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高校学籍档案利用价值影响因素探析

高校学籍档案利用价值影响因素探析摘要: 摘要:本文探讨了高职院校学籍档案具有内容多样性、形成周期性、资料真实性和利用频繁性等特点,并且学籍档案在就业、校园文化宣传中发挥着凭证、参考、激励及服务价值作用。此外,还提出了影响高职院校学籍档案利用…

摘要:本文探讨了高职院校学籍档案具有内容多样性、形成周期性、资料真实性和利用频繁性等特点,并且学籍档案在就业、校园文化宣传中发挥着凭证、参考、激励及服务价值作用。此外,还提出了影响高职院校学籍档案利用价值的影响因素,即完整度、真实度和安全度,并针对高职院校学籍档案的这些特点,提出了做好高职院校学籍档案管理的对策措施,对提升高职院校学籍档案工作具有积极的参考意义。

关键词:学籍档案;档案利用价值;高职院校

概述

据统计,截至2020年末,我国专科层次职业教育在校生达到1480万人。高职院校是我国教育的重要组成部分,肩负着为经济社会建设与发展培养技能型、应用型人才的使命。2019年以来,党中央、国务院高度重视职业教育工作,鼓励高职院校大力培养具有“工匠精神”的应用型技能人才。高职院校学籍档案是指高职院校学生通过考试,达到指定学校录取条件并被录取的过程记载,以及学生入校后德、智、体、美、劳全方面真实的情况。高职院校学籍档案在就业、校园文化宣传中发挥着凭证、情报、教育及服务的价值作用。

1高职院校学籍档案特点

1.1内容多样性

高职院校学籍档案包括学生的个人基本信息、在校期间的学业完成情况、在校期间获得荣誉,还包括后期社会实践等重要资料[1]。具体来说,包括高职院校学生报名注册登记表、个人基本情况、注册学习专业、学习课程,以及考试成绩表、学籍异动情况登记表,就业协议书,等等,内容十分丰富、多样,成为全面评价高职院校学生的重要来源。

1.2形成周期性

高职院校分为三年制、五年制,学生的学籍档案根据其学制年份的差异,在内容形成上表现出明显的周期性特点[2]。这就要求档案工作者立足高职院校招生、培养的特点和实际,做好周期性学籍档案资料的收集、分类、管理和归档,增强高职院校学生档案管理的科学性。

1.3管理动态性

高职院校学籍档案是一个不断累积的动态发展过程。相应的资料都应做到随时收集、随时记载,确保学籍档案中的重要资料内容的完整性,准确反映高职院校学生的全面情况。

1.4资料真实性

高职院校学籍档案所记载的主要是反映学生基本情况,以及奖励和惩处等情况的原始资料,这些原始资料常需要教务处、学工处等履行相关审批手续,如“优秀学生”资料审批,需要教务处学工对高职各个系(部)上报学生表现进行鉴定,并经审核后才能给予认定。因此,学籍档案资料真实、可靠。1.5利用频繁性据统计,学籍档案是高职院校各种档案利用中最为频繁的一类档案资料,约占利用人次的85%以上。高职院校学生毕业后就业,以及升学深造等,都需要频繁应用到学籍档案资料。

2高职院校学籍档案价值

2.1凭证价值

凭证价值是档案的一项最基本价值,也是学籍档案形成及特点所决定。高职院校学籍档案记录了学生从入学至毕业期间的学习历程,客观真实地反映了学生德智体美劳等综合素能[3]。高职院校学生毕业后或就业,或深造,或参军等,此时,学籍档案将发挥法律凭证作用,证明学生的学历、经历和能力。

2.2参考价值

学籍档案真实记录了高职院校学生在学校期间学习,以及社会实践活动的原始记录,通过学籍档案资料的信息统计分析,能够及时掌握专业就业情况、专业求学情况,根据学籍档案信息的分析统计,分析高职专业的社会需求,从而为高职院校在专业的设置、修订、完善,以及专业教学内容的改革等方面提供重要参考价值。

2.3激励价值

高职院校学生毕业后采取的是自主择业,以及企业择优录取的双向选择,学籍档案真实记录了高职院校学生在校期间德智体美劳等情况信息,以及获得荣誉和成果。学籍档案中的这些重要信息,激励在校学生刻苦学习、积极向上,具有教育、激励和引导价值。

2.4服务价值

高职院校的学籍档案服务价值功能十分明显。一方面,为高职院校的学科建设和改革提供参考,另一方面,也为广大用人单位在选人用人等方面提供服务,帮助用人单位更加全面、准确地做好人员选聘工作。此外,学籍档案还能够为学生毕业深造提供辅助服务,根据要求提供高职院校学生的学籍卡、成绩单等相关资料。

3影响高职院校学籍档案价值因素

3.1档案完整度

高职院校学籍档案能否发挥其应有的价值和功能,其中,很重要的一项影响因素,便是高职院校学籍档案资料收集、整理、归档的完整度。完整度是评价高职院校学籍档案的一个重要指标[4]。如果学籍档案资料收集不完整,有缺项,或者有遗漏,尤其是重要学籍档案资料有缺失,将会给后期的档案利用带来不利影响,出现查询不到所需档案资料的窘况。

3.2内容真实度

虽然学籍档案真实性较高,相关的档案资料也通过校内各个系、部、处(室)的审核,但依然存在一些影响学籍档案内容真实的情形存在。一旦学籍档案资料真实性得不到有效保障,其相应的凭证、参考和服务价值势必会大打折扣。

3.3保管安全度

高职院校学籍档案保管的安全因素较高,不仅需要保证档案自身的保存安全,也要防止因后期的查询利用过程中发生缺失、篡改等。如果安全保管难以保障,相关的安全保管条件、制度等存在短板,势必会导致高职院校学籍档案后期的查询、利用的效率和效果也难以保障,甚至会出现学籍档案丢失等严重事故。

4高职院校学籍档案价值实现路径

4.1提升学籍档案管理认识

高职院校学生学籍档案事关学生、学校、用人单位等多方利益,是学生权益的重要保障,也是学校发展重要成果,更是用人单位选人用人的重要参考。因此,作为高职院校档案工作者及管理者,要在思想上高度重视学生学籍档案管理工作,树牢“四个意识”,增强“四个自信”,做到“两个维护”,把学籍档案管理工作与日常教学工作摆在同等重要位置,强化人财物保障力度。

4.2严格学籍档案管理规范

高职院校学籍档案管理有其自身特点,且档案资料繁杂、多样,又表现出突出的周期性特点。因此,要始终把规范摆在重要位置,包括规范学籍档案收集、整理的时间、责任部门,以及档案资料整理的具体标准和要求,还包括学籍档案原始表的规范填写,档案资料纸张、照片的规范等要符合国家及教育部门相关规定。

4.3完善学籍档案管理制度

高职院校学籍档案管理需要严格遵守相关的规章制度,尤其是《档案法》《普通高等学校学生管理规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规。要加强制度执行考核力度,自上而下出台高职院校学籍档案管理制度及相应的考核制度,并在高职院校官方微博微信公众号平台推送,在学校招生或就业指导中加大学籍档案管理知识手册宣传,增强执行学籍档案管理制度的行为自觉,使高职院校学籍档案管理制度化、落实制度化。

4.4强化学籍档案管理流程

针对高职院校学籍档案管理的动态性特征,要注重从学籍档案资料建立、收集、整理、归档、立卷、录入和信息化等各环节做好学籍档案全流程管理。如:新生学籍档案管理,需要在新生报到后规定时间内将采集的数据信息录入完整,签字并交教务处学籍科,毕业前领取原始档案及高职期间档案资料,组织装档并审核封档,招生就业指导处统一收取封档档案加盖公章,毕业典礼结束后交由系、科统一领取。针对学籍异动的,首先要登录学校网站或者在教务处领取学籍异动表,由学生填写并签字,之后分别由教务处、校长或分管校长签字,按要求返回各部门。

4.5注重学籍档案管理安全

在学籍档案管理过程中,要做好学籍档案安全,既要注重学籍档案管理系统平台的安全,也要注重内容信息的安全,防止被篡改等。在此基础上,要打通教务处、学工处、财务处等多方信息壁垒,实现学籍档案信息资源共享,发挥学籍档案在高职院校学生、教学和管理中的应有作用,为学生、学校和用人单位提供优质高效服务。

参考文献:

[1]汪恩萍.完善高职学籍档案管理实现学籍档案价值[J].科技资讯,2013(11):223.

[2]孙童.基于高职学籍档案“五化管理”的分析[J].智富时代,2019(2):132.

[3]王娜.互联网背景下加强高职院校学籍档案信息化管理探析[J].兰台内外,2021(4):4—6.

[4]王婧.高职院校学生学籍档案管理工作的思考[J].城建档案,2021(3):63—64.

作者:黄丽萍 单位:广西卫生职业技术学院档案室

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作者: 论文库

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