学籍管理工作有了更多的可能,逐步改变了传统模式的保管方式,加强了对档案资源的开发及利用。重视学籍档案管理,建设专业的管理团队。因学籍档案有较为繁多的种类,具工作量大、范围广等诸多特点,可设专门人员加以管理。但现阶段,档案管理人员除存在老龄化问题外,且呈现“退多进少”的情况,档案管理者通常身兼数职,较难在学籍档案管理工作中投入,在这种情况下,易造成工作不细致的情况。此外,学校对档案馆工作进行分配时,真正相关专业的人才较少。而随着社会的进步,档案事业也取得了迅猛发展,成绩翻译、档案管理等软件在各个档案室广泛运用,对具较高业务管理水平、计算机操作能力、较高外语水平的学籍档案管理人员进行培养,是新形式下的必然要求。做为学籍档案管理者,也需提高自身的学习能力,主动进行深入研究,不断提升管理水平,树立新的管理思想,掌握新管理理念,并对新方法、新途径进行探索,最大程度满足信息化时代的要求,进一步增强沟通协调、组织指挥、计划决策能力。另外,对于兼职档案管理员,也需要加强管理,设奖惩机制,以增强兼职管理人员的正确管理意识。综上所述,对于学历学位认证工作和学籍档案管理工作而言,具相辅相成、互相促进关系,是高校学生档案管理的重要内容。学籍档案管理的完整性和真实性是学历学位认证的必要前提,学历学位认证的工作实施也对学籍档案管理提出了新的要求。在日常管理实践中,档案管理人员必须提升对学籍信息收集的严格性,保证原始凭证的来源真实可靠,并且加强对档案资源的利用和开发,不断提升学籍档案管理的有效性,从而确保学历学位认证工作能够顺利实施。

[参考文献]

[1]涂爱爱.浅谈学历学位认证和高校学籍档案管理[J].人力资源,2019(08).

[2]魏振毅.高校学籍学历学位数字档案的共享路径[J].档案天地,2019(03).

作者:武韶佳 单位:长治医学院

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作者: 论文库

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