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探究大数据时代档案管理模式的变化

探究大数据时代档案管理模式的变化 摘要: 档案管理是一项重要的工作,有利于维护档案的完整性和安全性。随着大数据时代的到来,档案数量不断增加,档案管理效率低下,严重影响了档案管理的质…

探究大数据时代档案管理模式的变化

摘要: 档案管理是一项重要的工作,有利于维护档案的完整性和安全性。随着大数据时代的到来,档案数量不断增加,档案管理效率低下,严重影响了档案管理的质量。只有将大数据应用到档案管理中,档案管理的改革与创新才能提高档案管理的效率。因此,本文将重点研究大数据时代档案管理模式变化,以期为相关研究提供参考。

关键词: 大数据;档案管理;模式变化

1 引言

档案基数和种类随着科技和时代的发展的不断增加,使其档案管理模式使其适应大数据背景下的档案管理工作,对其大数据时代下档案管理模式变化进行研究尤其重要。模式转变不仅可以更好的保护档案文化资源,也能够一定程度上优化完善档案业务流程,充分挖掘其档案增值信息,加快档案管理机构职能建设,促进档案事业快速发展。

2 概述

大数据可以说是经济和社会快速发展的产物,也是互联网技术及网络信息技术共同作用的结果。从某种意义而言,大数据就是一种处理模式,可以应用于信息处理当中,也可以更快的速度完成信息资产的应用,兼具海量化和快速化的特征[1]。顾名思义,大数据的数据种类一定十分丰富,且拥有较高的商业价值,并在数据处理与数据应用方面取得了突破性的进展,这也是大数据优于传统数据的直观表现。运用大数据处理各项信息时,可以有效突出大数据的潜在优势和价值,不仅可以对更加复杂的数据进行分析和处理,还可在海量的数据之中找到事物之间的内在联系。值得注意的是,在不同的领域或层面当中,大数据的特点也会发生改变,基于数据管理层理念所进行的大数据特点分析,可以得出多数据处理工具处理对象较多,处理类型较为丰富的特征,而在操作方面,大數据则可完成因果分析,将零散的信息整合在一起,发挥其价值。总而言之,大数据的出现为各行各业的发展提供了全新的蓝图和愿景,也为档案事业的建设与发展提供了更多可能。管理人员应审慎对待大数据技术和大数据背景,抓住其中的机遇,使之成为加快档案管理与档案建设的驱动力。

3 大数据时代档案管理模式变化

与传统的档案管理模式不同,现代的档案管理工作已经进步不少,不管是从档案管理的形式上、内容上,还是从管理方式上,都体现出了时代性和创新性。在大数据时代里,档案管理工作离不开网络和信息,只有在这些先进技术的辅助下,才能充分地实现档案资源的有效保管,满足更多人员使用档案资料的需求,实现档案管理工作的真正价值。在档案管理工作中,积极探索现代化的档案管理模式,已经是现代档案管理工作的发展趋势,是时代发展的必然要求,进一步提升了档案管理工作的效率。与传统的档案管理模式相比较,现代的档案管理模式优势更加明显,不仅档案管理工作的程序得到了有效精简,大大降低了整个流程的时间消耗,有效提升了档案管理工作的效率。云数据库的运用,改变了传统档案管理工作的存储方式,不仅存储的效率提高了,而且档案管理工作的安全系数也得到了提升,是现代档案管理工作的发展必然。现如今,电子化档案管理方式也在积极的推进中,甚至有的地方已经进入到了实践应用阶段,不仅有助于提高档案信息的传播速度和推广速度,而且使得电子信息化管理的方式更加的便捷,安全性更加的突出,从而开创了现代档案管理工作的新局面。

4 大数据时代档案管理的应对措施

4.1 建设档案数据库

在应用大数据技术时,档案管理会受到产业、专业等各方面的限制,会影响到管理效果,因此档案馆应该创建档案数据库,在实现档案资源数字化的同时提高数据库资源的应用效率,为档案管理工作的优化升级奠定基础。档案馆可以和数据公司共同开发能够为档案管理提供便利的软件、设备。同时,档案馆也可以和一些科技研究所共同研发数据分析工具,从而实现档案信息化管理。在开发档案数据库时,首先,需要先实现档案资料的数字化,即将纸质档案信息转化为电子档案信息。其次,需要对档案进行合理分类,提高档案管理效率。最后,需要创建完整的档案数据库,汇编所有的档案资料,并将数据库公开,从而提高数据库的利用效率。

4.2 提升专业素养

在大数据时代下做好档案管理工作,要注意档案管理人员素质的培养和提升。在信息化模式下,对于档案管理人员的素质要求是与以往不同的。由于各种设备的日常维护和各种档案管理软件的使用,档案管理人员必须对这一部分知识有一定的了解。此外,档案管理人员安全意识的培养也是重中之重。与以往不同,在信息化下,各种档案资料的丢失和泄露更多地来自于网络上,这就要求管理人员要具有一定的网络安全意识,对于自己的工作行为有足够的认知,杜绝工作上的不必要失误[2]。比如,在以往的档案管理工作中,工作人员是要有良好的记忆能力,有一定的耐心,能够沉下心来面对繁复的档案整理工作。而在信息化模式中,不论是对于各种管理设备和管理软件的熟练度,还是对于各种管理理论的认知,都对档案管理工作的效率起着至关重要的作用。

4.3 档案资源统一管理

大数据背景下的数据资源量巨大,只有具备较高的数据存储能力和数据处理能力才能够满足需求,因此档案馆需要提高数据存储以及处理能力,对所有的档案资源进行统一的管理和备份。档案馆需要积极探索统一管理模式,建立基于大数据的档案处理中心,对档案资料进行集中化管理,实现档案资料的共享,从而改善档案管理效果,增强档案资料的安全性。同时,若进行统一管理还可以优化整合所有的档案资源,促进档案管理工作的协同进步。因此,各个有关部门都需要参与到档案管理工作当中,形成部门联动管理,积极开展电子档案管理,提高档案管理的水平。

5 结束语

档案管理部门是社会工作、科研活动的历史记录和数据资源的管理者,现阶段,档案的大数据化正使档案工作人员在管理思维、处理技术、机构职能、业务流程等方面有着前所未有的机遇和挑战。档案管理人员要紧跟时代的潮流,积极合理地运用大数据信息处理技术,以最佳的方式更好地完成使命。

 

参考文献

[1]刘爔元.新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J].数字通信世界,2019 (2 ):257.
[2]李梓玉.浅谈新环境下档案信息传播模式的改变 [J].城建档案,2020 (1 ):101-102.

 

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作者: 论文库

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