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企业物资采购管理信息化思路探析

企业物资采购管理信息化思路探析摘要: 摘要:在市场经济日益发展的背景下,国内诸多企业在多个方面都有了一定提升,如技术和运营等。企业物资采购开始朝着高效化、合理化及规范化迈进。作为企业日常管理不可或缺的一部分,物资采购与成本控制方面息息相关…

摘要:在市场经济日益发展的背景下,国内诸多企业在多个方面都有了一定提升,如技术和运营等。企业物资采购开始朝着高效化、合理化及规范化迈进。作为企业日常管理不可或缺的一部分,物资采购与成本控制方面息息相关,对企业经济效益形成了直接影响。而信息技术的日渐成熟严重冲击着现代企业的生存环境,就当前而言,诸多企业物资采购存在着信息滞后的情况,增大了采购成本,对企业盈利形成了制约,采购过程的透明度无法得到完全保证。因此,企业想要在信息化的经济社会中实现长远发展,需要企业改革创新,实现物资采购管理的信息化。故此,本文先重点分析了现代企业物资采购管理信息化所面临的制约因素,随后探讨实现管理信息化的建议,旨在提高企业的经营效益。

关键词:物资采购;石油企业;信息化;数字化

进入21世纪后,我国的经济发展迅猛,特别是加入国际贸易组织(WTO)之后,进一步扩大了我国的经济发展领域。与此同时,在经济全球化进程日渐深入的形势下,企业之间不断联合、兼并,这在带给我国企业空前机遇的同时,也带来了一些新的挑战。为了确保国内企业良性发展,政府不断革新相关政策,新法案更明确了当前背景下企业怎样展开物资采购和确保企业实现盈利。从物资采购方面来讲,其涉及诸多环节,如采购计划、选商、询价、招标谈判、付款、物流运输、仓储管理及物资分配等,有着较为庞杂的采购过程,体现了较大的波动性和分散性[1]。而不少企业传统的物资采购管理缺乏共享、反馈、执行的手段,整个管理模式显得过于简单,显然难以迎合新时代下企业的发展需求,若不做出更改则会给企业的良性发展形成严重制约。故此,为了确保在信息化条件下,企业物资采购管理拥有较高水平,需要积极探寻实现管理信息化的道路。

1现代企业物资采购管理信息化的价值分析

第一,有助于企业物资信息的全面整合,保证信息传递渠道畅通。企业的物资管理,主要是组织、计划及控制,企业实际生产中所需物资的采购、使用及存储等。由于物资采购中涉及了采购计划制定、询价、采购、运输、存储及发放等众多环节,全程信息容易出现波动,且非常分散,而传统的处理方法缺少对全程信息的反馈、执行、监控及共享等,通过信息化管理,则能对企业物资信息做全面整合,保证信息传递拥有畅通的渠道,实时自动采集与管理数据,使物资管理能够逐步实现集成化、信息化[2]。第二,推动企业的可持续发展。所谓信息化,是指以网络技术、信息技术等为基础,以信息资源的开发及利用为核心,实现社会经济结构优化提升的过程。在企业日常经营管理中,物资管理是重要的组成部分,关系着企业的长远发展,尤其是多种专业相互配合的技术密集型行业。通过实现物资管理的信息化,有助于企业传统供销模式的转变,使物资采购与现代社会需求相符合,从而推动企业实现可持续发展。第三,有助于企业核心竞争力的提升。企业物资采购管理实现信息化,能有效测评企业员工素质、准确测算基础数据、促使企业管理流程的规范、自动化处理相关业务,同时,能更快速地传递信息,通过建设网络信息平台,让不同地区间的信息、资金及物流实现统一。并且,依托信息化建设,企业能够进一步革新自身管理模式和制度,促进企业制度的完善,从而实现企业核心竞争力的提升。

2现代企业物资采购管理信息化的制约因素

从上述中我们了解到物资采购管理信息化所具有的巨大价值,同时当前越来越多的国内企业也投入到管理信息化的过程中,但在实际推行中却存在以下制约因素。

2.1内部缺乏沟通,存在信息壁垒

企业内部缺乏沟通,是企业物资采购管理信息化的推进过程中所遇到的一个重要制约因素。当前很多企业内部部门众多,各部门间互相联系又各司其职,但部分企业受传统管理思想影响较深,认为后勤部门(物资采购管理就属于后勤工作)不必过多联系前线生产部门,因此,在进行物资采购时较少会联系前线生产部门,导致物资采购存在盲目性,如此不仅难以满足前线生产部门的物资需求,而且使后勤部门的流动资金被浪费,不能有效共享物资采购管理信息,制约了企业生产工作的有序进行,提高了物资库存资本[3]。总之,想要实现物资采购管理信息化,就须重视内部各部门间的沟通联系。

2.2繁琐的管理流程,导致信息滞后

部分企业物资申请有着较为繁琐的手续,这一定程度加大了企业物资采购管理时付出的时间,并且不能及时录入信息。在生产销售过程中,一些技术密集型企业的物资需求量大,且种类较多,在生产部门申报所需物资后,需要经过物资汇总审批之后,后勤采购部门才能与物资供应商进行联系,正式进入采购流程。并且,物资采购也有着较为繁琐的过程,有着较长的等待时间,再加上采购部门与一线生产部门在采购中的沟通不足,给物资采购信息的管理与收集均造成影响,甚至会导致一线生产部门物资匮乏,而后勤采购部门物资堆积,制约物资采购管理信息化的稳步推进。

2.3信息冗余、繁杂,加大管理难度

倘若信息冗余、繁杂,或是信息错误,无疑会给企业判断形成误导,进而出现经济方面的损失。当前不少企业的物资采购采用社会化公开招标的方式,此种方式也会给管理信息化的推进形成一定制约。所谓社会化公开招标,是由招标人招标信息,以使物资供应商的征集范围进一步扩大,对可选择的物资供应商信息进行大量收集。诚然,社会化公开招标使物资采购管理的成本得到一定降低,但社会化公开招标有着复杂繁多的环节,收集到的物资供应商信息更杂、更多。并且,公开招标工作拥有较强的技术要求,进而对于生产所需物资、材料、设备等有着更高要求,这也使得物资采购信息管理的难度进一步加大。

2.4信息综合水平较低,难以满足企业所需的信息利用需求

一些技术密集型企业,在进行采购的时候,表现出小批量、多批次的特点,但物资供应商常常都是大批量生产,这就致使物资生产供需发生矛盾。同时,同一批采购的物资有时来自不同厂家,供应商信息没有得到良好整合,较为分散,物资采购管理信息波动性较大,不够稳定,无法真实了解物资供应商的实际情况,记录的供应商信息不完整,进而当企业进行物资采购时,无法快速结合记载的信息选择价格合理的供应商,也给物资采购价格的比对产生负面影响,使得企业物资采购管理很难对成本进行有效控制,并且,还可能影响到企业与物资供应商之间的长期合作[4]。此外,企业进行采购时,物资采购信息也未与物资采购流程实现完全结合,共享率、信息记录不理想,使得企业所需信息需求得不到满足。

3实现国内企业物资采购管理信息化的措施建议

3.1着手采购数字化处理方式的建立

第一,注重收集与整理需求信息。物资采购部门应密切沟通生产一线,与一线部门建立起良好的反馈机制和信息交流机制,通过掌握一线部门关于物资质量、种类需求上的信息,做到采购精准化,实现企业成本的有效节约,以免后勤采购部门流动资金被占用,物资堆积。第二,加快供应商档案管理体制的建立健全。借助计算机及时记录供应商的成交价格、数量及发货时间等信息,并对这些指标展开具体分析,进而选出最为优质的供应商,与之展开长期合作。值得一提的是,在长期合作意愿确定后,企业要重视管理,全面考核供应商,在确保货源质量的同时,货物数量稳定性也要维持。如此一来,有助于节约物资采购环节所花费的时间,避免资金的不必要浪费,同时又使货物质量得到良好保障。第三,物资信息动态跟踪管理平台的建立。从物资运输到存储,从领用到用途,物资的信息化管理要实现单据查询与库存查询,并结合这些信息编制采购计划,以免影响到生产过程,促进物资管理水平的提升。而在物资采购中应用ERP系统(企业资源计划系统),则能实现物资信息的动态化跟踪管理,使企业采购业务流程得以优化完善,实现计划、采购及存储管理为一体。在ERP系统中能够完成订单的输入、上级部门审核、物资入库、出库及库存数量等一系列流程,提高物资人员的办公效率,更为规范地进行物资管理,更加有效地控制物资采购,从而实现企业生产成本的降低[5]。

3.2积极探索采购一体化管理

当前,国内许多企业的物资供应仍采用逐层上报领取模式,也就是采购部门汇总一线生产部门的物资需求,然后各部门安排专人领取物资。在此过程中会浪费掉一些时间,同时,一些生产部门为了自身需求能够得到快速满足,导致了重复采购物资、重复领用物资、后勤物资采购部门和生产部门关系恶化、个别生产部门缺乏物资等情况的发生。所以,可依托信息化技术探索采购一体化管理,企业应在各个生产单位设立供应物资点,在一体化管理平台中纳入供应点材料和材料员,这样不仅有助于各部门的物资领取,也有助于物资领用信息的快速录入,由此实现信息化的统一管理,摒弃以往单一式的领取模式,使物资采购成本有效节约,避免出现物资堆积的现象。此外,在探索基于信息化的采购一体化管理时,还应注意做好各环节信息滞后问题的处理、内部沟通信息壁垒的消除,充分发挥采购一体化管理的优势。

3.3优化供求系统的监督和管理

第一,做好物资市场价格变化趋势的预测。企业想要高效运用采购资金,就需要对国家宏观政策的出台进行密切关注,同时,与历史采购记录相结合,科学预测物资明细表中长期的价格走势。企业采购具有物资种类繁多、资金数量庞大等特点,对市场变动趋势密切关注,可帮助企业及时了解市场价格波动,进而使交易时给出的价格更为合理,同时也使企业和供应商之间的关系更为融洽。第二,预测企业物资需求,当前部分企业自身都拥有一套较为完整的内部生产计划,材料消耗具有规律性。所以,可依托往年的信息(如物资消耗部门的实际领用历史记录等)进行当年采购计划的制定。合理预测物资需求,能避免企业出现资源浪费的情况,高效运用物资,避免部分生产部门出现物资紧缺,另一部分生产部门物资领取过多的情况发生[6]。第三,对不同时期库存的最小存量进行预测,物资需求拥有规律性,而要确保物资有着稳定库存,就要对最低安全库存量进行计算,展开动态监测,在达到最低安全库存值的时候,就要及时购进和补充物资。第四,合理库存量和最佳采购时机的预测,通过此项预测,可以动态管理物资消耗的过程,包含库存水平和物资消耗等,有助于将各种物资的最佳采购时间计算出来,确保库存数量合理,合理运用购进资金,从而提高企业的实际效益。

3.4加强物资采购的沟通与后续追踪

要想提升企业物资采购管理的水平,高效的沟通是必不可少的,所以,物资采购部门应加强对内以及对外的沟通,这也是实现企业物资采购管理信息化的一项重点内容。采购部门通过加强和其他部门的沟通联系,能够对不同部门的物资需求做深入把控,自然能够进一步保证采购工作的有效性。而通过加强对外的沟通,则能使物资采购部门更好地给供应商传达采购招标的相关内容,并且,也能积极影响到物资采购部门对供应商的合理选择,以及供应商价格文件的优化制定。在当前众多信息技术的支撑下,能够较好实现对内和对外的沟通,比如可借助平板电脑、智能手机等信息化移动终端,通过移动终端的OTO特征,使线上、线下实现良好结合,在沟通过程中实现两个层面的良好切换。同时,在完整、便捷的移动沟通平台下,沟通突破了空间和时间层面的限制,进一步优化企业物资采购的各环节沟通。另外,在加强物资采购的后续追踪时,需要借助实用科学的信息化档案系统,其能够较大程度推动物资采购工作的开展。例如,在企业内部不同单位与部门,会对不同物资的消耗进行负责,在此过程中应利用信息化档案系统收集物资的消耗状态与质量,在具体收集时即可借助计算机等硬件设备,结合移动端,相关人员灵活应用多种媒体、灵活采集图像数据、便捷实时录入信息,从而真正全面掌握采购物资的消耗状态及质量。

4结语

总之,在市场经济、信息技术快速发展的背景下,信息化既有助于社会及经济的稳步发展,同时也是衡量现代企业综合实力的一个重要指标。受此形势影响,国内企业要想确保物资采购管理工作跟上时代步伐,提升管理水平,就须将信息化建设作为革新物资管理模式的重要手段,以及物资管理努力的方向,明确管理信息化的价值所在,不断探索实现物资采购管理信息化的可行路径。文章所提出的采购数字化处理方式、采购一体化管理、优化供求系统的监督和管理等,仅为笔者结合实践工作经验,所提出的几点实现物资采购管理信息化的措施建议,管理信息化的实现并不局限于上述几点。为了不断提升企业的市场竞争力,仍需我们在今后工作中积极探索相关信息化路径,重视各类新型信息技术的合理运用,及时升级软硬件。

参考文献

[1]张晓辉.优化石油企业物资采购标准化管理的方法[J].经营者,2019,33(010):39.

[2]王志东.探究信息化在石油企业物资采购管理中的应用[J].石化技术,2020,27(09):151-152.

[3]张波.石油物资采购的信息化管理技术[J].中外企业家,2020(12):98-99.

[4]李征.试论我国油田物资采购管理问题及对策[J].中国科技投资,2019(04):147-148.

[5]谢国栋.油田企业物资采购风险防控研究[J].石油石化物资采购,2019(13):9-10.

[6]刘婧甜.信息化技术在石油物资采购中的应用研究[J].石油石化物资采购,2019(11):1.

作者:赵利君 俱小华 岳婷 黄显纲 单位:长庆油田公司第二采油厂数字化与科技信息中心

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作者: 论文库

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