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浅谈采购管理模式实践

浅谈采购管理模式实践摘要: 关键词:地方高校;政府采购;管理模式;实践 2003年1月1日,《中华人民共和国政府采购法》生效实施,高校政府采购经过十七年的实践发展,尤其是近年政府采购法实施条例的颁布、招标投标法实施条例的修订以及财务部…

关键词:地方高校;政府采购;管理模式;实践

2003年1月1日,《中华人民共和国政府采购法》生效实施,高校政府采购经过十七年的实践发展,尤其是近年政府采购法实施条例的颁布、招标投标法实施条例的修订以及财务部74号令、87号令等配套规章的出台,已形成基本完善的法律法规及政策体系和逐步规范的地方高校政府采购管理模式。但随着社会经济的不断发展、对标“双一流”建设的要求、内涵式发展以及应用型本科建设需要,特别是巡视、巡察以及审计要求下行政事业单位内部规范建设需要,高校政府采购也面临更加规范、落实“放管服”,更好服务教学科研的诸多挑战。笔者自2007年以来,一直在某地方高校从事政府采购相关工作,以此为基础,探索地方高校政府采购实务中的问题,总结地方高校政府采购创新、有效的方式方法,以期给地方高校政府采购提供决策参考,进一步规范和完善地方高校政府采购模式和行为。

1地方高校政府采购模式概况

地方高校政府采购管理模式基本可以归纳为集中型、分散型以及半集中半分散型。集中型是指成立了统一的、集中的采购机构,负责整个高校货物、服务、工程的政府采购工作;分散型是指没有统一、集中的采购机构,而是根据业务职能划分,分别负责采购,比如一般由设备管理部门负责家具、仪器等货物采购,信息化部门负责软件、弱电相关等货物或工程采购,基建部门负责基建工程采购等;半集中半分散型,也即相对集中的采购管理模式,一般在资产管理部门或后勤部门下设采购机构,负责一般的货物、服务采购,但专业性较强的,仍由业务职能部门负责采购管理和实施。笔者通过实践以及调研发现,近年来大部分高校均向着集中型发展,总结评价较高的模式如下:遵循“管采分离”的原则,成立采购工作领导小组,作为高校政府采购工作的最高决策、管理和领导机构;成立集中采购机构,统筹全校货物、服务、工程的采购;依据业务职能设立采购工作小组,负责采购前期审批、采购中监督管理、采购后期合同管理与验收结算,具体如图1所示。图1采购工作小组,各高校可以根据业务分工设置对应的职能范围不同的形式多样的采购工作小组。

2采购工作小组管理模式的实践探索

2.1采购前期实践探索

2.1.1采购立项与需求书编制高校不乏专业技术人员,但缺少了解政府采购法律法规以及政策规定和懂得采购标的技术需要的专业人员,在采购立项和需求书编制时,往往为了预算而立项、为了经费支出而采购;能够描述采购内容的功能需求,但无法形成符合采购明确的技术规格需求;编制的采购需求书往往倾向或指向某一特定品牌型号,依据业务职能设置的采购工作小组在此可以充分发挥管理职能,组织立项专家论证、审批采购合理性、考虑资源整体配置、审核采购预算、论证采购文件合理性等。

2.1.2应对地方高校不断发展引起的多元化采购需求的形势需要笔者调研的地方高校数据统计显示,近几年采购需求第一梯队依然是物资设备采购,项目数及预算金额均占首位,在整体采购项目中占45%;第二梯队是修缮工程和服务项目,项目数每年在20~30项,在整体采购项目中占40%;第三梯队是图书教材和信息化产品及项目,每年项目数在10项上下,在整体采购项目中占10%。由此,地方高校普遍已经从传统的集中在货物采购向综合性采购发展,特别是修缮工程和服务需求逐年增加,在此情况下依据专业分工,设置不同的发挥管理功能的采购工作小组势在必行,应对新形势的前提下科学、合理地开展高校政府采购。

2.1.3按时完成当年预算的工作需要地方高校预算下达受预算管理法律法规和程序影响,一般在当年的3月底、4月初,故地方高校普遍启动采购的时间在第二季度初。笔者调研的地方高校数据显示,项目启动主要集中在第二、三季度,修缮工程受采购前期的程序影响、进口产品国际招标受专家论证及备案影响,大多到第三季度初才能启动,加之采购后续还需要审计核价、办理免税等进口手续,当年无法结算完成。所以,设置采购工作小组,提前介入、加强采购管理,特别是修缮工程和大型或进口物资设备采购项目,早启动、早采购、早实施,尽量确保当年结算;同时,采购工作小组可以合理安排项目采购实施进度,避免在人员、时间的安排上会遇到采购和实施的“堵车”。

2.2采购实施实践探索

2.2.1缩短采购实施周期、提高采购效率的需要笔者调研的地方高校采购项目的实施周期(指集中采购机构受理项目到中标或成交通知书发出的时间),平均周期为2个月、最短0.5个月、最长10个月。采购周期短主要是采购金额小,标准、规格统一,市场竞争充分,采用询价等简单方式采购;采购周期在3~4个月的主要为项目采购进口产品,受进口产品政府采购进口产品专家论证、财政部门备案以及商单一,多数需要执行2次国际招标影响;采购周期更长的,主要原因为采购文件或过程等受质疑、投诉,处理等引起的招标时间延长。采购工作小组的设置,可以加强管理、协调沟通各个环节,推进采购工作有序、有效开展。

2.2.2有利于加强采购实施的管理监督近年来,高校政府采购环节中质疑、投诉居高不下,财政部为规范相关行为相继出台了74号令、87号令和94号令,相关采购工作小组的设置,可以从采购管理角度出发,配合集中采购机构实施好资格审查等工作,可以从审定采购文件的合理性、确定采购评审人员、跟进和监督采购过程、配合处理质疑投诉等方面发挥作用。

2.3采购后期实践探索

2.3.1完善合同管理笔者调研的地方高校统计数据显示,中标或成交通知书发出后,35%的项目合同签约时间要超过30天。根据《中华人民共和国政府采购法》第46条规定:“采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。”地方高校政府采购在采购后期的合同签订环节存在很大的法律风险。设置采购工作小组,可以从合同版本的起草与确定,相关条款的洽谈、确定,在法定期限内签署政府采购合同。

2.3.2加强履约验收地方高校政府采购的需求部门,往往在合同签订完成后,特别是交货后,在履行合同甲方职责以及验收、结算等环节存在拖延甚至不管、不顾的现象,采购工作小组的设置,可以承担合同管理职能,督促需求部门按时、按合同约定履行相关义务,做好验收与结算工作。

3结论与建议

通过笔者的实践与调研,在地方高校政府采购模式中,依照“管采分离”的原则,在集中采购机构外设置采购工作小组是一个良好的创新与尝试。但实践中仍存在值得改进的地方,笔者建议。首先,采购工作小组需要加强项目前期管理,主要是前期论证以及采购需求编制和审定,从政府采购的角度出发去审定采购项目和采购需求的合理性与科学性;也可以借助招标机构的力量,充分进行采购需求的论证,以便公正、合理、合规的开展项目采购。其次,从采购实施以及采购后期合同管理的角度,建议地方高校单独设置法律事务工作小组,以应对政府采购过程中的质疑与投诉;同时加强合同签订环节的专业能力,推进政府采购合同签约效率的同时,避免和防范法律风险,应对合同履约过程中的法律事务。最后,从加强地方高校政府采购队伍建设的角度,设置集中采购机构和采购工作小组,可以在集中采购机构和采购工作小组岗位之间,依照《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)第10条的规定,实现内部控制关键岗位工作人员的轮岗管理。

参考文献

[1]中华人民共和国政府采购法[S].第五章第四十六条规定.

[2]行政事业单位内部控制规范(试行)[S].(财会﹝2012﹞21号)第十条规定.

作者:杨明晨 单位:上海海洋大学招投标办公室

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作者: 论文库

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