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保险公司财务共享中心建设问题及对策

保险公司财务共享中心建设问题及对策摘要: 摘要:随着我国保险业的快速发展,对财务的服务功能及业务支持能力提出了新的要求,而财务共享服务中心的诞生可以满足这些需求,达到降低成本、提升效率及提升价值的目的。本文从财务共享服务中心的作用出发,分析当…

摘要:随着我国保险业的快速发展,对财务的服务功能及业务支持能力提出了新的要求,而财务共享服务中心的诞生可以满足这些需求,达到降低成本、提升效率及提升价值的目的。本文从财务共享服务中心的作用出发,分析当前保险业财务共享服务中心建设及运营中存在的问题,并提出相应的解决办法,以期对保险业共享中心的建设提供一些借鉴。

关键词:保险公司;共享服务中心;问题;对策

一、保险公司财务共享服务中心建设的必要性

财务共享服务中心(FinancialSharedServiceCenter,简称FSSC)是近年来兴起的一种新型的财务管理模式,其将原先财务体系内大量重复的、易于标准化和流程化的会计核算全部进行集中处理,以达到降低公司财务处理成本,提升业务处理效率的效果。从财务共享服务中心的特点分析,它适合具有一定规模、分支机构众多、对风险管理要求较高且具有集中控制能力的企业,而保险公司正好符合这些要求。近年来,我国保险业快速发展,但也面临着前所未有的挑战。保险公司内外部经营环境发生了显著变化:从内部来看,随着业务人员的迅速增长、业务量的逐年提升,管理的幅度和边界都明显扩大,导致一系列业财脱轨的问题发生;从外部看,监管环境越来越严峻、投资风险逐步增大、行业竞争趋于白热化,行业内不断产生新的改革也要求财务管理必须要与时俱进。可见,保险公司内外部的变化均对财务转型和提供更为先进的财务服务提出了新要求。而财务共享服务中心正是一种能够解决保险业种种财务需求的手段,它以一种全新的模式解决当下面临的种种问题。保险业财务共享服务中心的建立,有利于降低公司成本费用,促进企业财务管理制度化、标准化,有利于公司内部各分支公司数据对比,利于决策,同时也大大降低了会计核算流程风险。通过标准绩效管理,使得财务运营效率得以提升,并使得财务人员摆脱重复性的简单劳动,释放时间和精力可以进行其他管理工作,由侧重交易处理记录型向“价值创造型”转型。

二、保险公司财务共享服务中心建设的现状和存在的问题

当前,保险行业中已经有平安保险、中国人寿、阳光保险、太平保险、泰康人寿、中英人寿、新华保险等公司先后建立了财务共享服务中心,在共享中心的模式和运营上进行了卓有成效的探索。各保险公司通过调整架构、规范流程、系统开发、明确考核等措施逐步对共享中心的建设进行了完善。保险公司财务共享服务中心的建立,对财务风险管控、效率提升、成本控制、价值创造等方面均表现出了较为明显的促进作用,促进了保险公司的管理水平提升。虽然保险行业的财务共享服务中心建设取得了一定的成绩,但是共享中心的建设毕竟在中国推行只有十几年的时间,各保险公司对财务共享服务中心的目标定位也不尽一致,共享中心建设模式也不尽相同,有的是全国性集中,如中英人寿、泰康人寿;有的是省级集中,如中国人寿、新华保险。各家保险公司在运营管理过程中也难以达到管理需求,主要问题如下:

(一)财务共享服务中心的职能定位不够清晰

保险业财务共享服务中心的角色定位偏向于一般核算功能,更多立足于费用核算、报表制作、资金结算、票据管理等事务性的工作。总体上讲,保险业财务共享服务中心职能和战略的结合度不够,各种拓展功能还未充分发挥。如财务预警、费用分析、风险评估等职能未在共享中心中充分体现。

(二)信息系统的整合度不够且功能不强

很多保险公司因为成立时间长,公司内部系统繁多,在共享中心设计时没有做到有效整合,导致核心业务系统、OA办公系统、资金管理系统、预算编制系统之间未能实现共享和对接。目前很多保险公司共享系统内的预算还是靠手工定期导入,前端公文审批和费用审批还是两条线,资金支付和共享的应付数据脱离,系统之间的割裂导致共享中心上线时很难实现效率及管理水平的最大程度提升。此外,部分保险公司的共享客户体验较差,特别是移动手机端的移动办公无法很好匹配客户需求。如:单据移动审批无法查询影像、单据录入者无法在移动端查询具体审批状态、保险业务人员的接入端口基本还未放开等等。

(三)财务共享服务中心人员稳定性较差

财务共享服务中心成立后,财务人员分工更精细,基本为流水线操作。财务人员接触前端业务机会少,工作相对枯燥,人员能力难以得到全面提升,导致财务人员稳定性差,难以实现对业务支持。

(四)财务共享服务中心的运营服务满意度不高

财务共享服务中心,其宗旨在于“服务”。从保险公司共享中心的服务水平来看,服务质量和服务时效均难以达到保险业务发展的需要。集中体现在:一是部分财务人员综合能力不强,对机构的保险业务不熟悉,服务能力及服务态度满足不了一线需求;二是在处理时效上,一些共享中心运营效率不高,导致一线人员满意度较低。

(五)作业流程设置尚未完善

财务共享中心最为关键的因素是流程再造,保险公司的运营流程复杂,未集中之前各分支公司的管理方式和管理要求均不同,对集中后的流程再造提出了很多挑战。目前在审批流程、复核流程的设计上仍然存在不合理的地方。如一些保险业务退费、退保及常规理赔的付费,仍然需要中支班子签字,拉长了审批流程;一些特殊地区的特殊业务,强制按照标准流程执行,与实际脱离严重;一些公司常规化的费用,如社保、水电等费用也按照标准化流程设计,导致管理成本上升。

三、完善保险公司财务共享服务中心建设的对策建议

(一)以清晰职能定位积极拓展服务价值

保险公司要综合考虑所处的发展阶段,根据实际情况设定财务共享服务中心的职能定位。除了传统的单据处理职能外,财务共享服务中心还需要充分拓展附加功能,挖掘其在价值创造层面的贡献。财务共享服务中心应利用自身的数据优势,提供各公司损益情况、投入产出情况、分险种的损益报表等财务分析数据,为管理层的决策提供依据。在公司制度监督层面,应发挥业财融合的优势,在预算预警、制度偏离提醒等控制环节中提供相应的服务,从而充分发挥价值贡献作用。

(二)进行信息系统整合及新技术应用

保险公司本身作为金融机构,客户保有量大、员工数量众多、业务复杂、产品丰富,因此各保险公司使用中的信息系统较多。在财务共享服务中心的平台上,应尽量做到财务业务的一体化共享,尽量将和财务有关的系统进行集成并充分对接,通过加强IT投入,有效整合现有的系统,从而达到提升效率及降本增效的效果。在系统集成的基础之上,还应充分借助互联网手段及技术,提升移动端现代化水平。特别应注重对手机端财务共享提单、审批、查询等功能开发,缩短单据流转时间,以提升服务体验,拓展财务共享服务价值。

(三)通过制度化的团队建设强化人员管理

保险企业财务共享服务中心人员流动性较高的原因主要还是个人能力无法在岗位上得到提升,员工个人求知欲及晋升空间得不到满足。在财务共享服务中心的团队建设上,应建立专业化、规范化的人才培养机制。应加强财务人员的专业培训、岗位轮换、绩效考核,建立并完善专业职级晋升通道,通过建立公开、公平、公正的考评机制和晋升制度,提升财务共享员工的满意度和认同度;要充分考虑保险行业财务共享服务中心人员年轻化特点,给予员工人文关怀;要尽可能的丰富员工的工作内容,除了接触基础的核算,还要有机会接触到承保、核保、营销成本管理、税务管理等其他业务,满足员工自我提升的需求。

(四)明确服务标准及考核制度

保险企业要明确财务共享服务中心人员的服务标准,明确仪容仪表、行为举止、语言态度、投诉处理流程等具体服务制度,通过制式的服务标准及流程逐步建立“以客户为中心”的共享服务文化。在提升财务共享服务中心的服务效率上,要采用科学的分析方法,量化分析每个作业环节所耗用的时间以及单据作业难度,通过科学合理的绩效考核制度,保证财务共享服务中心业务的高效运行,从而提升总体服务满意度。

(五)完善作业流程

流程与系统优化是一个不断更新的工作,没有一劳永逸。保险行业属于特殊金融行业,在税务处理上也存在一些特殊政策。比如在保险业视同销售处理业务上,全国均未统一政策,在核算此类业务时,如果未能针对性地进行流程改造,势必造成公司税务成本上升,影响效益。因此需要保险公司的财务共享中心成立系统支持以及运营小组,针对出现的新业务、新制度进行流程及系统改造。要充分考虑效率及风险,做好权限设置,优化作业流程。在特殊业务方面,要尽量做到流程设计的“可塑性”,对一些地区的特殊政策要从流程设计上考虑差异性,通过完善差异化处理流程,进一步匹配业务和财务的融合。

四、结语

保险业财务共享服务中心的建设对保险业的财务转型、成本降低及提升服务效率具有积极作用,但是在推进的过程中仍然需要关注流程建设、人员管理、服务提升、系统建设等方面的问题,通过培养高素质的财务人员、构建现代化的IT支持系统、完善流程、强化考核等手段逐步建立具有战略服务价值的共享服务平台。

参考文献

[1]王德宇.财务共享服务与企业管理研究[J].山东社会科学,2015(5).

[2]荆茂林.财务共享服务中心在保险公司的应用[J].中国农业会计,2017(5).

[3]刘永杰张妮.D公司财务共享中心的建立与运用[J].财务与会计,2018(12)

作者:许於峰 单位:新华人寿保险股份有限公司江苏分公司

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作者: 论文库

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