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从内控角度初探高校合同管理机制

从内控角度初探高校合同管理机制摘要: 摘要:合同管理是高等学校规范管理、依法治校的重要内容,是高校内部控制建设的重要环节,也是保障高校合法权益的有力武器。本文通过对高校合同管理的现状进行分析,提出缺乏合同归口统一管理,缺少系统的合同管理与…

摘要:合同管理是高等学校规范管理、依法治校的重要内容,是高校内部控制建设的重要环节,也是保障高校合法权益的有力武器。本文通过对高校合同管理的现状进行分析,提出缺乏合同归口统一管理,缺少系统的合同管理与监督体系等问题,同时提出应通过信息化的联动手段,逐步研究制定合同订立、审查、履行、支付、归档与评估等环节全程、动态的高校合同管理制度的处理对策,把集中归口管理方式与专项管理方式进行有机整理,减少学校合同管理的内部控制风险。

关键词:高校合同管理;内部控制设计;合同管理机制

一、引言

合同管理是高校经济活动的重要组成部分,是高校规范管理、依法治校的重要内容,是高校内部控制建设的重要环节,也是保障高校合法权益的有力武器。本文从高校合同管理的现状入手分析了高校合同管理意义、涉及类别及现存问题,提出了高校目前合同管理中存在缺少统一归口管理机制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系统防控等问题,导致高校合同管理内部控制存在一定的风险。鉴于以上问题和风险,本文通过对合同组织、合同订立、合同履行、合同归档评估等方面的业务流程梳理和内控环节设计,提出了应通过信息化的联动手段,逐步研究建立健全合同的归口管理、履行监控、拟定审核以及归档评估等机制,对合同管理进行一定规范,减少高校合同管理过程中面对的风险。

二、高校合同管理现状

(一)高校合同管理意义

合同管理贯穿于高校经济活动的始终,涉及高校日常管理的多项主要业务,需要单位各部门共同参与和管理。高校在经济活动中通过签订合同,规范合同双方的经济活动开展。一方面有助于高校防范法律风险,预防经济纠纷,维护合法权益,保证高校经济活动符合法律法规;另一方面有助于控制高校财务风险,通过合同管理帮助高校节省交易时间,降低交易成本,加速资金周转,减少费用,提高高校资金使用效率。同时,高校通过加强合同管理,可以有效协调高校内部各方关系,有利于提高单位内部管理水平,提升高校公共服务的效率和效果。

(二)高校合同涉及类别

本文所称的合同是指高校与其他法人之间的协议。根据合同订立的不同形式,主要包括书面形式、口头形式和其他形式订立的合同。高校经济合同一般以书面合同为主,即指通过合同书、信件和数据电文等可以有形地表现所载内容的形式而订立的合同。根据高校合同涉及的主要业务,主要包括科研合同、人事与劳动合同、教育合作合同、商标使用许可合同、基建合同、仪器设备租赁和不动产买卖、租赁合同、修缮合同、货物采购合同、技术服务合同、外事合同等。

(三)高校合同管理问题

1.缺少统一归口管理机制

根据财政部的内控基础性评价指标要求,高校应建立合同归口管理机构,且对所有合约展开集中划分与不断编号,针对法律关系较为复杂的合同资料,需要联合各机构展开集中审核。目前,高校合同由不同部门管理,未建立统一归口部门,例如,设备采购合同由资产管理部门管理、工程合同由基本建设部门管理、科研合同由科技部门管理、重大合同订立由学校法律事务室审核。合同不能统一归口管理和备案,管理方式方法不能统一,各部门工作职责分工不明确,组织领导与协调机制不完善,可能会造成多部门共同管理的边际盲区,影响公共服务的效率和效果。

2.缺失部分合同管理流程

根据财政部的内控基础性评价指标要求,高校应对合同履行情况进行有效监控,确定合约实施的责任人,以最快速度对合约施行状况进行审查、研究与验收,针对必须补充、变更或解除合约的状况,需要根据法律展开相应的审查工作。目前,高校合同管理制度和流程尚不健全,存在缺少合同验收和结算规定、未能实现合同管理与预算管理、收支管理相结合、缺少对合约签订、实行、变更状况等进行登记工作与管理工作,缺乏对合约按期进行划分汇总和归档管理、缺少关于涉密合同管理的具体规定、缺少合同纠纷管理规定等问题,合同管理过程中流程制度的缺失,会阻碍合同内控风险防控。

3.缺乏合同信息系统防控

根据财政部的内控建设要求,高校应以信息化为抓手,遵循内部控制的原则,全面识别和评估相关业务风险,梳理业务流程,通过对各个主要经济业务的流程衔接点,实现系统之间的联动效应,有效实现合同内控管理的信息化落地。目前,高校合同的信息化管理往往仅包括合同线上申请、线上审批等功能,缺少合同执行、结算、变更、备案、终止以及归档等程序的信息化管理,重要经济业务的信息系统未实现一体化,缺乏与收支、资产、采购等系统的链接,这就导致无法有效依据合同进行结算、无法以预算为来源进行管控等问题,会阻碍合同内控风险防控。

三、高校合同管理机制内控设计和措施建议

高校合同管理主要分为合同订立与履行两个关键流程。合约签订流程涉及合同调查、拟定文本、审核、签署等一系列程序。合约履行涉及合约实施、补充、变更、终止、纠纷解决、结算、归档及后评估等一系列程序。在合同管理的各项关键流程中,应确定业务流程和内控要求,按期审查与评估合同管理的薄弱流程环节,使用有效控制手段,最大限度避免风险出现的可能性,保障高校根本利益,达到预期管理目标。

(一)健全合同管理组织体系

对合同组织环节的控制是指对合同组织体制、制度流程、部门间沟通协调的内部控制。合同管理制度的规范和齐备、合同管理机构设置的合理和协调是合同内控风险防控的基础。

1.完善合同管理制度和业务流程控制机制

建立规范的合同管理制度和业务流程,实行合同管理的分级授权制度,明确上级单位、高校决策机构、业务部门、合同归口部门、监管部门的合同管理权限和职能,确保高校对外签订合同经过合法授权,不签订超出有关规定范围的合同;同时,高校应定期梳理合同管理各个环节业务流程,针对合同的风险领域查找、界定关键控制点,明确合同管理在各环节的关键控制要素,确保合同管理全过程的有效控制。

2.建立合同归口管理和岗位责任控制机制

高校应明确合同归口管理部门,设置合理的合同管理岗位,明确合同管理职责分工,建立合同归口管理制度,完善合同管理沟通协调制度。高校需要指定非合同执行机构的其他部门或者是独立的机构视作合同归口管理机构,对所有合同资料采取集中管理方式,构建财会机构和合同归口管理机构之间的协调制度,完成合同管理与预算管理、收支管理的有机整合。详细而言,应该确定不同环节的具体规定,参加重大合约的起草工作、谈判工作、审查工作与签署工作,参加高校合约纠纷的调节、仲裁、诉讼环节,定期或不定期地检查合同管理中的薄弱环节,高校需要科学设定相关岗位,确定合约的授权审批与签订权限,对专用章进行合理的保管,禁止未经授权私自以公司名义对外签署合约,禁止不法签署担保合约、投资合约和借贷合约。

(二)加强合同订立控制体系

合同订立环节控制是指通过开展合同策划与调查,规范合同谈判过程,明确合同文本拟定和审核要求,在权限范围内签署合同文本,对合同订立情况进行登记备案,确保单位合同订立过程规范有序。

1.建立合同策划和谈判控制机制

合同策划是合同控制的起点,高校应明确合同签订的业务和事项范围,凡是应当签订合同的业务和事项均应签订书面合同,严禁将需要招标管理或需要高级别领导批准的重大经济合约拆分若干小金额的经济合同,严格审核合同策划目标是否与高校职责使命和战略目标一致,加强合同的计划管理,防止因签订合同导致超计划投资、超成本支出。订立合同前,还应根据市场实际情况组建素质结构合理的谈判团队、选择适宜的洽谈方式开展谈判,充分做好签订合同的准备。

2.建立合同拟定和审核控制机制

高校在对外发生经济活动时需要拟定正式的书面合同,一般合同应由业务部门或项目负责人进行起草、归口管理部门审核,法律关系复杂的特殊合同或重大合同应由归口管理部门参与起草、法律管理部门审核,保证合同内容和条款的完整准确。合同拟定结束之后,高校的相关机构需要对其规范性、经济性、可行性和严密性进行严格审核,建立健全的审查控制或合同会审制度。

3.建立合同签署和登记控制机制

高校应合理划分各类合同的签署权限和程序,按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同,确保合同签署权限程序合理、登记备案手续完善。合同应实行合同连续编号管理,按照统一编号对合同订立情况进行登记,建立合同管理台账,合同经编号、审批及签署后,方可加盖合同印章。

(三)加强合同履行控制体系

合同履行环节控制是指高校借助对合约实施状况的监督,规范合同补充、转让和解除等合同变更程序,明确合同结算要求,妥善处理合同纠纷,详细登记合同履行和变更情况,确保高校合同履行过程管控严格。

1.建立合同履行监控机制

合同归口管理部门应当加强对合同履行情况的跟踪和监控,实行对合同从订立、履行到终结的全过程管理,确保合同履行环节得到监控与监督。与高校经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据并督促对方积极执行合同条款,保证合同有效履行。如果发现对方或自身因素造成无法按期履行合同的情况,需要以最快速度提示风险并马上使用相应对策止损。

2.建立合同变更控制机制

高校应结合自身实际情况构建合同履行监督审查机制,对合约实行过程中签署补充合约,或变更、解除合约等根据法规进行相应的审查。与此同时,需要确定合约终止的条件以及应当办理补充、变更、解除、终止的相关程序,安排专门人员对合约手续进行二次审核。

3.建立合同纠纷控制机制

当合同出现纠纷问题时,高校需要在规定期限内和对方进行商量与谈判。如若达到一致意见的,二者需要签署书面协议;如若经协商无法处理时,经办工作者需要向相关负责人进行报告,且按照合同约定选取仲裁或诉讼方法进行处理。高校应梳理可能存在的合同纠纷问题,明确合同纠纷类型和相关解决方法方式,建立健全合同纠纷管理方面的制度流程。

(四)建立归档评估控制体系

1.建立合同保管与归档控制机制

高校应在登记并统计合同订立、履行和变更情况的基础上,结合高校经济活动业务需要对合同文本进行科学分类和统一编号,按照类别和编号妥善保管合同文本,建立合同台账,并与合同订立、履行的全过程进行信息系统台账管理,规范合同查询、流转和借阅程序,对合同保管情况实施定期和不定期检查,确保合同保管安全可靠、查询快捷方便。合同履行完成后,合同管理人员应及时办理归档手续。

2.建立合同检查与评估控制机制

高校应建立合同管理检查评估控制机制,定期对全过程的合同管理总体情况进行分析评估,确保合同管理中存在的问题得到整改落实。具体检查评估合同签订是否符合程序、合同审核意见是否得到合理采纳、合同是否全面履行、合同纠纷是否得到妥善处理,对合同管理分析评估中发现的不足应及时加以改进。

(五)加强合同管理系统建设

加强合同管理系统建设,建立全程联动、模块衔接、信息系统控制机制,建议高校借助业界先进的内控管理信息系统,实现内控管理的一体化、可视化、自动化管理。将预算、采购、资产等管理模块与合同管理相连接,形成高校关键业务模块的信息系统联动机制,使“事前规划—>事中控制—>事后监督”有效衔接,实现以预算管理为主线、以资金管控为核心的合同订立及履行过程管控。

参考文献:

[1]财政部.行政事业单位内部控制规范(试行)[Z].2012-11-29.

[2]财政部,教育部.高等学校财务制度[Z].2012-12-19.

[3]方周文,张庆龙,聂兴凯.行政事业单位内部控制规范实施指南[M].上海:立信会计出版社,2013:68.

[4]胡为民,龙洁.厉行节约反对浪费的实施路径——基于政府治理的行政事业单位内部控制[M].北京:中国财政经济出版社,2014:180.

作者:刘馨阳 单位:北京航空航天大学财务处

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作者: 论文库

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