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形势下人才服务机构人事档案管理模式

形势下人才服务机构人事档案管理模式摘要: 摘要:随着社会经济的发展,我国人才服务机构也面临着新的发展趋势。既要满足社会发展的需求,同时也要不断地进行改革与创新,尤其是在人事档案管理方面要不断地创新和完善管理模式,这样才能使其发挥有效的作用。文…

摘要:随着社会经济的发展,我国人才服务机构也面临着新的发展趋势。既要满足社会发展的需求,同时也要不断地进行改革与创新,尤其是在人事档案管理方面要不断地创新和完善管理模式,这样才能使其发挥有效的作用。文章将对新形势下人才服务机构人事档案管理的现状及所面临的问题进行深刻的探讨与分析,在此基础上提出具体的优化策略,从而使人才服务机构人事档案管理工作更加符合新形势下的发展需求。

关键词:人才服务;档案管理;管理模式;信息化;新形势

引言

从20世纪80年代起,就业服务人事档案已经成为重要的“职业诚信记录”。对于个人而言,就业服务人事档案记载着个人的各种信息和履历,很大程度上是个人身份的说明。对于企业来说,就业服务人事档案是企业用人的重要参考,有利于企业更透彻地了解就业人员的个人信息。随着我国市场经济体制的确立,我国的人事档案管理制度也需要适应社会经济的变化,不断实现改革和创新,因此人才服务机构人事档案管理工作的服务理念和管理模式正发生巨大变化。作为流动人员人事档案管理专业机构,人才服务机构该如何适应新的发展形势,转变档案管理和服务模式值得深入探索。

1人才服务机构人事档案管理工作面临的新形势和新挑战

1.1人事档案管理制度逐步改革,力求更好地满足社会发展需求

在我国的社会发展中,尤其是推动我国人才强国的战略中,人事档案管理工作起着至关重要的作用,同时也在各项发展需求中不断演进。2014年,我国为了加强对流动人员的管理,相关部门就对此展开了有针对性的措施,对于流动人员的人事档案管理工作做出了专门部署和安排,力求使相关服务更加完善。其中对于流动人员的档案提出了更加明确的管理机制,为了方便后期的管理和服务,需要对流动人员的档案逐步实现统一化。此外,对于人事关系及相关的档案转递费以及保管费等都要求在2015年1月1日起取消,这就意味着流动人员能够在一定程度上可以免费获得各级公共就业以及相关人才服务机构提供的各项服务。由此可以看出,档案管理的公益化为全国亿万流动人员带来福利的同时,也对各级公共就业和人才服务机构擂响了改革的战鼓。

1.2人事档案规范化信息化管理是大势所趋

社会的发展离不开对人才的培养,人才队伍的培养是国家未来长久发展的保障。推动国家人才队伍的建设已经成为一个重要的课题,而做好人事档案管理工作恰恰是推进这些工作的基础。流动人员的人事档案管理工作要力求做到标准统一化、流程规范化。在人事档案管理不断发展的过程中,很多省份都为此做出了改革和创新,尤其是在流动人员人事档案管理规范化改革的进程中,部分省份就专门为此推出了针对流动人员档案管理的相关规定,这对于人才服务机构进行流动人员档案管理工作的规范化和标准化都有很大的促进作用。另外,人事档案管理信息化不断推进,不仅强调了对人事档案管理系统的开发,同时还针对相应的维护和管理做出了相关的规定。对于不同层级具体的实施和利用也给出了相应的解决办法,这一系列的措施对于人事档案管理的改革都具有巨大的推动作用。为了促进人事档案管理的规范化和信息化发展与进步,国家也出台了一系列政策。通过这些有力的措施和政策保障,不仅有利于人事档案管理更加标准化,同时也有利于人事档案在人才市场的快速传递。这也倒逼人才服务机构转变工作方式方法,利用信息化、网络化的服务手段提供更为规范的管理服务。

1.3企事业单位用工需求趋向多元化,就业人员身份复杂化

现阶段,我国很多企事业单位为了满足不同的用工需求,提高人力资源的管理效率,不再仅仅依靠劳动合同制度和聘用合同制度来进行人力资源管理,而是采用了更加多元化的用工方式。例如,较为常见的劳务派遣制以及劳务承包制等,近些年在企业中的应用非常多。根据相关数据统计,全国有九成以上的大型企业对于劳动派遣服务都有所涉及,劳动派遣服务已经成为很多企业获得人才的重要途径之一。随着社会需求的增加,劳动派遣服务的范围也在不断地扩大,而且涉及各行各业的人才,无论是外国使领馆,还是企事业单位、非营利性的机构都有所涉及。目前劳务派遣人员也呈现出多层次化的趋势,不再仅仅局限于农村劳动力和外来从业等领域,而是逐步扩大到了一些高层的管理人员和一些专业的高级技术人员。劳务派遣制度很大程度上解决了很多企业实际的用工需求,而且相对来说这种服务比较灵活,无论是对于企业还是就业人员都具有十分积极的作用,相信在以后的发展中,劳动派遣服务也会在更多领域中得到更广泛的应用。企业用工多元化的需求,以及就业人员身份复杂化的现状,是现阶段社会发现的普遍现象,这就给人事档案管理工作提出了更高的要求,只有不断地改革和创新,才能更好地服务于社会。

2人事档案管理工作存在的问题和当前的探索实践

2.1存在的问题

人事档案管理工作的改革与发展,是我国社会市场经济发展的必然,它对于我国的信用建设、福利分配以及人才管理等各个方面都提供了有力的制度保障。虽然我国的人事档案管理模式近些年来也有了一定的改革和发展,但是现行的模式依然难以适应社会发展的实际需求,因此在很大程度上对于社会的进步具有一定的制约作用。

2.1.1人事档案管理理念落后,公共服务意识不强按照《就业促进法》规定,就业服务机构为“公共服务性质”,人才服务机构作为人才社会化服务体系的重要组成部分,本应为公众尽可能地提供最大化的服务,但是现阶段的人事档案管理仍然采用的是全封闭性的模式。因此公民很难对自己的档案记录有所了解,即便有某些未知的污点记录,自己也无从得知,这就使得在实际生活中,在某些情况下而因此受挫。另一方面使得档案工作者认为档案工作的全部内容就是建档、存储、保管,只要承担好“看护人”的角色就是一名合格的管理人员。

2.1.2人事档案管理的方式较为落后,影响办事效率很多人事档案管理的信息化建设相对滞后,无法满足社会实际需求。目前,档案信息化建设工作尚未普遍推行,虽然有些地区对于人事档案管理的信息化建设已经开始做出初步的尝试,并制定了相应的规定,开发了相应的程序,但是还是仅仅处于初期的探索阶段,涉及的功能还相对较少。在实际的工作中,很多档案都面临着反复调用的情况,而依然采用纸质档案对存档人员来说无疑是一个巨大的工程,会因此消耗巨大的人力、物力。另外,往往在档案反复调用的过程中,一旦某个环节出现问题,就很有可能出现档案损坏或丢失等情况。这将给就业人员带来不必要的影响,同时还会影响人才服务机构的公信力[1]。

2.1.3“人档分离”“死档弃档”现象严重,严重影响档案的权威性和价值的实现由于目前就业形式更加多元化,同时人员流动性较大,在人事档案管理的过程中面临很多现实性的困难。“人档分离”是在很多单位中都普遍存在的一种情况,往往很多档案会出现一成不变的现象,无法与当事人的实际情况进行及时的同步,因此也就无法发挥其真正的作用,只是流于形式。目前除了公务员及一些事业单位和大型企业等对人事档案较为重视,还有很大一部分就业单位对此需求并不是十分明确,因此其功能也在逐渐弱化,就会有“弃档”“死档”等问题出现,这也成为档案管理中的一个普遍难题。这些情况不仅无法有效地发挥人事档案本该有的价值,同时使人事档案的权威性也容易遭到质疑,长此以往,我国的人事档案管理工作将会更加艰难[2]。

2.2先行地区人事档案管理新模式的探索

2012年12月,我国正式开展了人事档案电子化的新模式探索,率先在成都试行。首先对不同的纸质档案进行分类整理,然后对此进行了相应的信息化处理,最终形成了与纸质档案一致的全真电子档案。有了这些电子档案,相关工作人员就可以在数字档案库中查找相应的档案,大大提高了工作效率。“电子档案”建设在全国逐步推进,目前有一些省份开始启动人事档案的数字化管理和电子化建设。通过档案电子化的建设,会有效地提高人事档案管理工作的效率,无论是档案的变更、存储还是调用都会变得更加方便,既节省了时间,同时也在一定程度上节省了在人事档案管理工作中的投入成本[3]。

2.3新形势下重构人才服务机构人事档案管理模式的思考

一是坚持“以人为本”的档案管理理念,强化人事档案的公共服务功能。一方面要切实了解就业人员的实际需求,同时也要结合现行社会的发展趋势,管理模式逐步向人性化和多元化的方向发展。真正地从就业人员和企业的实际需求出发,不断完善管理服务机制,提高服务质量。在人事档案建档的过程中,工作人员一定要秉承认真负责的态度,确保档案的准确性和完整性,同时规范信息记录范围,保障当事人的个人权益。在档案的服务和利用方面,要逐步实现人事档案的公开性,增加人事档案的透明度[4]。二是合理确定人事档案记载内容,主动适应人事档案管理信用化改革趋势。社会经济的发展会带动社会文明的发展,因此社会征信体系的建设也是势在必行,在其不断推进的过程中,人事档案的管理工作也要适应其发展需求,不断地进行转变和创新。人事档案不仅仅只是个人身份与能力的体现,同时还是一个人的德、能、勤、绩、廉等全方位信息。人才服务机构应主动适应形势发展的需要,调整人事档案内容结构;同时可以对其社保缴纳以及绩效考评等综合情况进行展现:这些都有利于反映个人的实际情况,从而使档案的静态管理逐渐走向动态管理,使人事档案成为用人单位评价和招聘各类人才的重要依据[5]。三是对于人事档案管理工作要加强信息化的建设。想要实现人事档案管理的信息化,不仅要掌握就业人员的数量结构以及分布和流向的具体情况,同时还要实现动态化的更新,从而更好地为就业人员提供有效的服务。另外对于人事档案信息的管理,要全面推进数据库的建设,在其建设的过程中,一方面要确保就业人员个人隐私以及国家机密得到有效的保护,另一方面要在此基础上对人事档案进行相应的数字化和信息化处理,从而形成一个完整的电子档案系统,为人才信息网络平台提供准确有效的资源。在相关系统及平台建设的过程中还要制定相应的制度作为保障,确保整个人事档案管理的科学性和合理性。此外,除了基础的个人信息,还可以拓展诚信档案、业绩档案等多种形式,从而使就业人员的档案更加多元化,也为相关单位提供更多参考的依据[6]。

3结语

综上所述,对人才服务机构的人事档案管理工作加强改革与创新,逐渐完善其管理模式,对于我国社会经济的整体发展具有十分重要的意义。现阶段,我国很多地区的人事档案管理模式仍然比较落后,这不仅不利于提高工作效率,同时也很难满足社会发展的快速需求。随着流动人口越来越多,企事业单位的需求更加多元化,因此人事档案管理的难度也会越来越大。针对我国目前人事档案管理的现状以及所面临的问题,通过科学合理的方法,逐渐加强人事档案的信息化管理,充分利用互联网信息技术,构建出一个统一的信息化人事档案管理系统,这对于我国人才队伍的建设以及企业的发展都将产生积极而深远的影响。

参考文献

[1]梁晓玲.科学发展观视角下的现代人事档案管理理念[J].办公室业务,2017(11):142.

[2]半月谈.现行人事档案制度弊端日渐明显全国超60万弃档族[EB/OL].(2014-08-22)[2020-12-15].

[3]李卫华.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].行政事业资产与财务,2020(11):32-33.

[4]滕秀茹.数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化[J].黑龙江科学,2019(15):84-85.

[5]冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J].产业与科技论坛,2015(5):225-226.

[6]谢庆军.流动人员人事档案管理和延伸服务:回顾与展望[J].中国人事科学,2020(7):74-87.

作者:何雪梅 单位:杭州市妇女儿童健康服务中心

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