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内部控制下的企业经济合同管理

内部控制下的企业经济合同管理摘要: [摘要]在我国社会主义市场经济条件下,经济合同贯穿企业整个生产经营过程,对企业生产经营的各个环节都起着配合、辅助和监控的作用,是保证企业稳定发展的重要基础,因此经济合同管理成为企业内部控制管理的重要内…

[摘要]在我国社会主义市场经济条件下,经济合同贯穿企业整个生产经营过程,对企业生产经营的各个环节都起着配合、辅助和监控的作用,是保证企业稳定发展的重要基础,因此经济合同管理成为企业内部控制管理的重要内容。近年来,随着企业管理制度的不断发展,经济合同管理水平不断提高,从内控视角看经济合同管理的好坏成为整个企业内部控制管理是否有效的关键。文章在分析基于内部控制视角探讨企业经济合同管理的重要性基础上,探讨了内部控制视角下企业经济合同的关键风险点,并基于内部控制视角加强企业经济合同管理的对策措施。

[关键词]内部控制;企业经济合同;合同管理

1引言

内部控制属于企业管理范畴,以企业的各项制度为控制的依据,明确划分企业内各部门、各岗位的主要职责,在此基础上建立相互制约、相互配合的企业内部流程方法,以达到企业的战略目标。随着企业经营的不断发展,内部控制发挥着越来越重要的作用,而作为内部控制管理主要内容的经济合同管理也变得尤为重要,经济合同管理在不同阶段存在着不同的风险,这些风险一旦发生都会给企业带来巨大损失。因此,在企业生产经营的过程中,各部门都需要严格按照企业内控流程进行相关工作,尽量避免合同风险的出现,做好相应的控制措施。但是,目前企业的内控管理中对经济合同管理存在一些问题未能引起企业管理者的重视,有很大的内控风险隐患,因此加强企业的内部管理中的经济合同管理具有重要的现实意义。

2内部控制视角下企业经济合同的关键风险点

2.1经济合同与生产库存情况严重脱节,管控水平较差

企业经济合同在签订以前应该根据企业生产经营的实际需要,由物资短缺部门或者物质使用部门提出采购申请,采购部门再进行比选、招标、询价等下一步的工作。而实际上大部分企业因为仓库库存管理未能全面信息化的缺陷,往往到月底财务结账完毕才能知道库存数量,无法在月中提供有效的实时库存数量,导致物资短缺部门根据自己的经验,主观随意填写采购申请中的数量、型号等信息,并且不传送到仓库保管部门进行审核,就进行经济合同的签订。签订完经济合同后,甚至已经收到货物后才发现需要的物资数量、型号与收到的物资不一致,或者仓库还有大量库存的情况,从而导致库存数量的不断增加,型号不匹配物资的浪费,存货的不断增加也会加大周转次数,积压了企业的流动资金。

2.2经济合同的前期审批流程流于形式

企业在生产经营一段时间以后往往有自己相对固定的供应商或者信赖的长期合作伙伴,就会导致企业形成采购惯性,即需要物资时首先都会找自己已经熟悉的供应商提供。这种情况下使得经济合同前期进行的比选、招标等过程流于形式,对经济合同签订对象的信用状况、资信等方面未进行持续的关注及调查,往往存在造假的情况,无法真正做到“货比三家”“价格从优”。而相关人员在进行经济合同审批时,由于专业素质的局限性等方面的原因,也会对供应商资质、合同条款等方面不太仔细研究,只要价格没有上涨太多,与原合同没有较大偏差,一般都会审批通过,使经济合同的审批流程脱离了内控的管理,失去了保护企业生产应有的作用。

2.3经济合同条款约定不具体、不全面,容易产生经济纠纷

随着国家经济的不断发展,近几年国家的税收政策每年都发生着比较大的变化。尤其是营业税改增值税的过程中,增值税税率的变化非常的快速,而企业在签订经济合同的时候很少有考虑税收政策的变化。税收政策的变化、税收征管的加强是企业在签订经济合同时都忽略的问题,由于经济合同具体条款约定的不明确和不全面,导致合同签约双方与税务机关对于经济合同性质、税率等方面无法达成一致意见,从而大大增加了税收风险。企业在签订合同时对于付款及税收条款往往只写“收到发票后几日内予以支付货款”,这种形式的合同约定等于没有约定,当双方发生理解异议时根据合同条款无法进行有效仲裁。同时经济合同条款中对于违约、争议解决的条款也往往一笔带过,写的非常模糊,根本起不到监控的作用。

2.4经济合同签订后,管理力度明显减弱

大部分企业认为经济合同签订完成就结束了,然而对企业来说经济合同前期控制的不到位,审核的不严谨,签订合同过程中的内容又不全面、不完善,在合同签订后对相关内容也未进行及时补充,都会导致经济合同在后续执行过程中无法正常履行的风险。再者有些企业甚至没有任何一个部门对经济合同进行跟踪落实、归类整理、编号存档等后续工作,当财务部门按照提出申请的部门进行费用归口管理控制时,谁也不愿意承担此笔合同费用,出现相互扯皮的现象。

3对策措施

3.1加快经济合同信息化的建设

正是由于企业在合同管理中信息化的水平较低,才容易出现经济合同的签订与实际库存严重脱节的情况,因此必须加快经济合同信息化的建设,通过电子信息化技术来规范企业经济合同管理。在信息化的系统中企业的生产部门可以实时看见所有物资的库存数量、型号、批次价格等信息,透明化的库存管理使生产部门采购申请的提出不再依靠主管经营的判断,而是有据可依。物质部门根据对各项物资进行编码,通过编码进行物资库存量的查询,然后提出准确的采购申请,经过信息系统中相关部门逐级审批,最终归档由采购部门进行采购。采购部门在信息系统中提交采购订单,招标、比选公告,所有合格供应商通过网络信息提交相关资质,审核通过后签订经济合同。采购的各项物资及时在信息系统中进行出入库的管理,由于合同的签订也在信息系统中完成,因此合同的付款、履约情况也可以进行不断更新,杜绝了后期付款错误发生的风险。在整个信息化合同管理流程中,因各个环节都需要相关职能部门的层层审核,因此使内部控制的作用得到充分的发挥。

3.2加强经济合同前期的审批和审核工作

建立好信息化以后,企业应重视经济合同的前期审核、审批工作,将合格供应商的筛选、审核有效的进行,不能敷衍了事。应该将与本公司有长期合作的供应商进行归类、整理,建立合格供应商目录,并将合格供应商信息录入信息化系统。合格的供应商目录有效期为一年,最多不应超过两年,企业应该在每年12月底前对所有的合格供应商进行重新的审核、评估,每种类型的供应商不应少于5家企业,以方便今后经济合同的价格比选工作。对于已经进入合格供应商目录后再次审查发生不具备相关资质、信用评级降低等情况的不合格供应商,应及时从信息化系统中进行剔除。同时不断的对新的供应商进行审核、评级,对审核评级合同的供应商补充进入合格供应商目录。经济合同是各职能部门项目协调、统一目标的工作,各职能部门都要加强自身部门的审核力度,对经济合同中属于本部门专业的条款要认真对待、仔细研究,充分考虑各项影响因素,不能敷衍了事。对经济合同签订后发现部分条款存在明显错误后要追究相关职能部门审核失职的责任。通过对合格供应商审查时效的缩短可以使信息化系统信息更加及时,使内控管理得到进一步的提升。

3.3完善经济合同条款内容,形成范本合同

由于经济合同没有规范的版本,使得经济合同内容不全面、不具体,从而增大了经济纠纷的风险,因此企业应不断地改进经济合同的模板,不断完善格式化的条款内容,使经济合同的类别、编号等信息规范化,保证经济合同的基本质量,提高经济合同签订的效率。同时也要对不同的经济合同进行针对性的改变,对于税收政策、税率变化等不确定的因素,在合同中要进行详细的说明,尽可能地规避税收风险。比如在合同中可以将价、税分别进行规定,这样在税率变动的时候可以保证企业的入账成本不变,减轻企业负担。在一些可以享受简易计税等方面的经济合同签订时,一定要严格按照税法相关规定进行合同的约定,避免以后和税务部门的认定存在异议产生税收风险。对于违约、仲裁等条款的约定最好相关法务部门或者咨询相关专业人员,听取他们的意见进行改进,尤其是非格式条款的内容。将可能出现的法律风险进行充分的说明,降低合同风险,使经济合同能够正常履行,最大限度地维护企业的经济利益。

3.4增强经济合同后续管理工作

在经济合同签订后,企业相关人员应加大对合同履行的实时跟踪力度,保障合同的顺利实施,如果预见对方出现违约风险,应根据合同条款进行及时处理,比如在双务合同中,如果对方出现无法支付货款情况,我公司也可以对其行使抗辩权等,降低企业生产经营的风险。对于企业所有的经济合同,要指定归口管理的部门,由该部门对所有合同进行统一的分类、编号、整理、归档工作。合同的归口管理部门要定期更新合同台账,将相关合同信息以合同台账的方式进行整理,方便今后的查阅工作。经济合同最好是在财务部门留一份复印件进行备案,同时也方便财务部门对合同支付情况的整理。对于合同金额后期费用归类的问题,从内控的角度应该在合同签订前期确认费用承担的部门,此笔合同金额是否在年度预算中,具体应该是费用化还是资本化等相关信息,为后期的费用归口管理减少压力。

4结论

综上所述,从目前整体经济环境来看,企业的经济合同管理工作已经成为非常重要的环节,传统的要约、承诺和签约的模式已经不能满足企业经营发展的需要,必须要进行全生命周期的经济合同管理。不断地加强经济合同从“采购申请—采购订单—采购合同—合同付款”等各个环节的信息化管理,使经济合同更加具有效益性,促进企业不断发展。从内部控制的角度来看,要杜绝经济合同前期比选、招标过程的形式主义,增加对税收政策的预见意识,不断的完善企业经济合同的内部控制管理,逐步构建完善的经济合同内部控制流程,使经济合同管理的作用得到有效发挥,让企业在履行经济合同的过程中能够保障自身的合法权益,才能使企业持续健康发展。

参考文献:

[1]肖志英.浅析合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].科技创新导报,2016,13(35):214-215.

[2]王东晓,郑妍.内部控制视角下合同管理现状调研与探究[J].经济师,2016(9):54-55.

[3]尚军莉.企业合同管理中的风险控制对策研究[J].现代国企研究,2018(3):9.

作者:王鑫 单位:威海环境再生能源有限公司

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作者: 论文库

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