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浅谈内控管理之合同管理

浅谈内控管理之合同管理摘要: 摘要:合同管理是企业内部控制管理的主要控制手段之一,合同管理风险防范与控制是降低企业经营风险、提高经济效益、增强企业竞争力的关键环节,需要在合同管理的全过程进行风险防范与控制。本文探讨实务中合同订立与…

摘要:合同管理是企业内部控制管理的主要控制手段之一,合同管理风险防范与控制是降低企业经营风险、提高经济效益、增强企业竞争力的关键环节,需要在合同管理的全过程进行风险防范与控制。本文探讨实务中合同订立与履行中由于对合同管理不重视而引发的一些问题以及改进建议。

关键词:合同管理;合同订立;合同履行

1未签订合同,给企业经营带来风险

实际业务中,部分企业由于对签订合同不够重视,采购人员在洽谈业务时往往是不签合同,也没有约定开具发票事项,到企业财务层面由于业务未签订合同,索取发票就遇到很多困难,有时甚至无法取得合法的扣税凭证,在增值税层面由于未取得增值税专用发票,进项税金无法抵扣,无形加大企业采购成本;在所得税层面由于没有取得发票,财务人员在记账时只好列作暂估的材料或运费成本,所得税汇算清缴时无法作为企业合理的成本进行税前扣除,加大企业的而经营负担,给企业造成重大损失。另一方面,企业由于认识不到签订合同对双方约束的重要性,将一些基建项目交于没有相关经营资质的个人承包,由于这些承包人无法取得合规发票,就找一些有资质的企业代为开具发票,造成开票单位与实际收款单位不一致,由于双方未签订合同,无法证明业务的真实性,形成巨大的税务风险和经营风险等。

2合同条款要件约定不清,在履行环节引起纠纷

部分企业尽管签订了相关业务合同,但是对合同的关键条款要件约定不清,比如对合同标的价格、规格型号、质量要求、付款条件、发票开具及提供时间等事项约定不清,合同履行过程中引发争议,甚至产生纠纷诉诸法律等。

2.1发票开具事项约定不清

实务中如果合同对发票事项约定不清,在合同履行过程中可能会发生不开具发票、不按照规定税率开具发票或者不开具增值税专用发票等。不开具发票的情况通常有:个别企业由于业务人员素质问题,在业务开始时口头说明不要发票取得价格优惠等,导致交易完成后,无法取得发票;同时由于采购一方不要发票可能导致销售一方企业收入不入账形成账外帐或小金库,存在税务及经营风险;部分企业由于经营范围等原因,不按照规定税率开具发票情况,导致采购单位收到的发票无法使用,或者加大企业成本;不开具增值税专用发票情况,在涉及增值税进项税抵扣时,由于增值税普通发票不能够抵扣进项税,会加大企业的采购成本等,开具增值税专用发票还是普通发票对企业成本有很大影响,若约定不清也会引发争议。

2.2合同价款支付约定不清

若对合同价款是含税价还是不含税价未约定或约定不清,在执行过程中会因为谁来承担税款引发争议及纠纷;个别企业对付款前开票还是付款后开具发票等事项约定不清,导致纠纷,甚至形成先有蛋还是先有鸡的死结。

2.3产品规格、质量等约定不清

实务中部分企业签订合同时对产品规格、质量等级约定不清,在产品验收环节因双方沟通不到位,补货不及时或对有瑕疵的产品继续使用要求供应商予以折让等事项,导致双方对产品规格质量、货款支付等产生争议,影响企业正常生产经营。因此,由于主观原因导致合同订立有缺陷,合同未按约定条款履行,导致法律风险和经济损失,从而影响公司合法合规经营以及无法保障资产安全等目标的实现,可能给企业的经营带来巨大的风险,需要引起管理者足够的重视。

3合同履行环节跟踪管理监督不到位

合同履行环节未能对合同进行持续跟踪管理监督,导致未能对对方合同履行情况进行有效控制,比如未按期发货、发货产品规格不符、运输途中的损失等均会影响合同的正常履行,进而影响公司的正常生产经营及资产安全。

4合同归档归口部门不明确、保管不善给企业带来经济损失

部分企业没有明确合同归档归口保管部门,签订合同后未能履行部门登记手续,可能导致公司关键业务事项泄密,给未来经营造成不利影响;合同登记资料未进行及时存档备案,可能导致资料丢失、遗漏等,给企业带来损失;合同信息安全管理措施不当,未限制合同接触人员,可能导致商业秘密泄露或合同谈判资料丢失、遗漏等;合同借阅查询登记手续不明确,容易导致文件资料泄密、丢失等,给企业带来经济损失。针对以上存在的问题,提出如下改进建议:

4.1建立健全合同管理制度

企业应当制定合同管理相关制度或办法,统一认识,控制合同管理风险的方法就是建立健全合同管理制度,规范合同条款。企业在有条件的情况下应当成立法务部门,从专业的角度重点检查合同条款中是否存在违反相关法律法规的现象;对于合同条款中存在的漏洞和歧义进行必要的修改,确保合同条款内容准确、明晰、合法、合规。

4.2建立健全合同流程管理体系

加强合同管理,明确合同拟定、审批、执行、归档等环节的程序和要求。建立健全流程管理体系:主要有前期的市场调研、合同策划、合同条款的谈判、合同文本拟定、合同内容的审核、合同的签订、合同义务的履行、合同内容的变更、合同的解除以及合同文本的存档等环节。将合同管理各个流程节点中的责任人、管理目标以及具体措施落实到位;建立专门的监督管理机构或部门,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行,控制合同管理风险,切实维护企业的合法权益,使得合同管理流程规范化、完整化,使合同管理事前、事中、事后都处在可控状态。

4.3建立健全信息化管理体系

信息化管理体系可以有效降低合同管理风险,控制合同管理成本,提高合同管理的效率,优化合同管理人员职业素质。

5结论

建立健全合同管理制度,完善合同流程管理体系,提高合同信息化管理水平,强化管理,提高合同履约水平,避免企业在经济活动中因合同管理方面存在问题产生法律纠纷。

参考文献:

[1]财政部.企业内部控制应用指引[M].2010.

[2]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国合同法[M].1999.

[3]李丽萍.建筑工程合同管理及风险防范控制研究[J].山西建筑,2016,42(34):229-230.

作者:蒋玉玲 单位:甘肃驼铃客车厂

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作者: 论文库

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