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基建档案质量管控评价指标体系探索

基建档案质量管控评价指标体系探索   摘要:根据各级各类建设项目档案管理规范、办法和规划,明确了对整个项目全生命周期的档案质量管理[1]。结合当前基建档案质量管控中存在的…

基建档案质量管控评价指标体系探索

 

摘要:根据各级各类建设项目档案管理规范、办法和规划,明确了对整个项目全生命周期的档案质量管理[1]。结合当前基建档案质量管控中存在的问题进行原因分析,构建出基建档案质量反馈评价指标体系,设计开发了具有可操作性的基建档案质量管控反馈评价信息系统,将反馈评价结果作为建设单位在选取参建方时的决策依据。

关键词:基建档案;质量管控;反馈评价

根据国家档案局发布的《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》(DA/T28 -2002 )和《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006 〕2 号),中国商飞制定了《档案工作管理规定》和《档案工作规范》,明确规定了对各门类档案的收集、整理、归档、保管的业务要求,上海飞机制造有限公司作为中国商飞六大中心之一,其档案管理制度的搭建及内容基本上以中国商飞的档案管理制度为指引性文件。

一、基建档案质量管控问题及原因分析

领导者的档案意识决定着项目全过程中对档案管理工作的重视程度[2],建设项目负责人和资料员的档案行为受到档案意识的影响,对过程资料不重视保管、交接,就会直接导致原件缺失等问题。在建设项目实施管理中普遍存在“重建设进度轻档案质量”的思想,缺乏有效的监督力量,导致项目档案管理工作停滞不前。各参建单位项目部的档案保存空间不能满足档案保管的温湿度及“九防”标准[3],导致基建档案存在纸张破损、发霉、图纸发黄发脆等问题,影响基建档案的寿命和利用效果。基于基建档案在管控中存在的问题,根据文献调研和实践调研,再结合笔者在上海飞机制造有限公司的基建档案管理工作实际,对建设项目的档案问题进行综合分析,认为产生问题的原因主要是基建档案管理体制、机制、落实方面存在较严重的问题[4]。

二、基建档案质量管控模式

合同是项目管理的一个重要手段,企业档案部门要提前介入,在签订合同时设立专门条款,把项目文件材料的移交范围、类别、套数、质量、移交时间等列入合同中,明确归档责任,确定各方在项目档案管理中应当履行的责任和义务。项目档案工作应与项目建设同步[5],做好各分部分项工程、关键节点项目资料的审查,推行“项目档案示范样本”制度。项目建设单位的档案管理人员定期或不定期地对参建单位的档案管理工作进行业务指导,同时着重加强监理单位和质监部门的联合指导。

三、基建档案质量管控反馈评价指标体系的建立与实现

在实际的基建档案管理过程中,常常需要对资料重要性较高、缺陷会造成严重后果的部门进行处理,因此需要对资料质量管控中的影响因素进行重要性排序,构成基建档案质量管控反馈评价指标体系。

(一)评价指标的提取

综合分析基建档案管理方法和企业档案工作者的基建档案管理经验,从建设单位对基建档案质量管控角度,根据现有建设项目档案验收标准,对建设过程中的资料实行全过程和全方位的质量管控工作。将其他领域的档案评价指标体系[6]与基建档案管理的关键过程相结合,构建基建档案质量管控反馈评价指标体系,如图1 所示。

(二)评价指标的确立与权重赋值

采用德尔菲法确立各单位具体的评价指标及指标说明,本文仅以施工单位为例,其指标如表1 所示。利用层次分析法[7](AHP)对德尔菲法获得的定性结果进行定量分析,构建出递阶层次结构模型后,通过两两比较的方式,选用1-9 标度法构建判断矩阵,将14 个二级指标划分成9 个等级,根据指标重要性排序情况形成两两判断矩阵。见图2 。通过和积法和方根法求出判断矩阵的特征向量:该判断矩阵满足一致性检验要求,所以该特征向量即为权重向量,施工单位各指标的权重赋值见表1 。按照相同的计算方法可计算出监理部门、项目实施部门和项目投资部门评价指标的权重数。

(三)评价指标体系的实现

通过建立基建档案质量管控反馈评价信息系统,实现了对档案的全过程管理、对档案验收的针对性评估、对各参建方在某建设项目全过程中表现的分析。系统主要使用ASP.NET和Access2010 数据库建立高效的链接,实现了密切高效的基建档案质量管控过程。在分析实际业务流程的基础上,通过模块化的设计方法把系统从总体上划分为项目管理模块、评估反馈模块和系统管理模块,功能结构如图3 所示。在系统的业务流程设计中,评估反馈模块实现对项目的档案管理工作的评估以及评估结果的分析统计,其中对项目档案管理工作的评估是从参与对象维度进行评估,评估结果的分析统计主要是以图表的形式展现。系统管理员在项目评估界面选择项目、阶段以及评估对象,系统会自行根据输入的信息跳转至相应单位的评价指标界面,如图4 所示。在分析统计界面可以从项目单体维度和参建方维度比较各建设单位档案管理综合质量。后续将综合考量更多的因素,在实践中不断修改调整,进一步实现基建档案管控的系统化、信息化和动态化;基建档案质量管控反馈评价信息系统后续将与内网系统数据互通,实现项目信息与项目实体的同步,使得信息交流更加便捷与快速。

 

参考文献

[1]赵翠.基于建设项目全生命周期的档案管理[J].兰台世界,2018(S2):215.

[2]张立普.谈谈档案意识在实践中的特征作用和影响[A].“纪念建国60 周年”档案学术研讨会论文集[C].2009.

[3]白普本.浅谈重点建设项目档案的安全管理[A].甘肃省档案学会.档案安全与档案服务――2011 年甘肃省档案工作者年会论文集[C].兰州:甘肃省档案学会,2011.

[4]阮丹.项目竣工前档案验收情况的调查与思考[A].广西档案学会.新时期档案工作论文集[C].南宁:广西档案学会,2005.

[5]李鑫.如何做好重点建设项目档案管理工作[J].黑河学刊,2011(5):138.

[6]孙珩.档案工作质量评估的研究[D].沈阳:辽宁大学,2011.

[7]程巧.论数字档案馆生命力综合评价指标体系构建[J].科技广场,2014(09):150-156.

 

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作者: 论文库

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