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固定资产投资项目档案管理措施

固定资产投资项目档案管理措施 摘要:固定资产投资项目管理是企业固定资产投资项目期末核对的重要依据,因此企业要做好固定资产投资项目档案管理工作。随着经济的发展和社会的进步,企业对固定…

固定资产投资项目档案管理措施

摘要:固定资产投资项目管理是企业固定资产投资项目期末核对的重要依据,因此企业要做好固定资产投资项目档案管理工作。随着经济的发展和社会的进步,企业对固定资产的投资在不断增加,这导致了固定资产项目档案持续增多,无形中加大了固定资产投资项目档案管理工作的难度。固定资产投资项目档案管理工作相较而言比较复杂,基于此,本文分析了企业进行固定资产投资项目档案管理中常见的问题,并且有针对性地提出解决措施,以期为企业更好地进行固定资产投资项目档案管理提供理论依据。

关键词:固定资产;档案管理;问题;措施

固定资产投资项目档案管理是完成固定资产投资项目的关键环节,做好项目档案管理有利于企业更好地了解投资状况,是企业作出投资决策的参考依据之一。固定资产投资项目档案包含了整个投资项目的全过程,其是从项目立项到项目验收程序的材料保存。通过建立档案可以让投资人清晰地了解投资过程,同时也为项目建设后的维护工作提供参考,因此企业做好固定资产投资项目档案管理是十分必要的。

一、固定资产投资项目档案的特征

(一)涉及部门和单位较多

档案的建立必定会涉及到公司的各参与部门,一般固定资产投资项目档案管理涉及的部门可以概括为内部和外部。内部主要是企业自身运营该项固定资产所涉及到的部门,常见的有财务部、物资管理部、技术部门、档案部门等,这些部门从一开始的项目立项就参与其中,需要详细记录各个部门的参与状况及其在该项固定资产投资所扮演的角色,以便于服务于后续固定资产项目验收工作。外部主要是各个内部部门在履行职责时所对外涉及的部门,主要包括施工单位、供货部门、仪器管理部门等。由于涉及部门广,因此其所涉及的人员也较为广泛。

(二)档案记录内容复杂

固定资产档案管理工作和其他档案工作最为显著的特征就是记录的内容多样,并且其记录的数量也较为庞大,因而增加了档案管理工作的难度。目前,大部分企业的固定资产投资项目档案内容可以分为基础建设档案、设备档案、综合管理档案等,并且每一种档案都有许多记录载体,因此档案记录繁琐复杂。

二、固定资产投资项目档案管理的常见问题

(一)企业忽视项目档案资料的管理

企业忽视档案管理工作、缺乏档案意识是固定资产投资项目档案管理工作开展过程中的常见问题之一,也影响着档案管理工作的正常进行。缺乏档案收集意识主要体现在建设单位中,建设单位以完成工期为唯一目标,从而导致其在施工过程中只关心项目进度而忽略对档案资料的收集整理,导致收集的档案资料不齐全,甚至有些单位后期为了完成企业所需的档案资料而进行后续补充档案,这就使得档案质量受到影响,影响档案后续使用。此外,如果企业进行大规模的项目建设,当项目结束后需要进行归档时资产项目档案材料不齐全,就无法达到制作档案的要求,影响公司项目验收,为企业带来损失。

(二)档案缺乏系统性和完整性

固定资产投资项目档案建立是一个动态变化的过程,其记录了项目的设立、建设以及验收,整个过程会随着施工的进行而动态变化,因此档案的记录一直在进行,即使项目验收后档案的记录也不能停止,因为项目的一些设备还需要进行定期维护,这个过程都需要进入档案中,以便后续查找利用。但是部分施工队伍由于缺乏系统性知识,加之不够重视档案资料的收集,从而无法进行系统的资料收集,导致档案的完整性不高,影响档案收集的质量,为档案整理工作带来许多麻烦。

三、加强企业固定资产投资项目档案管理的有效措施

(一)提高企业人员的档案意识

提高企业全体员工的档案意识,有利于档案资料收集工作的开展。当企业管理层人员拥有足够的档案管理意识时,那么档案管理人员的工作激情就能很好地被调动起来,这有利于促使档案管理工作的开展更加高效。此外,不仅要提高企业管理人员的档案意识,还需要提高企业基层员工的档案意识。基层员工会直接参与到项目档案的收集中,其档案意识的强弱直接关系到收集资料的全面与否。如果其具备档案意识,那么就能保证档案资料及时地归档,也有助于档案管理工作顺利地开展下去。

(二)加强对项目档案的收集

由于固定资产投资项目档案的动态变化特点,通过档案记录整个项目变化过程,这为后续项目的维护提供有力的凭据,因此要加强对项目档案的收集,确保项目档案的完整性。项目档案的收集首先要有一定的收集流程,而且档案收集计划需要在项目正式开工前设定好,包括档案部门需要对建设部门进行档案收集指导,以提高档案收集效率。企业要实现档案工作同项目建设工作的同步化,及时准备收集项目档案资料,同时还要协调档案收集工作,保证各个部门能够相互协调,使档案收集符合归档要求,保证档案的质量。除此之外,当企业的项目完成之后,施工单位需要移交档案,移交的档案要符合档案部门要求,同时需要整理清楚,确保移交材料的完整性。当然档案部门要加强同各个部门的联系,一起做好档案收集工作。

(三)强化过程管理工作

固定资产投资项目档案管理工作需要档案管理人员全程参与项目建设,及时收集所产生的档案资料。企业要加强对档案收集过程的管理,要将项目档案整理划入合同范围,以合同的形式确保档案资料的质量,让最终形成的档案具有价值。同时,企业在同各个单位签订合同时,要将档案工作与合同条款挂钩,以更好地保证项目完成后的质量,也可以让工程管理人员及时进行档案收集,增强其责任意识。企业还应要求项目设计单位提供同实际情况相符合的施工图和竣工文件,这些材料要进行审核后才能够归档入库,从而让整个档案管理工作有序合理地开展下去。

(四)提高档案管理人员专业素养

企业应当根据部门需求来配备档案管理人员,并定期对其进行培训,让其专业素养得到提升。由于档案管理人员的工资待遇和有些岗位人员差距较大,这就使得员工不愿意留在这个岗位,从而造成人才的缺乏。因此企业需要充分调动档案管理人员的工作积极性,多组织培训工作,让其实现自身价值。系统化的培训可以让档案管理人员的工作效率得到大大提升,也能促进企业固定资产投资项目档案管理水平得到相应的提高。固定资产投资项目档案管理工作是企业管理工作的一部分,也会影响企业项目的进度,需要引起重视。固定资产投资项目档案具有范围广泛、内容复杂的特征,这也为档案的收集整理工作带来了挑战。忽视项目档案资料的收集管理以及收集档案不够全面是当前项目档案管理所面临的重要问题,企业需要通过加强员工档案管理意识以及加强档案管理的监督来更好地实现档案管理,并且企业还要注重档案管理人才队伍的建设,定期组织培训,提升其专业素养。并不断加强对企业固定资产投资项目档案管理的研究,推动企业持续、健康发展。

 

参考文献

[1]王建军.基于全系统数字档案馆体系下的固定资产投资项目档案管理的探索与实践[J].机电兵船档案,2016 (01 ):16-19.

[2]王海静.固定资产投资项目档案管理存在的问题及应对措施[J].机电兵船档案,2016,(01 ):42-44.

[3]余然.建立联动机制有效推进企业固定资产投资项目档案管理工作[J].机电兵船档案,2019 (01 ):85-86.

 

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作者: 论文库

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