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国际工程物资管理成本控制的关键点

国际工程物资管理成本控制的关键点摘要: 【摘要】建筑施工行业作为一个传统行业,成本和利润相对比较清晰,想要获得利润增长率实属困难。如何经营、控制成本,从而保证预期利润显得至关重要。在EPC合同中,物资供货成本极大影响了整个项目的整体成本和利润…

【摘要】建筑施工行业作为一个传统行业,成本和利润相对比较清晰,想要获得利润增长率实属困难。如何经营、控制成本,从而保证预期利润显得至关重要。在EPC合同中,物资供货成本极大影响了整个项目的整体成本和利润,论文根据多年国际施工经验,从物资管理成本入手,就物资管理成本控制的关键点做了探讨。

【关键词】国际工程;物资管理;成本控制

1引言

国内建筑行业市场发展空间有限,伴随国家一些列走出去的政策导向,以及中国施工企业的实力,施工企业走出国门是大势所趋。走出去的同时,出于对拉动本国企业出口的考虑,大多数物资设备都会选择中国本土企业生产。这就导致国际工程物资管理牵涉到海运、清关,以及更加复杂的支付流程等问题,在成本控制上,难度也相应提高,本文介绍的是根据多年现场经验,针对国际工程物资管理中成本控制关键点的一些极具适用性的有效方法。

2业主资金支付进度的推进

长期海外施工接触最多的项目为EPC合同项目。该类项目一般是中国政府贷款的融资项目,融资项目从业主签认工程量单到最终资金支付到位,支付周期至少为半年。合同中的土建、安装等内容的资金支付问题暂且不论,在此主要讲一下合同份额中占重要地位的物资供货。一般情况下,物资供货占合同份额较大,且生产周期、运输周期长,若采用一般的资金支付模式,将极大影响获得业主最终支付的进度,从而导致项目资金短缺,并引起一些列的工序安排受阻、窝工等严重影响工期和增加施工成本,甚至是违约等严重问题。为了解决这些问题,应从业主合同和物资供货谈判着手。业主合同谈判上,效仿“不均衡”报价的方法,牺牲小部分利益,取得更好的合同支付条款,即:物资设备采购合同一旦签订,立即结回30%货款,物资设备集港立即结回70%款项。为充分利用这一条款,签合同后立即要求厂家出采购声明,用于结算30%货款,为尽早拿到合同声明,考虑到各国语言不通问题,资料的翻译工作也要同步跟进,货物一旦集港,立即索要提单,用于结算剩余的70%货款。采购合同谈判上,应有效利用所在集团、公司的优质资源,以及大规模采购的优势,尽量从供货商处获得更加有利的合同条款,即:提交预付款支付等值(10%)的投料款,集港支付15%的款项,到货验收后支付25%的款项,项目投运后支付40%的款项,质保结束支付10%的款项,有效缓冲了漫长的海运周期,缓解了项目资金压力。以上举措,不仅加快了合同中物资供货应付款项的的支付进度,有效防止了项目资金短缺,也有效地将一定的资金短缺风险合理转移给物资供货商。抵消了国际工程材料运输周期长和融资项目业主支付进度缓慢等带来的不良影响。

3关税的规避

物资进口,缴纳关税在所难免。因此在合同执行中,要首先熟悉所在国的各种税法,争取获得更多的减税、免税政策。根据经验,以业主名义进口,就可以减少关税缴纳额,一些惠及民生的政府公共项目也能获得免税。

4滞港费的有效避免

目前,走出去的中国施工企业多在经济相对欠发达的国家发展,这些国家大多面临港口老旧,货物吞吐量不足等问题,滞港现象司空见惯,滞港费用也由此产生,从而增加项目成本。对此,措施如下:

4.1通过多方考察、对比,选择能力强的清关公司

一些经济欠发达的国家,各行各业都缺乏精英人才,门槛相对低,很多清关公司条件简陋,人才匮乏,很难承接大量的集装箱和少量的散货。想要轻松找到合适的清关公司并不是一件容易的事情,为了能够快速解决清关问题,采用的解决方法是:施工项目部作为牵头方,整合市场现有清关资源,快速组建一个清关、运输能力能够满足要求的清关团队,通过合同履行各方的责任,获得各自的利益。

4.2做好中间环节的管控

物资海上运输期间,需要办理很多资料,以便于物资到港后,后续工作跟进使用。资料的办理是一个非常复杂、琐碎的过程。当地慢节奏的生活、低下的工作效率,以及相对较多的公休日、节假日严重影响了资料办理的速度。资料办理过程中,稍有疏忽,就会导致物资滞港,从而产生滞港费,导致成本增加。所以,在实际工作中,要提前一步完成,即:物资供货生产完毕集港前,立即搜集产品合格证、原产地证、质量证明等,对于某些材料需要试验证明的,需要办理免税函件的,需要当地质监局办理的,都要在船到达前办理好所有文件。

4.3滞港费的垫付

通常情况下,一个业主会主导多个项目,以业主名义进口物资的单位不止一家,有些单位产生滞港费未及时支付,船运公司就会对以业主名义进口的所有物资予以扣押,不给换单。但是,业主又只是个权利部门,没有资金,针对这种情况,具体解决措施为:和业主商议,达成意见,代替缴纳所有业主名义下货物的滞港费,把物资清关出来,然后由业主牵头,找出具体产生滞港费的单位,请具体欠缴滞港费单位偿还我方代缴的滞港费。这项举措看似有所失,实则顾全大局,并排查清楚所有业主名下拖欠滞港费的船运公司,后续发货避免使用这些船运公司,杜绝类似事件。

4.4避免滞箱费

海运避不开的一个话题就是滞箱费,一个滞箱费一年预计费用8万美元,面对大量的集装箱物资供货量,如果管理混乱,导致的成本增加后果不堪设想。对此采取的措施如下:1)加强环节管控。提前准备好人力、设备、场地。建立工作群,清关人员提前工作动态,后方人员及时腾出场地供集装箱卸货、掏箱,并做好后续发料准备;对卸箱吊车、掏箱叉车要事先安排好;及时排班掏箱人员,保证每天至少2班,保证卸货时间;提前安排出库,避免人员和场地的争夺。2)加强各时间节点的可追溯性工作。货物到营地后和送货司机签字确认送货时间,掏箱后立即通知清关公司收箱,并记录该时间,清关公司实际来车拉箱,记录该时间并和司机签字确认。上述签字确认都要包含集装箱的箱号,如果某箱产生滞箱费,就需要根据各时间节点来判定责任方。3)专人负责、多层检查。专职人员做相关台账,时间节点及时录入并设置预警提示,即:集装箱离开营地时间减去集装箱进入营地时间的值大于15d(免费用箱最长时间,超过这个时间即产生滞箱费),自动以红色字体显示,一目了然。4)及时索要还箱单。清关公司拉走集装箱不代表真正还箱,清关公司把箱子还给船运公司并取得签字单据后才是真正还箱,否则,还会产生滞箱费。现实发生过一些这样的案例,清关公司把箱子拉走后继续使用,导致忘记归还,或清关公司损坏了集装箱。集装箱的直接联系方是客户,将来船公司追责的对象也是客户。如果在此期间,清关公司倒闭,那客户就没有追责对象了。所以,我们管控箱子拉走一周内让清关公司提供还箱单原件,并对照台账时间来认定是否超期。

5出入库精确管理,防止材料流失、损坏

5.1对各环节数字精确管控

首先是验收入库,根据国内装箱单逐一核对各项材料的规格型号、数量、质量,有问题的及时反馈给后方,确认后及时录入出入库软件,避免人员记录产生错误;发货时需要签字批准后的领料单,现场严格按照领料单的规格、型号、数量发放,并及时在软件上做出库;每月月底进行材料核销,要保证三大平衡:分包商的领料数量=分包商施工用料数量+分包商库存;项目部出库数量=分包商上报的领料数量;物资总入库数量=发料数量+项目部库存数量。并对各数字做分析,有异常数字要追溯源头,最终形成月度材料核销分析报告。

5.2加强回收

包括对材料设备的外包装的回收和废旧材料的回收。对于外包装的回收,根据发放记录回收外包装,同时签字确认。对于废旧材料回收就无法做到精细,但是,可以通过两点来控制:一是通过发料数据和工程部的施工数据来对比;二是通过对现场和分包商库房的不定期检查来核实。

5.3针对物资设备的特性制定存储管理方法

由于材料太多,场地有限,全部室内存放不仅增加额外成本,也没有必要。基本的存放原则是:小件易丢材料、防雨防晒材料室内存放,永久工程上本身就用在户外的大型材料,采用露天存放的方法,但是,露天存放并不是胡乱摆放,露天存放需要根据材料特性制定上盖下建以及其他管理规定。以塔材为例:底层垫木条,层与层之间垫木块,防止剐蹭掉锌;最高叠放5层,防止自重导致下层塔材变形;支点间距不能超过2m,否则,需要加支点,防止外延部分因自重变形。通过一系列的管控方法,预防材料损坏,节约成本。

6结语

施工项目的管理,成本控制是重中之中,没有一个科学、合理的成本控制,一个项目最终要达到预期利润将是空谈。物资供货做为合同份额中的一部分,成本的控制对最终项目的盈利有着举足轻重的地位。因此,我们在实践中不断摸索,力求把工作做到最精、最细,除了保证项目顺利实施外,也希望通过实践获得更为科学、完善的国际工程物资管理成本控制管理经验。为提高本公司相关管理水平提供可以参考的依据,为我国众多施工企业提供可以借鉴的经验。本文叙述皆为实际工作实践所得,借此平台和众多同行探讨交流,互鉴互学,以期获得更多的见解和进步。

作者:陈华飞 单位:中国水利水电第四工程局有限公司

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